Wenn Sie darauf aus sind, Feedback Ihrer Mitarbeiter:innen in Echtzeit zu sammeln, dann sind Pulsbefragungen genau das richtige für Sie. Mit solchen schnellen Umfragen sind Sie der Stimmung in Ihrem Unternehmen einen Schritt voraus und können aufkeimende Krisen stoppen, ehe sie wirklich ausbrechen.
In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Pulsumfragen auf intelligente Art und Weise aufbauen und durchführen. Außerdem stellen wir Ihnen die 10 wichtigsten Fragen vor, die wir zusammen mit der Freien Universität Berlin entwickelt haben.
Was ist eine Pulsbefragung?
Pulsumfragen sind Fragebögen, mit denen Sie Mitarbeiterfeedback schnell und regelmäßig einholen können. Daher zielen sie in der Regel auf zeitkritische Themen ab. Sie könnten mit einer Pulsbefragung zum Beispiel evaluieren, wie Ihre Mitarbeiter:innen auf eine wichtige Veränderung im Unternehmen reagieren.
Somit sind Pulsumfragen nicht mit den jährlichen Befragungen zum Mitarbeiterengagement zu verwechseln, mit denen Sie vielmehr die Zufriedenheit Ihrer Angestellten über einen längeren Zeitraum hinweg analysieren. Eine gute Frage für eine Pulsbefragung könnte zum Beispiel sein: „Ich kann die Menge an Aufgaben, die ich zu tun habe, grundsätzlich gut bewältigen.“
Pulsumfragen sind besonders geeignet, um die aktuellen Gefühle und Meinungen von Mitarbeiter:innen zu erfassen. Mit den gewonnenen Erkenntnissen können Sie anschließend die Arbeitsmoral und die Produktivität verbessern.
Vorteile von Pulsumfragen
Durch eine Pulsbefragung erhalten Sie zeitnah Resultate und können flexibel auf Veränderungen der Mitarbeiterstimmung reagieren. Diese Vorteile haben Sie außerdem, wenn Sie solche Umfragen regelmäßig implementieren:
- Erkenntnisse in Echtzeit
Mit einer schnellen Umfrage können Sie analysieren, wie sich aktuelle Veränderungen im Unternehmen auf die Stimmung Ihres Teams auswirken und fundierte Entscheidungen treffen. So könnten Sie mit einer Pulsbefragung zum Beispiel überprüfen, ob ein neues Projektmanagement-Tool Ihren Mitarbeiter:innen hilft oder nur deren Stress erhöht. - Sofortmaßnahmen
Nutzen Sie Pulsumfragen, um Unstimmigkeiten zu erkennen, bevor sie sich zu einem ernsthaften Problem entwickeln. Die Fragebögen sind in der Regel kurz und haben daher oft eine höhere Antwortquote. So können Sie beispielsweise herausfinden, ob ein neuer Arbeitsablauf Engpässe verursacht und ihn optimieren, um weitere Kosten zu vermeiden. - Frühzeitiges Erkennen von Trends und Wechselwirkungen
Pulsumfragen eignen sich auch hervorragend, um eine Verbindung zwischen den Geschehnissen innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens herzustellen. Sie helfen Ihnen, die allgemeine Stimmung einzuschätzen und die Ursache von Problemen zu erkennen. So kann eine Pulsbefragung zum Beispiel zeigen, ob eine neue Branchenverordnung bei Ihrem Team Stress verursacht. - Steigerung der Produktivität
Pulsumfragen schaffen eine kontinuierliche Feedbackschleife und geben Ihren Mitarbeiter:innen eine Stimme. Nutzen Sie sie, um wichtige Entscheidungen zu validieren, Ihre Teams zu stärken und flexibel zu handeln. Nehmen wir an, Sie stellen fest, dass Ihr Team mit zu vielen manuellen Aufgaben zu kämpfen hat. Vielleicht automatisieren Sie aufgrund dieser Erkenntnis einige Prozesse durch die Anschaffung eines entsprechenden Tools. Außerdem sind Mitarbeiter:innen, die wissen, dass sie in ihrem Unternehmen wirklich etwas bewirken können, motiviertere und produktivere Mitarbeiter:innen.
So setzen Sie Pulsumfragen richtig ein
Es gibt verschiedene Anwendungsfälle für eine Pulsbefragung:
- Sammeln von Feedback: Finden Sie heraus, wie neue Richtlinien, Tools oder andere Initiativen bei Ihren Mitarbeiter:innen ankommen. Sie können eine Pulsbefragung zum Beispiel auch nutzen, um jene Maßnahmen zu validieren, die Sie als Reaktion auf die Resultate Ihrer jährlichen Zufriedenheitsbefragung eingeführt haben.
