Wo haben die Personalausgaben Ihres Unternehmens den größten Erfolg erzielt und wo können Sie sparen? Während viele HR-Experten (auch wir selbst) ständig betonen, wie wichtig die Gestaltung eines Arbeitsumfeldes ist, in dem die Mitarbeiter motiviert, erfüllt und gesund sind, bleibt immer eine Frage offen: Wie wird die Finanzierung dafür sichergestellt?
Es mag verrückt oder unrealistisch erscheinen, Geld für etwas so Immaterielles wie die Unternehmenskultur zur Seite zu legen, zumal Millennials – die bis 2020 über ein Drittel der Erwerbstätigen ausmachen werden – mehr von ihrem Arbeitsplatz erwarten als nur Gehalt und Zusatzleistungen. Laut Deloittes Millennial Survey 2018 sind Millennials der Meinung, dass Unternehmen ein breites Spektrum an Zielen erreichen sollten, darunter: positive Auswirkungen auf Gesellschaft und Umwelt, innovative Ideen, Produkte und Dienstleistungen, Schaffung von Arbeitsplätzen, Karriereentwicklung und Verbesserung der Lebensqualität der Menschen sowie die Hervorhebung von Inklusion und Vielfalt am Arbeitsplatz.
Egal wie hoch die Messlatte der moralischen Erwartungen von Millennials an Unternehmen auch sein mag – ihre Gehaltsvorstellungen sind nicht annähernd so schwer zu erfüllen. Ein Glassdoor-Bericht zeigt, dass 80 % der Mitarbeiter zusätzliche Leistungen anstelle einer Gehaltserhöhung wählen würden, wobei die am wertvollsten erachteten Extras die Gesundheitsfürsorge, bezahlte Freistellung und Leistungsprämien umfassen.
Binden Sie die Ausgaben für das Mitarbeiterengagement in Ihr bestehendes Personalbudget ein und priorisieren Sie dieses Thema weiter, indem Sie Kennzahlen festlegen, mit denen Sie den Erfolg messen können (z. B. die Rendite, die Sie für Ihre Investition erzielen). Während einige Aktivitäten zur Förderung des Mitarbeiterengagements Kosten verursachen, gibt es andere, die Sie sehr günstig oder sogar kostenlos durchführen können.
Die meisten typischen Personalbudgets gliedern sich in folgende fünf Kategorien: Rekrutierung und Einstellung, Training und Entwicklung, Vergütung und Sozialleistungen, Sicherheit und Wellness, sowie Technologie. Wir zeigen Ihnen, wo Sie innerhalb dieser Budgetbereiche in das Engagement der Mitarbeiter investieren können und wie diese Investitionen Ihnen helfen können, langfristig Kosten zu reduzieren.
HR Budgetplanung für Personalbeschaffung und -einstellung
Wenn Ihre Personalpolitik erfolgreich ist und Sie die Arbeitnehmer einstellen, die zu Ihrem Unternehmen passen, ist es wahrscheinlicher, dass sie sich positiv engagieren. Kosten für Mitarbeiterfluktuation sind enorm. Die Rekrutierung, Einstellung und Schulung eines Nachfolgers kann einen Betrieb erheblich mehr kosten als das Gehalt des vorherigen Mitarbeiters.
Zum Glück gibt es Maßnahmen hinsichtlich des Mitarbeiterengagements, die Sie ergreifen können, um die richtigen Kandidaten für Ihr Unternehmen zu gewinnen. Agieren Sie transparent und umfassend, indem Sie die Erwartungen und alle weiteren Informationen klar an den Bewerber kommunizieren, damit er sich eine fundierte Meinung bilden kann. Wenn sich der Bewerber dann für Ihr Unternehmen entscheidet, ist die Chance hoch, dass der neue Mitarbeiter der richtige ist.
Es kann sinnvoll sein, ein Teil des Personalbudgets für Empfehlungsboni beiseitezulegen. Empfehlungsboni für Mitarbeiter, die qualifizierte Bewerber für offene Stellen vorschlagen, können Ihrem Unternehmen auf zweierlei Weise zugutekommen: Kandidaten mit ähnlicher Erfahrung und Ausbildung wie Ihre derzeitigen Mitarbeiter werden auf Ihr Unternehmen aufmerksam und Sie zeigen Ihren Mitarbeitern, dass Sie ihnen genug vertrauen, um Bewerber zu empfehlen. Arbeitnehmer wollen Kollegen, die sie respektieren und denen sie vertrauen. Die Einstellung neuer Arbeitnehmer, mit denen Ihre Teammitglieder bereits in Verbindung stehen, kann dazu beitragen, eine kollaborativere Kultur zu fördern.
