Mit Honestly eine gelungene Einbindung aller Mitarbeiter sicherstellen

Flexible Mitarbeiterumfragen für ein facettenreiches Unternehmen – Prozessoptimierung bei der Erwin Müller Group mit Unterstützung von Honestly

Als europäischer Marktführer für Multichannel-Handel im Bereich Gastronomie und Hotellerie ist interne Unternehmenskommunikation auf einem 5-Sterne-Niveau nicht nur ein gewinnbringender Vorteil, sondern vielmehr eine essentielle Notwendigkeit. Wie soll man auch sonst die Zufriedenheit von über 650 Mitarbeitenden weltweit gewährleisten können?

Für die Erwin Müller Group (kurz: EM Group) war von vorneherein klar, dass man dafür eine Software-Lösung benötigt, die genau so dynamisch ist wie das Unternehmen selbst. Der Sonderfall bei der EM Group: Mitarbeiterumfragen auf mehreren Sprachen und Kanälen ー sowohl für Mitarbeitende in der Logistik, im Außendienst, als auch im Bürowesen.

Mitarbeiterzufriedenheit war schon immer ein wesentlicher Baustein der EM Group. Bereits in den 90er Jahren, zu einer Zeit als im Mittelstand die Zufriedenheitsbefragungen noch für viele ein Fremdwort waren, hat Firmengründer und Inhaber Erwin Müller dieses Tool eingeführt. Auch heute – 30 Jahre später – spielen die Mitarbeitenden – neben den Kunden und Kundinnen selbstverständlich – die wichtigste Rolle. Führen mit Fingerspitzengefühl, die richtigen Mitarbeitenden am richtigen Platz und hohe Entscheidungsfreiheit und Flexibilität des Einzelnen sind die wesentlichen Maxime der EM Group. Die Mitarbeiterbefragungen bilden auf dieser Grundlage einen wesentlichen Baustein des Dialoges in den sehr flachen Hierarchien des Unternehmens.

Zusammenfassung:

  • Die EM Group nutzt Honestly für Mitarbeiterumfragen auf Logistik- und Büroebene zugleich. Die Mitarbeitenden in der Logistik nehmen durch die Nutzung von Tablets an der Umfrage teil, den Büro-Mitarbeitenden wird die Teilnahme per Link oder QR-Code ermöglicht.
  • Als international aufgestelltes Unternehmen erstellt und versendet die EM Group ihre Mitarbeiterumfragen stets in mehreren Sprachen. Die Nutzung der automatisierten Übersetzungsfunktion von Honestly war deshalb ein ausschlaggebendes Kriterium bei der Wahl der Lösung.
  • Die umfangreichen Mitarbeiterumfragen der EM Group verlangen viel Zeit bei der Erstellung der Fragen und viel händisches und manuelles Nachbearbeiten. Honestly verkürzt den Zeitaufwand erheblich durch das Bereitstellen von zielführenden Vorlagen und Flexibilität in der Umsetzung.
Über EM Group

Die E.M. Group Holding AG als Muttergesellschaft beschäftigt mehr als 650 Mitarbeitende, darunter die Marken VEGA, JOBELINE, Lusini, Hotelwäsche Erwin Müller, Poggemeier und Pulsiva. Gesammelt bieten die Marken mehr als 40.000 Artikel an und ist damit ist die E.M. Group Marktführer im Versandhandel für Gastronomiebedarf.

Mit Standorten in ganz Europa , China und Indien ist der Konzern international aufgestellt und beschäftigt 650 Mitarbeitende. Das Hauptgeschäft des Konzern sind Textilprodukte und Berufsbekleidung für Hotellerie und Gastronomie. Die sieben Unternehmenswerte - Leidenschaft, Dynamik, Gemeinschaftsgeist, Offenheit, Respekt, Vertrauen, Verantwortung leiten die Unternehmenskultur und das Unternehmen hat noch viel vor.