- Messung von Engagement und Zufriedenheit: Erhalten Sie regelmäßig eine Momentaufnahme des Mitarbeiterengagements und der allgemeinen Stimmung, um notwendige Änderungen rechtzeitig angehen zu können.
- Bewertung der Unternehmenskultur: Analysieren Sie, ob sich Ihre Mitarbeiter:innen mit der Unternehmenskultur identifizieren, und finden Sie Themenbereiche, die Sie verstärkt in den Fokus nehmen sollten.
Sie können Pulsbefragungen also je nach Ihren aktuellen Zielen auf unterschiedliche Weise nutzen.
- Durch regelmäßige Pulsumfragen messen Sie das Engagement Ihrer Mitarbeiter:innen oder evaluieren ad-hoc wichtige Veränderungen im Unternehmen.
Die 10 wichtigsten Fragen für Pulsumfragen
Die verwendeten Fragen variieren je nach Kontext und Ziel Ihrer Pulsbefragung, zum Beispiel wenn Sie die Auswirkungen eines neuen Tools oder einer Unternehmensinitiative bewerten wollen.
Trotzdem gibt es bestimmte Fragen, die für eine Pulsumfrage besonders geeignet sind. Im Folgenden schauen wir uns einige der effektivsten Fragen an, die Honestly zusammen mit der Freien Universität Berlin entwickelt hat.
Fragen zu Management und Führung
Die Art des Managements kann das Team stärken oder schwächen. Deshalb ist es so wichtig, regelmäßig Rückmeldungen Ihrer Mitarbeiter:innen zu den Führungskräften im Unternehmen einzuholen.
Für solche Fragetypen eignet sich die Likert-Skala am besten:
1. „Die Führungskräfte in unserem Unternehmen verhalten sich respektvoll und freundlich gegenüber allen Mitarbeiter:innen.“
Mit dieser Fragen können Sie herausfinden, ob Ihre Führungskräfte ein einladendes Arbeitsumfeld schaffen. Denn alle im Team sollten sich wohl damit fühlen, ihre ehrliche Meinung zu teilen und eigene Ideen einzubringen.
2. „Meine Führungskraft unterstützt mich aktiv bei meiner beruflichen Entwicklung.“
Mit dieser Frage können Sie schnell feststellen, ob sich Ihre Mitarbeiter:innen in ihren beruflichen Ambitionen unterstützt fühlen.
Tipp: Verwenden Sie die Honestly-Vorlage für Pulsbefragungen. Sie enthält alle wichtigen Fragen automatisch, sodass Sie mit nur wenigen Klicks Ihre eigene Umfrage erstellen können.
Fragen zur Arbeitszufriedenheit
Die Zufriedenheit am Arbeitsplatz hängt davon ab, wie spannend die Aufgaben sind, wie gut die eigenen Fähigkeiten eingesetzt werden können und ob alle erforderlichen Ressourcen zur Verfügung stehen.
Denken Sie daran: Zufriedene Mitarbeiter:innen erbringen in der Regel bessere Leistungen. Unternehmen mit hohem Mitarbeiterengagement verzeichnen bis zu 23 % höhere Gewinne im Vergleich zu Unternehmen mit geringerem Engagement.
3. „Ich erhalte immer wieder Aufgaben, die mich positiv herausfordern.“
Ob Ihre Mitarbeiter:innen ihre Arbeit als motivierend und erfüllend empfinden, können Sie mit dieser Frage feststellen.
4. „Ich kann in meiner Tätigkeit mein Fachwissen und mein Können unter Beweis stellen.“
Stellen Sie diese Frage, wenn Sie wissen möchten, ob Ihre Angestellten das Gefühl haben, ihre Fähigkeiten sinnvoll einzusetzen.
5. „Mein Arbeitsplatz ist mit allem ausgestattet, was ich brauche, um meine Arbeit gut zu machen.“
Überprüfen Sie mit dieser Frage, ob Ihre Mitarbeiter:innen über alle nötigen Ressourcen verfügen. Das kann beispielsweise die Büroausstattung umfassen, aber ebenso erforderliche Software-Programme oder das Weiterbildungsangebot.
Fragen zum Klima am Arbeitsplatz
Eine vertrauensvolle, kooperative Unternehmenskultur basiert auf einem offenen und unterstützenden Arbeitsumfeld.