Die Etablierung von Unternehmenswerten ist eine Möglichkeit, das Engagement der Mitarbeiter zu fördern, ohne die Personalausgaben zu erhöhen – und das noch bevor neue Mitarbeiter eingestellt werden. Die Werte informieren potenzielle Bewerber (sowie Ihre bestehenden Mitarbeiter, Kunden und die Allgemeinheit) darüber, wer Sie sind und wie Sie als Unternehmen Entscheidungen treffen. Indem Sie die Werte offen kommunizieren, ziehen Sie Kandidaten an, die in Übereinstimmung mit diesem Wertekanon arbeiten wollen. Veröffentlichen Sie Ihre Unternehmenswerte auf Ihrer Website und machen Sie Kandidaten auf sich aufmerksam, die in Übereinstimmung mit diesen Werten arbeiten möchten. Veröffentlichen Sie Ihre Unternehmenswerte auf der Karriereseite Ihrer Website und bereiten Sie Interviewfragen vor, die die kulturelle Eignung einer Person im Hinblick auf diese Werte abfragen.
HR Budgetplanung für Vergütung und Zusatzleistungen
Vergütung ist in jeder Personalabteilung ein heißes Thema. Zu Recht oder zu Unrecht sind Gehaltserhöhungen die handfesteste Maßnahme, um Mitarbeitern zu signalisieren, dass sie in Ihrem Unternehmen geschätzt werden. Wie bereits erwähnt, sind die Gehälter jedoch nicht der wichtigste Faktor für die Arbeitszufriedenheit von Millennials. Mit etwas Kreativität und Vertrauen in Ihre Mitarbeiter können Sie attraktive und wertschöpfende Zusatzleistungen zu geringen bis hin zu keinen zusätzlichen Kosten anbieten.
Angesichts der Tatsache, wie vernetzt Büros durch Collaboration-Tools und -Dienste sind, sehen Millennials nicht die Notwendigkeit, jeden Tag acht Stunden an ihrem Schreibtisch zu verbringen. Menschen sind zu unterschiedlichen Zeiten produktiv. Flexible Arbeitszeiten geben den Mitarbeitern die Freiheit, ihre Arbeitszeiten selbst zu gestalten, um ihre Produktivität zu steigern und ihren Verpflichtungen außerhalb des Büros besser nachzukommen.
Ebenso ist die Möglichkeit, von zu Hause aus arbeiten zu können, ein weiterer Benefit, der Arbeitssuchenden viel bedeutet und Ihr Unternehmen wiederum fast nichts kostet. C-Trip, ein chinesischer Reiseveranstalter, erprobte die Möglichkeit, seine Call-Center-Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten zu lassen. Dies führte zu einer Leistungssteigerung von 13 %, wovon etwa 9 % auf mehr Minuten pro Schicht (aufgrund von weniger Pausen und Krankheitstagen) und 4 % auf mehr Anrufe pro Minute (wegen einer ruhigeren Arbeitsumgebung) zurückzuführen sind. Die Arbeit von zu Hause aus trägt zur Steigerung der Produktivität bei, fördert das Engagement der Mitarbeiter und verringert Fluktuation.
Eine radikalere Idee, die das Silicon Valley im Sturm erobert, ist unbegrenzter bezahlter Urlaub. Unternehmen wie Netflix, LinkedIn und Hubspot überlassen ihren Mitarbeitern die komplette Verantwortung für ihre Zeit. Unbegrenzter bezahlter Urlaub erfordert Planung, Organisation und Vorgaben, um zu funktionieren, aber es ist ein sehr attraktiver Bonus für Arbeitssuchende. Während es vielleicht riskant erscheinen mag, werden diese flexiblen Urlaubsregelungen in der Praxis selten missbraucht. Ein Bericht von Sage Business Researcher bestätigte, dass Mitarbeiter in der Regel keine übermäßige Anzahl von Urlaubstagen nehmen. Stattdessen nehmen sie netto sogar weniger Tage frei, es sei denn, sie können sich dahingehend auf standardisierte Richtlinien verlassen. Außerdem kann ein Unternehmen durch unbegrenzten Urlaub sogar Personalausgaben einsparen – damit gibt es keine Urlaubstage mehr, die ausgezahlt werden müssen, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Ask.com behauptet, dass es 52 HR-Stunden pro Jahr einspart, indem keine Urlaubstage mehr angefordert und genehmigt werden müssen.
HR Budgetplanung für Training und Entwicklung
Gutes Training ist nicht billig. Bei einem Onboarding-Training, zum Beispiel, entstehen hohe Kosten. Unter anderem für die Bereitstellung von ausreichendem Personal für die Durchführung von Schulungen, die entgangene Produktivität von zu schulenden Neuankömmlingen und die Bereitstellung von Büromaterial für eine Orientierungswoche. Unternehmen mit einem standardisierten Onboarding-Prozess erleben jedoch langfristig eine um 50 % höhere Produktivität.
