Man hat nur eine Chance einen ersten Eindruck zu hinterlassen, lautet das bekannte Sprichwort. Dies bezieht sich nicht nur auf das erste Kennenlernen der Eltern deines Partners – das Onboarding eines neueingestellten Mitarbeiters ist eine sehr ähnliche Situation. Das Betreten des neuen Arbeitsplatzes löst oft gemischte Gefühle aus (Beklemmungen, Aufregung, Stolz), und Unternehmen, die die Absicht verfolgen das Engagement ihrer Mitarbeiter zu fördern, sollten diese besonderen Umstände berücksichtigen.
Bedauerlicherweise erkennen die meisten Unternehmen nicht, wie wichtig es ist, ihre neuen Mitarbeiter willkommen zu heißen.. Ganzen 50% aller Kleinunternehmen fehlt jegliche Art von strukturierten Einführungsveranstaltungen für neue Mitarbeiter, und ein Viertel räumte ein, dass ihre Mitarbeiterorientierungen keine Schulungen beinhalten. Für allzu viele Unternehmen spielen Einführungsveranstaltungen (auch als „Onboarding“ bekannt) nur eine untergeordnete Rolle. Wenn einmal der ideale Kandidat für die zu besetzende Position eingestellt ist, ist er oft plötzlich im Job und der Unternehmenskultur auf sich allein gestellt. Dieser altmodische Ansatz kann weitreichende Folgen mit sich bringen.
Ohne eine angemessene Einführung ist es schwierig, die weniger greifbaren Werte und Regeln eines neuen Arbeitsplatzes, die normalerweise nicht während eines Interviewprozesses abgedeckt werden, zu verstehen. Ist dein neuer Arbeitsplatz formaler, reservierter, oder hierarchischer Natur? Oder ist er eher agil, kollaborativ, und zwanglos geprägt? Gehen Arbeitskollegen normalerweise gemeinsam zu Mittag essen oder zu gestaffelten Zeiten? Essen sie an ihren Sitzplätzen? Neben dem Erlernen der Besonderheiten eines neuen Jobs kann es mühsam und verwirrend sein, die sozialen Signale neuer Kollegen richtig zu interpretieren.
Jedes Büroumfeld unterscheidet sich vom anderen. Selbst die einfachste Aufgabe, wie das Ausdrucken der Notizen für das erste Meeting, kann der Anstoß sein eine neue Freundschaft zu schließen, oder aber, es endet in einem peinlichen Debakel. Neuen Mitarbeitern die Informationen, Hilfsmittel und die Unterstützung bereitzustellen, um ihnen ein Gefühl der Zugehörigkeit zu vermitteln, steigert ihr Engagement, und dies wiederum ihre Produktivität.
Unternehmen die einen formalen Orientierungsprozess einführen, stellen eine um 50 Prozent gesteigerte Produktivität bei ihren Neueinstellungen fest. Wieso das Onboarding das Engagement der Mitarbeiter fördert? Sehen wir es uns mal genauer an.
Neue Mitarbeiter eines Unternehmens wissen woran sie sind
„Menschen wollen wissen, dass sie wichtig sind und sie wollen wie Menschen behandelt werden. So sieht der neue Mitarbeitervertrag aus.“ – Pamela Stroko in Tanveer Naseer’s Blog-Eintrag „How Leaders are Creating Engagement in Today’s Workplaces”
Menschen wollen wertgeschätzt werden. Es ist manchmal jedoch schwer zu erkennen, wie die eigene Leistung zum Gesamterfolg des Unternehmens beiträgt. Wenn deine Position im Unternehmen keinen direkten Kundenkontakt beinhaltet oder hochspezialisiert ist, kann es sein, dass du nicht sehen kannst, inwiefern deine Projekte für das Unternehmen von Bedeutung sind oder Umsatz generieren. Wenn dieser Kontext nicht sichtbar wird, können sich Mitarbeiter der übergeordneten Vision und Mission ihres Arbeitgebers entfremdet fühlen. Mit der Zeit kann dies dazu führen, dass sich Mitarbeiter von ihrer Arbeit abkoppeln. Fast 33% aller Neueingestellten suchen innerhalb der ersten sechs Monate nach einem neuen Job. Also hält der Flitterwochen-Effekt des neuen Jobs nicht so lange an, wie man vielleicht denken mag.