Steckbrief

Erwin Müller Group Fallstudie

  • image description Mitarbeitende im System: 650
  • image description Manager*innen im System: 10
  • image description Umfrage-Zyklus: Halbjährlich und ad hoc
  • image description Sprachen: Deutsch, Englisch, Italienisch, Schwedisch, Französisch, Spanisch
  • image description Umfragen: Mitarbeiterzufriedenheit und NPS
  • image description Engagement vor Honestly: -

Besonderheiten in der Anwendung:

  • Bereichsübergreifende Einbindung von Mitarbeitenden auf internationaler Ebene
  • Unkomplizierte Teilnahme an Umfragen durch die Anwendung mehrerer Kanäle
Mit Honestly haben unsere Mitarbeiterumfragen einen Quantensprung nach vorne gemacht.
Bild: Janek Coppenhagen
Marion Heinrich Human Resources Business Partner EM Group

Wir haben gesprochen mit Anja Kramer, Assistenz des Vorstands, und Marion Heinrich, HR Business Partner bei der Erwin Müller Group

Mitarbeiterumfragen im Multichannel – Erwin Müller Group und Honestly

Der Bereich des Multichannel-Handels zeichnet sich durch einen hohen Konkurrenzdruck aus, insbesondere wenn man – wie die EM Group – in den Bereichen der Gastronomie und Hotellerie tätig ist. In einem so dynamischen Arbeitsumfeld kann sich ein Unternehmen nur behaupten und wachsen, wenn die internen Prozesse optimal laufen. Kein einfaches Unterfangen bei einem Unternehmen, das Mitarbeitende in der Logistik, im Außendienst und im Bürowesen hat – umso herausfordernder wird diese Konstellation, wenn alle Niederlassung in ganz Europa erfasst werden sollen.

Der Mehrwert von Mitarbeiterumfragen ist der EM Group schon lange bekannt. Das internationale Unternehmen mit Sitz in Deutschland hat auch bereits vor Honestly Mitarbeiterumfragen durchgeführt – auch mit Hilfe einer Software-Lösung. Leider war die vorherige Lösung alles andere als in der Lage, um den hohen Ansprüchen der EM Group gerecht zu werden. „Alleine schon das Erstellen der Umfragen war sehr umständlich,” erzählt uns Anja Kramer rückblickend auf die Nutzung des vorherigen Tools. Auch Marion Heinrich war von der vorherigen Lösung nicht besonders überzeugt: „Die Auswertung der Resultate erforderte von uns viel Folgearbeit, die händisch und manuell ausgeführt werden musste.”

In Anbetracht all dieser Faktoren benötigte die EM Group eine Software, die darauf spezialisiert ist, langwierige aber notwendige Prozesse im Bereich der Mitarbeiterumfragen zu digitalisieren und somit dem Unternehmen einiges an Ressourcen und dem HR-Team viele Nerven zu sparen.

Viele Kanäle, eine Lösung

Mit der Lösung von Honestly beseitigte die EM Group gleich mehrere Engpässe zugleich.

“Drei verschiedene Kanäle für die Kommunikation der Umfragen zu nutzen, ist ein pragmatischer Ansatz, der uns davor nicht angeboten wurde.” - Anja Kramer.

Zunächst musste eine Möglichkeit geschaffen werden, die Einbindung aller Mitarbeitenden – unabhängig vom Arbeitsplatz – zu gewährleisten. Insbesondere die Einbindung der Mitarbeitenden in der Logistik war an dieser Stelle relevant, da diese in der Regel keinen PC am Arbeitsplatz haben und somit der Zugriff zur Umfrage eingeschränkter ist.

Honestly stellt der EM Group deshalb drei verschiedene Kanäle zur Verfügung: Die Mitarbeitenden in der Logistik erhalten per Tablet Zugriff. Dafür wurden insgesamt sieben Tablets der EM Group aufgestellt, welche die Teilnahme an der Umfrage ermöglichten.

Die Mitarbeitenden im Bürowesen nehmen per Link an der Umfrage teil, den sie über das Intranet erhalten.

