Der erste Eindruck kann bekanntlich nur einmal gemacht werden, also sollte er gut sein! Das gilt auch in der Arbeitswelt, und zwar immer, wenn ein Unternehmen neue Mitarbeiter begrüßt. Die ersten Tage im neuen Job entscheiden darüber, ob Mitarbeiter lange im Unternehmen bleiben und künftig motiviert und mit vollem Einsatz ihre Aufgaben erledigen.
In den ersten Tagen und Wochen werden Beziehungen zu Kollegen geknüpft, gegenseitige Erwartungen geklärt und die anfängliche Begeisterung für den neuen Job wächst – oder stirbt, wenn das Onboarding vernachlässigt wird.
Viele Unternehmen versäumen es, neuen Mitarbeitern eine strukturierte und ansprechende Einarbeitung zu geben. Zu oft wird einfach der Laptop ausgehändigt, ein kurzes Welcome-Meeting angesetzt und dann auf das Beste gehofft. “Learning by doing” ist ja sowieso am besten. Diese Einstellung ist allerdings ein großer Fehler.
Bleiben neue Mitarbeiter in der Einarbeitungsphase sich selbst überlassen, geht kostbare Zeit verloren, unnötige Fehler passieren, es werden haufenweise Fragen gestellt und der frische Elan des Neuanfangs geht im schlimmsten Fall schnell verloren. Stattdessen ist es sinnvoll, einen konkreten Einarbeitungsplan aufzustellen, der den neuen Mitarbeitern alle nötigen Informationen an die Hand gibt und vermittelt “Willkommen im Team! Schön, dass Sie da sind!”.
Einige Tipps und Tricks, mit denen Ihnen die Einarbeitung neuer Mitarbeiter künftig noch besser gelingt, haben wir Ihnen in diesem Artikel zusammengestellt.
3 Phasen im Onboarding-Prozess
Onboarding beginnt nicht erst morgens am ersten Arbeitstag und endet auch nicht, wenn am Abend zum ersten Mal der Laptop heruntergefahren wird.
Stattdessen sollte die Einarbeitung neuer Mitarbeiter grob in drei Phasen ablaufen:
- Preboarding (vor dem ersten Arbeitstag),
- Orientierung (erster Arbeitstag und erste Woche) und
- Integration (die Probezeit).
Die erste Phase der Einarbeitung neuer Mitarbeiter beginnt ab dem Zeitpunkt, an dem der Arbeitsvertrag unterzeichnet ist. Bei diesem sogenannten “Preboarding” geht es darum, den neuen Mitarbeiter abzuholen und ihn mit allen Informationen für den Start zu versorgen. Nennen Sie hier zum Beispiel unbedingt einen Ansprechpartner für Fragen und nutzen Sie auch vor Arbeitsbeginn möglichst viele Touchpoints, um in Kontakt zu bleiben. Ein Willkommens-Paket mit kleinen Goodies oder persönliche Grüße vom künftigen Team per Post sind schöne Möglichkeiten. Manche Unternehmen laden auch vor Arbeitsbeginn schon zu einem Team-Event ein oder organisieren Treffen zwischen Kollegen. Auch interne Formalitäten (z. B. Arbeitsplatz vorbereiten, technische Details und Zugänge klären, Ansprechpartner bestimmen, ersten Tag planen etc.) sollten in dieser Phase erledigt werden.
In Phase zwei findet die eigentliche Orientierung im neuen Job statt. Ein herzliches “Willkommen”, das Einrichten am Arbeitsplatz und eine Vorstellungsrunde bei den Kollegen gehören normalerweise zu jedem ersten Arbeitstag. In dieser Phase werden den neuen Mitarbeitern Produkte, Ziele und Werte des Unternehmens vorgestellt. Die neuen Aufgaben werden erklärt, Arbeitsabläufe werden vorgestellt und der neue Mitarbeiter erhält alle notwendigen Unterlagen und Tools. Während der ersten Tage geht es vor allem darum, dass der neue Mitarbeiter gut im Team ankommt, sich wohlfühlt und die Arbeitsabläufe kennenlernt. Aber auch laufende Projekte, die für den neuen Mitarbeiter relevant sind, können in der Orientierungsphase schon besprochen werden.