6.„Ich kann bei der Arbeit die Emotionen zeigen, die ich tatsächlich fühle.“
Fühlen sich Ihre Teammitglieder aufgehoben und wohl? Dies ist ein wesentlicher Bestandteil eines gesunden Arbeitsumfeldes.
7. „Es gibt viele Menschen bei der Arbeit, die ich um Unterstützung bitten kann.“
Diese Frage gibt Aufschluss darüber, wie gut sich Ihr Team gegenseitig unterstützt. Wenn es jemanden gibt, an den man sich bei schwierigen Projekten wenden kann, hilft das beispielsweise, mit Stress am Arbeitsplatz besser umzugehen.
Fragen zur Work-Life-Balance
Eine gute Work-Life-Balance ist wichtig, um ein Burnout zu verhindern und die Produktivität zu steigern. Regelmäßige Pulsbefragungen helfen Ihnen, diese Kennzahl zu überwachen und Änderungen vorzunehmen, bevor es zu spät ist.
8. „Hatten Sie das Gefühl, dass Ihr Arbeitspensum in dieser Woche überschaubar war?“
Die Antworten auf diese Frage verraten Ihnen, ob sich das wöchentliche Arbeitspensum Ihrer Mitarbeiter:innen in einem gesunden Rahmen bewegt. Nutzen Sie diese Frage, um aktuelle Überbelastungen zu erkennen und zu lösen.
9. „Ich kann die Menge an Aufgaben, die ich zu tun habe, grundsätzlich gut bewältigen.“
Ob Ihre Mitarbeiter:innen ihr Arbeitspensum über einen längeren Zeitraum hinweg bewältigen, können Sie ebenso mit einer regelmäßigen Pulsbefragung evaluieren. Als Beispiel: Wenn Ihre Angestellten immer wieder berichten, dass sie sich überfordert fühlen, könnten flexible Arbeitszeiten oder eine Reduzierung des Arbeitspensums Teil der Lösung sein.
Offene Fragen
Mit offenen Fragen geben Sie Ihren Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, Einzelheiten und Details preiszugeben, die bei vordefinierten Fragestellungen möglicherweise verloren gehen. So erhalten Sie ausführlichere Rückmeldungen auf Ihre Pulsbefragung, die zum Beispiel tiefere Einblicke in die Gedanken und Gefühle Ihres Teams vermitteln.
Sie könnten beispielsweise diese Frage stellen:
10. „Haben Sie weitere Anmerkungen oder Vorschläge, wie sich die Organisation verbessern könnte?“
Daneben können Sie offene Fragen auch dort hinzufügen, wo die Befragten negative Antworten wie „Stimme überhaupt nicht zu“ ausgewählt haben:
Auf diese Weise können Sie schnell herausfinden, an welchen Stellen es hakt, und die notwendigen Anpassungen vornehmen.
Profi-Tipp: Sie möchten nicht Hunderte von Antworten auf Ihre offenen Fragen analysieren?
Kein Problem! Verwenden Sie Umfrage-Tools wie Honestly, um automatisch ausführliche KI-Zusammenfassungen aller Textantworten in Ihrer Befragung zu erstellen.
Best Practices für Ihre Pulsbefragung inkl. Praxis-Beispiel
Wie können Sie also effektive Pulsumfragen erstellen und so nützliche Daten sammeln? Wir haben die wichtigsten Schritte für Sie zusammengefasst.
1. Starten Sie mit einem klaren Ziel.
Führen Sie keine Pulsbefragungen durch, nur weil Sie denken, Sie müssten.
Überprüfen Sie stattdessen Ihre Unternehmensziele und überlegen Sie ganz gezielt, in welchen Bereichen Verbesserungen nötig sind, in denen Ihnen eine Pulsbefragung hilft. Zum Beispiel könnte Ihr Unternehmen mit einer niedrigen Produktivitätsrate und einer hohen Mitarbeiterfluktuation zu kämpfen haben.
Listen Sie dann Ihre wichtigsten Umfrageziele auf und legen Sie fest, was Sie erreichen möchten. Ein mögliches Ziel Ihrer Pulsbefragung könnte zum Beispiel eines der folgenden sein:
- Einschätzung der allgemeinen Stimmung im Unternehmen
- Erfassung des Mitarbeiterengagements
- Überwachung jüngster Veränderungen im Unternehmen und wie Mitarbeiter:innen darüber denken
- Validierung einer konkreten Maßnahme oder Initative im Unternehmen
- Identifizierung möglicher Flaschenhälse in Unternehmensprozessen (z. B. als eine Ursache für niedrige Produktivität)
Auf diese Weise können Sie die Fragen priorisieren, die in Ihrem individuellen Fall wichtig sind, und entsprechend Ihrer Ziele agieren.