Während die Organisation und Durchführung einer Orientierungs- oder Trainingsphase teuer sein kann, gibt es Entwicklungsaktivitäten, die relativ kostengünstig sind. Je nachdem, wie formell oder informell Sie vorgehen, kann ein Mentoring-Programm Junior Hires unterstützen, indem es sie mit einem gleichgesinnten, erfahreneren Mitarbeiter zusammenbringt. Nachwuchskräften einen erfahreneren Kollegen zur Seite zu stellen, kann ihnen enorm dabei helfen, sich bei der Arbeit zu behaupten. Dieser Mentor wird zu einer Vertrauensperson, die um Rat gefragt werden kann, und darüber hinaus zu einem Vorbild dafür, wohin die eigene Karriere führen könnte.
Auch die finanzielle Unterstützung des Studiums kann ein erschwinglicher Weg sein, um Top-Talente zu gewinnen und zu halten. Investitionen in die Ausbildung Ihrer Mitarbeiter geben ihnen den Anreiz, zu bleiben und Ihr neu erworbenes Wissen in Ihr Unternehmen einzubringen. In vielen Ländern ist die Erstattung von Studiengebühren steuerlich absetzbar, sodass es eine kostengünstige Möglichkeit darstellt, Ihren Mitarbeitern zu zeigen, dass Sie sich für ihre langfristigen Karriereziele einsetzen.
HR Budgetplanung für Mitarbeitersicherheit und Wellness
Die Sicherheit der Mitarbeiter ist Ihre wichtigste Verantwortung als Arbeitgeber. Ein Teil der mit der Sicherheit verbundenen Personalkosten (z. B. Sicherheitsausrüstung und Schulung) ist in den meisten Ländern gesetzlich vorgeschrieben. Das Thema Wellness unterliegt jedoch selten gesetzlichen Reglements. Von Zimmerpflanzen bis hin zu einem Fitnessstudio kann alles in das Wellness-Budget eines Unternehmens einbezogen werden.
Wellness-Aktivitäten am Arbeitsplatz können sowohl sehr kostengünstig als auch kostenintensiv sein. Selbst wenn es sich Ihr Unternehmen nicht leisten kann, ein Fitnessstudio auf dem Firmengelände zu bauen, können Sie dennoch einen vergünstigten Gruppentarif für Ihre Mitarbeiter in einem lokalen Fitnesscenter aushandeln oder einen Trainer einstellen, der einmal pro Woche einen Kurs im Büro leitet.
Erkundigen Sie sich beispielsweise bei einem lokalen Bio-Hof oder in der örtlichen Solidarischen Landwirtschaft, ob eine regelmäßige Lieferung von frischem Obst und Gemüse für Ihren Betrieb möglich ist.
HR Budgetplanung für Technologie
Die Ausgaben für HR-Technologie in den letzten Jahren gestiegen. Personalabteilungen geben auch mehr Geld aus, um ihre Technologie-Umgebungen vollständig in die Cloud zu verlagern. Neben der Anpassung von HR-Prozessen und -Technologien an eine digitale Arbeitsumgebung sind viele Arbeitgeber der Meinung, dass HR-Technologie dazu beitragen kann, die täglichen Aufgaben innerhalb der Abteilung zu automatisieren. HR-Technik wird den Arbeitnehmern Zeit verschaffen um sich auf wissensintensivere Aufgaben zu konzentrieren.
HR-Technologien können helfen, Prozesse zu optimieren, die sonst zeitaufwändig und schwer zu verwalten wären. So werden beispielsweise Mitarbeiter regelmäßig nach ihrer Leistungsmotivation befragt, auch um herauszufinden, welche Barrieren noch abgebaut werden müssen.
Ein weiterer aufkommender Trend ist die Robotic Process Automation (PRA). Einfach ausgedrückt bedeutet dies, einen Roboter zu benutzen, um die alltägliche Arbeit in Angriff zu nehmen. Die Zuweisung sich wiederholender administrativer Aufgaben an einen solchen „Bot“ kann Geschwindigkeit und Präzision verbessern und den HR-Mitarbeitern mehr Zeit für personalintensive Projekte geben. Laut der Sierra-Cedar-Umfrage wussten nur 6 % der Unternehmen, dass RPA bereits im Personalwesen verwendet wird. Trotzdem haben sich bereits 14 % mit der Frage beschäftigt, wie RPA in Zukunft für HR-Zwecke eingesetzt werden kann.
Wenn es um die Budgetplanung geht, unterscheiden sich die Best Practices deutlich je nach Größe Ihres Unternehmens, dem Ort, an dem Sie Geschäfte tätigen, und Ihren Personalzielen. Aber egal welche Herangehensweise Sie wählen, die Einbeziehung von Aktivitäten zum Mitarbeiterengagement in Ihr Personalbudget kann Ihnen helfen, Produktivität und Mitarbeiterbindung zu erhöhen. Während einige der oben genannten Ideen nach hohen Kosten aussehen mögen, ist die Förderung einer besseren Work-Life-Balance relativ kostengünstig und hat einen enormen Einfluss darauf, wie positiv ein Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz empfindet.