Wie lange die Einarbeitung neuer Mitarbeiter dauert, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Klar ist aber, sie endet nicht nach den ersten Tagen. Hat sich der neue Mitarbeiter zurechtgefunden und sein Aufgabengebiet sowie das Team kennengelernt, wird er oder sie in Phase drei der Einarbeitung zum vollständigen Teammitglied. Bleiben Sie in dieser Phase in engem Austausch mit dem neuen Mitarbeiter und suchen Sie das Gespräch für Feedback zum individuellen Einarbeitungsplan. Haben Sie ganz einfach ein Ohr für den neuen Kollegen und helfen Sie ihm, auch über die eigene Abteilung hinaus, die nötigen Kontakte zu knüpfen und sich an die Kultur und die Abläufe zu gewöhnen.
7 Tipps und Ideen für ein gelungenes Onboarding
Um die ersten Tage und Wochen für Ihr neues Teammitglied möglichst reibungslos und gleichzeitig spannend zu gestalten, haben wir Ihnen einige Ideen zusammengestellt, die über klassische Checklisten hinausgehen. Damit sorgen Sie für einen abwechslungsreichen Einstieg und neue Mitarbeiter fühlen sich ganz schnell rundum wohl in Ihrem Unternehmen.
1. Willkommens-Video erstellen
Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist eine sehr individuelle Angelegenheit, gerade in schnell wachsenden Unternehmen. Da ist es nicht immer einfach jedem neuen Mitarbeiter einzeln Informationen zum Unternehmen zu vermitteln. Willkommens-Videos, die die Werte, die Kultur und die Ziele des Unternehmens kurz und knackig auf den Punkt bringen und für ein Gefühl des Willkommenseins sorgen, können hier eine große Hilfe sein.
Dabei muss so eine Videoproduktion nicht unbedingt teuer sein. Es gibt viele gute Online-Tools, mit denen Sie in wenigen Minuten kurze, aber wirkungsvolle Videos erstellen können. Zusätzlich können Sie die Videos auch auf den Social-Media-Kanälen Ihres Unternehmens veröffentlichen – so schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe und werben mit den Videos für die Einarbeitung direkt noch weitere neue Talente an.
2. Goodie-Pakete verschicken oder übergeben
Goodie-Pakete sind eine einfache und zuverlässige Möglichkeit, bei neuen Mitarbeitern zu punkten. Ob Büromaterial mit dem Namen oder Logo Ihres Unternehmens, etwas Praktisches für die Arbeit oder einfach ein paar leckere Snacks, die die Nerven am ersten Arbeitstag beruhigen – bei der Füllung von Goodie-Boxen sind Ihrer Kreativität keine Grenzen gesetzt. Solche Aufmerksamkeiten zaubern neuen Mitarbeitern schon vor dem Start ein Lächeln ins Gesicht und sorgen dafür, dass sich neue Kollegen von Anfang an willkommen fühlen.
Hier finden Sie auch noch ein paar weitere Ideen, mit denen Sie die Boxen füllen können:
- Hoodies und T-Shirts
- Marketingmaterialien mit dem Firmenlogo, z. B. Tassen oder Umhängetaschen
- Notizblock und Kugelschreiber
3. Lunch-Dates oder Team-Events planen
Nichts verbindet Mitarbeiter so sehr miteinander, wie ein gemeinsames Essen oder Event. Gerade für neue Mitarbeiter sind (virtuelle) Team-Lunch-Dates oder After-Work-Treffen ein echter Eisbrecher. Auch “Blind-Dates” unter den Kollegen zum Kaffee sind eine gute Gelegenheit, neue Mitarbeiter kennenzulernen. So kommen neue Mitarbeiter mit erfahreneren Kollegen leichter ins Gespräch und können auch außerhalb ihres eigenen Arbeitsplatzes Kontakte knüpfen. Außerdem geht es bei solchen Terminen oder Events natürlich auch um den Spaßfaktor. Wer gemeinsam zum Beispiel eine Schnitzeljagd macht, aus einem Escape-Room entkommt oder beim Quiz abräumt, wird hinterher auch in der Zusammenarbeit im Arbeitsalltag besser harmonieren. Solche Events sollten am besten direkt von der Teamleitung oder vom Chef organisiert werden.