2. Nutzen Sie professionelle Tools zur Mitarbeiterbefragung.
Achten Sie darauf, dass die Umfrage-Software speziell für Mitarbeiterbefragungen konzipiert wurde. Solche Tools enthalten bereits zeitsparende Vorlagen und bieten leistungsstarke Analysen.
Außerdem sollten Sie folgende Punkte beachten:
- Nutzerfreundlichkeit und intuitive Bedienung
- Individuelle Anpassungsmöglichkeiten
- Umfragevorlagen mit wissenschaftlich validierten Fragebögen
- Professionelle Analyse-Dashboards
- Vollständige Anonymität der Antworten
Auf diese Weise sparen Sie jede Menge Arbeit bei der Vorbereitung und können mehr Zeit in die Umsetzung von konkreten Verbesserungen investieren.
Mit Honestly können Sie Pulsumfragen zum Beispiel in wenigen Minuten einrichten und die Ergebnisse 5x schneller analysieren.
3. Fassen Sie sich kurz.
Pulsumfragen sind von Hause aus schnell und einfach gehalten. Achten Sie darauf, dass das auch so bleibt. Denn Sie sollten ausschließlich solche Fragen stellen, die direkt zur Erreichung Ihrer Ziele beitragen.
Fragen Sie sich deshalb immer: Welche verwertbaren Erkenntnisse kann diese Frage mir liefern? Können Sie darauf keine klare Antwort geben, sollten Sie sie vielleicht von der Liste streichen.
4. Kommunizieren Sie klar und deutlich.
Die Fragen Ihrer Pulsbefragung sollten präzise und klar formuliert sein. Eindeutige Fragen vermeiden Fehlinterpretationen und erhöhen die Antwortrate Ihrer Umfrage. Außerdem ist es wichtig, die Anonymität zu gewährleisten und Fragen zu streichen, die bei Ihren Mitarbeiter:innen Unbehagen auslösen könnten.
Solche Fragen einer Pulsbefragung können zum Beispiel verschieden formuliert werden:
5. Überlegen Sie sich eine Strategie für die Kommunikation.
Im nächsten Schritt sollten Sie sich überlegen, wie Sie Ihre Umfrage möglichst zielführend an Ihre Mitarbeiter:innen verteilen. Das sollten Sie beachten:
- Kündigen Sie Ihre Umfrage im Voraus an.
- Erklären Sie, warum Sie die Umfrage überhaupt durchführen.
- Geben Sie klare Anleitungen für die Beantwortung.
- Nutzen Sie mehrere Kanäle für die Verteilung der Pulsbefragung, zum Beispiel Slack, E-Mail und das nächste Teammeeting.
- Legen Sie eine Frist für die Beantwortung fest.
- Garantieren Sie die Anonymität und Vertraulichkeit aller Antworten.
Auf diese Weise binden Sie Ihre Mitarbeiter:innen in den Prozess ein und machen die Teilnahme an der Umfrage so einfach wie nur möglich.
6. Erstellen Sie einen Maßnahmenplan auf Basis Ihrer Ergebnisse.
Sobald Sie die Umfrageergebnisse vorliegen haben, beginnt die eigentliche Arbeit. Analysieren Sie die Daten und teilen Sie Ihre Erkenntnisse anschließend mit Ihrem Team. Nun können Sie konkrete Maßnahmen zur Verbesserung entwickeln.
Öffnen Sie Ihre Umfrageergebnisse und führen Sie die folgenden Schritte durch:
- Finden Sie heraus, welche allgemeinen Trends es gibt und was Ihr hauptsächliches Ergebnis ist.
- Suchen Sie dann nach verborgenen Mustern und Ausreißern der Pulsbefragung (zum Beispiel ein Team, das ein viel höheres Engagement zeigt).
- Gleichen Sie Ihre Ergebnisse mit Ihren ursprünglichen Zielen ab und definieren Sie die durchzuführenden Maßnahmen.
Möchten Sie diese Schritte automatisieren?