Für alle Mitarbeitenden ist zusätzlich die Teilnahme an den Umfragen per QR-Code möglich. Im Umfragezeitraum werden dann im Unternehmen Plakate mit den QR-Codes aufgehangen, sodass jede Person komfortabel mit ihrem Smartphone an der Umfrage teilnehmen kann.

Ein breites Sprachspektrum für ein internationales Unternehmen

Mit über 650 Mitarbeitenden und sieben Niederlassungen in ganz Europa sind internationale Ausrichtung und Mehrsprachigkeit wichtige Faktoren für die EM Group und auch eine Grundvoraussetzung, die das Unternehmen an ihre Partner stellt. Honestly bietet mit 39 Sprachen eine umfassende Auswahl an verschiedenen Sprachen, sodass Mitarbeitende die Umfragen stets auf ihrer Muttersprache bearbeiten können und Verständnisfehler vermieden werden.

“Die automatisierte Übersetzung war einer der ausschlaggebenden Gründe, warum wir uns für Honestly entschieden haben.” - Anja Kramer.

Die automatisierte Sprachumstellungsfunktion von Honestly überzeugt die EM Group in zweifacher Hinsicht. Einmal erfahren die Mitarbeitenden, die die Umfrage erstellen, eine erhebliche Zeitersparnis, da die Umfangreichen Fragebögen nun nicht mehr händisch in sieben Sprachen übersetzt werden müssen. Zudem ist die Qualität der Übersetzungen schon so gut, dass man diese fast direkt übernehmen kann. Bei der EM Group wird lediglich nochmals eine Person vor Ort damit beauftragt, einen letzten Blick auf den Fragebogen zu werfen, bevor die Umfrage durchgeführt wird.

Die richtigen Daten am richtigen Ort – und zwar zu jeder Zeit

Die umfangreichen Mitarbeiterumfragen der EM Group erfordern viel Arbeit in der Vorbereitung als auch im Nachgang. Honestly vereinfacht diese Prozesse für das Unternehmen unter anderem durch eine intuitive und unkomplizierte Handhabung der Lösung.

“Es kommt uns sehr entgegen, jederzeit per Knopfdruck auf die wesentlichen Grafiken zugreifen zu können.” - Marion Heinrich

Die Vorbereitungszeit wird vor allem durch das Multichannel-System von Honestly erheblich verkürzt. Zeitraubende Prozesse wie das Verteilen von PIN-Codes an die Mitarbeitenden, um die Anonymität zu gewährleisten, sind nun nicht mehr notwendig. Diese Zeit kann nun bei der EM Group effektiver investiert werden, wie zum Beispiel in die Erstellung der Fragebögen.

Auch bei der weiteren Verarbeitung ist es für HR-Mitarbeitende wie Marion äußerst angenehm, sich jederzeit per Knopfdruck die wesentlichen Daten – ob als Excel-Datei, PDF oder PowerPoint – nochmal genauer anschauen zu können.

Fazit

Seitdem die EM Group mit Honestly zusammenarbeitet, haben sich die Prozesse in der Umsetzung der Mitarbeiterumfragen erheblich verbessert. Das liegt vor allem daran, dass die EM Group nun die Möglichkeit hat, die Umfragen auf drei verschiedenen Kanälen an die Mitarbeitenden zu kommunizieren. So werden alle Mitarbeitenden effektiv abgeholt, sei es in der Logistik, im Außendienst, oder am Schreibtisch. Zudem profitiert das internationale Handelsunternehmen von der hohen Qualität der automatisierten Sprachumstellungsfunktion. Diese Funktion ermöglicht es allen Mitarbeitenden, die Umfragen auf ihrer Muttersprache auszufüllen.

Diese Prozessoptimierungen ermöglichen es der EM Group, das hohe Level der internen Kommunikation aufrechtzuerhalten und tragen letztendlich somit auch dazu bei, dass das Unternehmen sich weiterhin als Marktführer behaupten kann.

Erleben Sie wie einfach Sie Honestly
in Ihrem Unternehmen einsetzen können.