4. Mit Fun-Facts die Vorstellungsrunde auflockern
Einfach drauflosplaudern ist der beste Einstieg für Gespräche. Besonders locker gelingt das mit Fun-Facts, die die alten und neuen Mitarbeiter anstelle von klassischen Vorstellungsinfos über sich erzählen. So kriegen alle einen persönlichen Einblick in das Leben der Kollegen und das Eis ist schneller gebrochen.
Bitten Sie Ihre Mitarbeiter zum Beispiel, von ihren Hobbies zu erzählen oder einen Gegenstand mitzubringen (funktioniert besonders gut beim virtuellen Kennenlernen), der sie beschreibt. Sie können auch eine Collage oder (digitale) Team-Fotowand mit Bildern und lustigen Fakten erstellen, die aufgehängt oder regelmäßig per E-Mail an alle Kollegen geschickt wird. So haben neue Mitarbeiter schneller das Gefühl, Teil der Unternehmensfamilie zu sein – und die Fun-Facts als Anknüpfungspunkte führen sicher zu vielen interessanten Gesprächen. Außerdem hilft so eine Fotowand beim Namenlernen.
5. Den Job-Start mit Spielen erleichtern
Der Wohlfühlfaktor steht bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter ganz oben. Wenn sie in Meetings anfangs lauter unbekannte Gesichter sehen, ist das für viele neue Mitarbeiter aber eher befremdlich. Indem Sie zu Beginn kleine Spiele oder unterhaltsame Aktivitäten in den Arbeitsalltag einbauen, schaffen Sie ein positives Arbeitsumfeld, das den neuen Teammitgliedern die Anspannung nimmt. Spiele, die sich dafür anbieten, sind zum Beispiel eine Schnitzeljagd durchs Büro oder durchs Intranet, bei der die wichtigsten Informationen, Personen oder Räume gefunden werden müssen. So lernt der Neuankömmling die Umgebung spielerisch und ohne Druck kennen.
6. Beim Netzwerken unterstützen
Wer einen neuen Job anfängt, möchte sich am liebsten sofort einbringen und zeigen, dass er oder sie die absolut richtige Wahl für die Stelle war. Bieten Sie deshalb Unterstützung beim Netzwerken. Dabei sind zu Beginn erst einmal die wichtigsten Kontakte und Schnittstellen sinnvoll. Den Praktikanten in der Buchhaltung muss man vielleicht nicht unbedingt gleich in den ersten Tagen kennenlernen. Verbinden Sie neue Mitarbeiter lieber schnell und zielgerichtet mit den Kontakten, die sie für ihre Aufgaben brauchen sowie mit Leistungsträgern, die wertvolles Know-how weitergeben können.
7. “Buddy” für die Einarbeitungsphase benennen
Damit neue Teammitglieder gleich beim Start begeistert sind, braucht es begeisterte Kollegen, die sie aktiv mit an Bord holen. Ein “Onboarding-Buddy” oder auch Mentor, der dem neuen Mitarbeiter als fester Ansprechpartner für die ersten Tage und Wochen zur Seite steht, hat sich in der Praxis bewährt. Idealerweise kommt dieser aus der gleichen Hierarchieebene, dann wird schneller Vertrauen aufgebaut.
Dabei hilft so ein Onboarding-Buddy nicht nur fachlich weiter, sondern auch organisatorisch und erklärt dem Neuankömmling die zwischenmenschlichen Spielregeln.
Sicher nichts vergessen? Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Phase 1: Preboarding – Vorbereitung vor dem ersten Arbeitstag
- Ist der Arbeitsplatz vorbereitet? Wurde das nötige Equipment bereitgestellt?
- Sind alle Zugänge (z. B. E-Mails, Tools, Software etc.) eingerichtet?