Onboarding und Mitarbeiterorientierung kann diese Abkopplung vermeiden, bevor sie in Gang gesetzt wird. Wenn Mitarbeiter deutlich erkennen können wo sich ihre Abteilung innerhalb der Unternehmenstruktur befindet und wie ihre Leistungen die strategische Vision des Unternehmens beeinflussen, werden sie erkennen, dass ihre tägliche Arbeit von Bedeutung ist.
Statt einer Universalmethode für neue Mitarbeiter zu implementieren, muss sichergestellt werden, dass neue Talente ein Verständnis dafür entwickeln, wie speziell ihre Abteilung und ihr Fachgebiet das ganze Unternehmen beeinflussen. Verdeutlichen Sie in einem Organigramm, wo Mitarbeiter sich innerhalb der Organisation befinden, und mit welchen anderen Abteilungen Sie interagieren werden. Sie können auch rollentauschende Trainingsübungen ausprobieren – z.B. Ingenieure bekommen eine Marketing-Aktivität zugeteilt –, sodass Mitarbeiter sehen welche Relevanz andere Funktionen für ihre Arbeit haben.
Warten Sie auch nicht den ersten Tag Ihres neuen Mitarbeiters ab, um die Orientierung einzuleiten. Schicken Sie ihm relevante Informationen zu, bevor er durch die Tür tritt: seine Unterlagen zum Onboarding, die Anfahrtsbeschreibung zum Büro (Google Maps ist gut, aber eine persönliche Wegbeschreibung ist besser), und eine Übersicht seines neuen Teams. Vor der Ankunft eines neuen Mitarbeiters den Dialog zu ihm zu suchen, wird ihm mehr Sicherheit und Zuversicht hinsichtlich des Unternehmens als Ganzes, sowie hinsichtlich dessen Rolle geben.
Natürliche Führungspersönlichkeiten werden sich herauskristallisieren
„Führung heißt: Einen Menschen so weit bringen, dass er das tut, was Sie wollen, nicht weil er muss, sondern, weil er es will.“ – Dwight D. Eisenhower
Während manche Orientierungsaktivitäten für Gruppen etwas albern erscheinen mögen, können sie Neueinstellungen mit Führungsqualitäten hervorheben. Wenn ein neuer Mitarbeiter immer wieder im Namen der Gruppe das Wort ergreift, und Lösungen für Probleme vorschlägt, oder instinktiv Aufgaben an dankbare Gruppenmitglieder verteilt, dann fühlt er sich in seiner eigenen Haut wahrscheinlich sehr wohl. Diese natürlichen Führungspersönlichkeiten früh ausfindig zu machen hat einige Vorteile:
Erstens können sie anderen neuen Mitarbeitern dabei helfen, sich in ihrem Onboardings-Prozess einzufinden. Manche Angestellte sind eventuell zu schüchtern, um langjährigen Mitarbeitern allgemeine Fragen zu Büroangelegenheiten zu stellen, oder ihre Sorgen mitzuteilen, wohingegen sie aber eventuell weniger Hemmungen haben einen Gleichrangigen anzusprechen. Außerdem könnten von Natur aus veranlagte Anführer Events für ihre Orientierungsgruppe außerhalb des Büros organisieren, um neuen Mitarbeitern zu helfen sich gegenseitig besser kennenzulernen und zu entspannen.
Das frühzeitige Identifizieren von natürlichen Führungskräften ermöglicht deren zielgerichteten Einsatz im Unternehmen, um effektiv andere Mitarbeiter binden zu können. 63% aller Mitarbeiter sind der Meinung, dass sie von ihren Managern nicht ausreichend Anerkennung erhalten. Während der Orientierung einen neuen Mitarbeiter für eine Führungsweiterbildung vorzuschlagen, wird ihm das Gefühl geben, gesehen, gehört, und geschätzt zu werden. Dadurch, dass ein Manager diesen neuen Mitarbeitern von Anfang an Aufmerksamkeit schenkt, werden sie dazu motiviert hart zu arbeiten und ihren guten Ruf aufrechtzuerhalten, um zusätzliche Verantwortung übertragen zu bekommen und sich in Zukunft für Beförderungen zu qualifizieren.
Neue Mitarbeiter sehen sich Arbeitskollegen gegenüber nicht als Last
Was passiert, wenn es keinen Onboarding-Plan für Neueinstellungen gibt? In den meisten Unternehmen wird jedes neue Talent einem Mitarbeiter zugeteilt, um zumindest für ein paar Tage ein Job-Shadowing zu ermöglichen, bevor derjenige auf sich allein gestellt ist. Obwohl es beruhigend sein kann jemanden kennenzulernen, der sehr eng mit der eigenen Rolle verbunden ist, erzeugt es eine Dynamik, bei der der vermutlich an sich schon ausgelastete Mitarbeiter zusätzlich bevorzugter Ansprechpartner des neu eingestellten Mitarbeiters wird.
Job-Shadowing ist auch immer etwas unangenehm. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um auf Ihre eigenen Erfahrungen zurückzublicken: Statt sich mit einem neuen Arbeitskollegen in einer entspannten und natürlichen Umgebung zu treffen – wie gemeinsam etwas trinken zu gehen – neigen neue Mitarbeiter dazu ganze Tage damit zu verbringen anderen bei ihrer Arbeit nur zuzusehen und sich nur sehr wenig einzubringen. Wenn der Ausbilder mal beschäftigt ist, kann einem schonmal ein Gefühl der Ohnmacht überkommen, weil man seinen Job noch nicht beherrscht und es einem vielleicht unangenehm ist von jemanden abhängig zu sein, dem man noch keine Arbeit abnehmen zu kann.
Es führt nicht nur dazu, dass sich neue Talente zurückziehen. Mitarbeiter, denen Einzeltraining als Aufgabe zugeteilt wurde, müssen neben der Erledigung ihrer regulären Aufgaben zusätzlich noch die Verantwortung jemand Neuen zu schulen, auf sich nehmen. Sie fühlen sich überfordert und haben ein schlechtes Gewissen, weil sie die Zeit nicht haben, um eine ausführliche Schulung durchzuführen, so wie sie es gerne würden – und vergessen Sie nicht, dass Sie sich exakt in dieser Position bereits befunden haben. Neue Mitarbeiter haben dann das Gefühl als stünden sie im Weg und Ausbilder fühlen sich überlastet.
Das Schlimmste daran: neue Mitarbeiter, die an einer informalen Schulung teilnehmen, stellen womöglich nie wichtige, grundlegende Fragen, um zu vermeiden mehr Zeit einer ausgelasteten Person in Anspruch zu nehmen. Der Beginn ihrer beruflichen Tätigkeit basiert womöglich auf Fehlannahmen, sodass Sie Ihre Arbeit monatelang fehlerhaft oder ineffizient verrichten.
Bekämpfen Sie dieses Szenario mit einem ganzheitlichen Ansatz in Bezug auf die Vorbereitung der Ankunft eines neuen Mitarbeiters: Finden Sie heraus ob das Shadowing auch auf zwei oder mehr Mitarbeiter verteilt werden kann. Und bereiten Sie das Shadowing vor, indem Sie das Arbeitspensum der Ausbilder verringern und einige ihrer Aufgaben für die Dauer des Shadowings auf andere Arbeitskollegen verteilen.
Das wirtschaftliche Argument für ein strukturiertes Onboarding ist ganz einfach: eine optimale Orientierung führt zu besser vorbereiteten Mitarbeitern. Besser vorbereitete Mitarbeiter widmen sich in höherem Maße ihrer Arbeit, sind produktiver, und bleiben ihrem Job länger treu, was letzten Endes dem Unternehmen bares Geld in Bezug auf Mitarbeiterfluktuation spart.
Im Folgenden sind ein paar kreative Ideen für ein neues Mitarbeiter-Onboarding:
- Lassen Sie das ganze Team eine Willkommenskarte für neue Mitarbeiter unterschreiben.
- Organisieren Sie ein „buddy lunch“: stellen Sie Ihren neuen Mitarbeiter über ein Mittagessen jemanden mit ähnlichen Interessen oder aus der gleichen Heimatstadt vor.
- Stellen Sie neue Mitarbeiter dem CEO oder dem Gründer des Unternehmens vor.
- Bringen Sie Ihre Mitarbeiter Ihrem Produkt näher. Sammeln Sie ihr Feedback. Lassen Sie sie ein telefonisches Kundengespräch im Hintergrund mitverfolgen.
- Nehmen Sie sie auf eine Tour der lokalen Restaurants und beliebten Treffpunkte mit.
- Organisieren Sie ein Kennenlernen für Partner und Familien.
Wie führt Ihr Unternehmen neue Mitarbeiter in ihre Jobs ein? Haben Sie ein spezielles Onboarding-Programm für Neueinstellungen? Teilen Sie uns Ihre Maßnahmen unten in den Kommentaren mit.