- Wurde ein Onboarding-Buddy bestimmt?
- Sind die Kollegen über den Neuankömmling informiert?
- Steht der Plan für den ersten Tag?
- Liegen alle Informationen für die Einführung bereit?
- Ist der Einarbeitungsplan vorbereitet?
Phase 2: Orientierung – Checkliste für die ersten Tage
- Persönliche Begrüßung (virtuell oder vor Ort) durch Onboarding-Buddy
- Lockerer Smalltalk zum Einstieg und ggfs. gemeinsamer Kaffee
- Überreichen von Willkommens-Informationen, Schlüssel, Laptop etc.
- Mitarbeiter ermutigen, Fragen zu stellen und Notizen zu machen (ggfs. Block und Stift direkt bereitstellen)
- Begrüßung durch den Chef
- Vorstellungsrunde mit der Abteilung
- Gemeinsames Mittagessen mit Buddy für die Einarbeitung oder mit Kollegen
- Führung durchs Unternehmen (ggfs. virtuelle Tour bei Remote-Arbeit)
- Erste Informationen zum Job und zu Werten, Kultur und Zielen des Unternehmens
Phase 3: Integration
- Einarbeitungsplan Schritt für Schritt besprechen und Zuständigkeiten festlegen
- Unternehmenskultur vermitteln
- Teambuilding-Maßnahmen durchführen, Kennenlernen spielerisch auflockern
- Fachliche Einarbeitung des neuen Mitarbeiters in seine Aufgaben
- Regelmäßiges Feedback mit Austausch gegenseitiger Eindrücke
Einarbeitung neuer Mitarbeiter – FAQ
Warum ist ein gutes Onboarding so wichtig?
Neue Mitarbeiter werden viel zu oft einfach ins kalte Wasser geworfen. Sich auf diese Art in internen Abläufen und Prozessen zurechtzufinden, ist zeitintensiv und kostet Nerven. Außerdem passieren Fehler und die Arbeitsqualität ist (zunächst) weniger hoch. Fehlende Einarbeitung beeinträchtigt die intrinsische Motivation neuer Mitarbeiter und kann unter Umständen dazu führen, dass Neueinsteiger sich noch während der Probezeit nach einem anderen Job umsehen.
Was sind die Ziele bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter?
Eine geführte Einarbeitung hilft dabei, dass neue Mitarbeiter sich erfolgreich am Arbeitsplatz integrieren. Aufgaben werden schrittweise erarbeitet, damit der Einstieg in das bestehende Arbeitsumfeld leichter fällt. Neue Mitarbeiter sollen sich während der Einarbeitung inhaltlich wie auch sozial akklimatisieren können. Sie lernen nach und nach ihre Kollegen kennen, werden in die Abläufe integriert und finden ihren Platz im Team.
Was macht eine gute Einarbeitung aus?
Eine gute Einarbeitung ist strukturiert und umfassend. Neue Mitarbeiter werden nicht alleingelassen, sondern stattdessen an die Hand genommen und motiviert, sich aktiv einzubringen. Sie bekommen alle wichtigen Informationen und einen festen Ansprechpartner, damit sie für ihre kommenden Aufgaben optimal gerüstet sind.
Wer ist für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter zuständig?
Mehrere Leute sind an der Einarbeitung neuer Mitarbeiter beteiligt. Die HR-Abteilung übernimmt in der Regel den organisatorischen Part und der direkte Vorgesetzte kümmert sich um das fachliche Onboarding. Hier macht es Sinn, auch die direkten Kollegen einzubeziehen, mit denen der neue Mitarbeiter eng zusammenarbeitet.
Wie lässt sich das Onboarding verbessern?
Außer mit unseren Tipps, lässt sich der Einarbeitungsprozess auch mithilfe von Mitarbeiterbefragungen optimieren. Wird die Meinung der Mitarbeiter zum Onboarding mit einer Befragung erfasst, wird das Feedback messbar und es können konkrete Verbesserungsmöglichkeiten abgeleitet werden. Mit Tools wie Honestly lassen sich solche Umfragen schnell und einfach erstellen.