Wenn Sie Honestly verwenden, können Sie auf alle verfügbaren Analyse-Dashboards zugreifen und so Ihre Daten gebündelt an einem Ort analysieren. Außerdem können Sie verschiedene Ansichten der Daten für verschiedene Benutzerrollen in Ihrem Unternehmen erstellen und diese nach Ihren Wünschen personalisieren.
Nutzen Sie anschließend die Heatmaps, um tiefer einzutauchen und jede Menge Zeit für die Datenanalyse einzusparen. Beispielsweise können Sie verschiedene Zeiträume, Standorte, Abteilungen, Teams und vieles mehr miteinander vergleichen.
Wenn Sie erst einmal wissen, welche Erkenntnisse Sie aus der Umfrage ziehen, können Sie darüber nachdenken, welche konkreten Verbesserungen Sie umsetzen wollen. Hat Ihre Pulsbefragung zum Beispiel gezeigt, dass es an einer guten Work-Life-Balance mangelt, dann sollten Sie möglicherweise die Projektplanung optimieren oder neue Mitarbeiter:innen einstellen.
7. Seien Sie hartnäckig.
Für wirklich aussagekräftige Ergebnisse sollten Umfragen regelmäßig durchgeführt werden. Auf diese Weise können Sie die Fortschritte über einen längeren Zeitraum hinweg beurteilen und Ihre gesamte Personalstrategie auf ein solides Fundament aus Daten stellen.
Führen Sie diese Schritte immer wieder durch: Daten erheben, Anpassungen umsetzen und neue Daten erheben.
Häufig gestellte Fragen zu Pulsumfragen
Lassen Sie uns einige der häufigsten Fragen zu Pulsbefragungen von Mitarbeiter:innen klären.
Wie lang sollte eine Pulsumfrage sein?
Die Länge einer Mitarbeiterbefragung hängt davon ab, wie oft sie durchgeführt wird. Eine monatliche Pulsbefragung kann zum Beispiel aus zehn bis 15 Fragen bestehen, während eine vierteljährliche Pulsbefragung auch 15 bis 20 Fragen umfassen kann. Halbjährliche Umfragen wiederum bestehen manchmal aus 20 bis 30 Fragen.
Am besten konzentrieren Sie sich darauf, nur so viele Fragen wie nötig und so wenige wie möglich zu stellen, um Ihre Ziele zu erreichen. Repetitive, verwirrende Fragen, die keinen Nutzen bringen, sollten Sie hingegen lieber weglassen.
Wie oft sollten Sie Pulsbefragungen durchführen?
Mehrere Faktoren beeinflussen, in welchen Abständen es in Ihrem Unternehmen sinnvoll ist, eine Pulsbefragung durchzuführen. Zum Beispiel:
- Der individuelle Kontext und das Ziel der Umfrage
- Wie schnell sich das, was Sie messen wollen, verändert
- Wie agil Ihr Unternehmen auf Feedback reagieren kann
- Die Zeitspanne, die für die Umsetzung von Maßnahmen benötigt wird
Sie könnten beispielsweise vierteljährliche Pulsumfragen fest einplanen, um die allgemeine Stimmung im Unternehmen zu erfassen. Weitere Befragungen können Sie immer noch durchführen, wenn es einen konkreten Anlass gibt.
Pulsumfragen vs. Mitarbeiterbefragungen – was nutze ich wann?
Pulsumfragen und ausführlichere Mitarbeiterbefragungen dienen unterschiedlichen Zwecken bei der Analyse der Mitarbeiterstimmung.
Pulsbefragungen sind kurze, häufige Kontrollen, um die aktuelle Stimmung schnell zu erfassen und unmittelbares Feedback zu erhalten.
Befragungen zum Engagement von Mitarbeiter:innen sind hingegen umfassender, werden seltener durchgeführt und geben Aufschluss über die Zufriedenheit und das Engagement innerhalb des Teams über einen längeren Zeitraum.
Zum besseren Vergleich:
Erstellen Sie Pulsumfragen, die wirklich etwas bewegen
Pulsbefragungen sind leistungsstarke Instrumente, um Feedback zeitnah einzusammeln. Durch solche Umfragen erkennen Sie Probleme, können schnell gegensteuern und erhalten so das Engagement Ihrer Mitarbeiter:innen aufrecht.
So gestalten Sie Ihre Pulsumfrage noch effektiver:
- Befragen Sie Ihre Angestellten in regelmäßigen Abständen.
- Haben Sie ein klares Ziel, das mit Ihren Unternehmenszielen abgeglichen ist.
- Entwerfen Sie prägnante Umfragen mit präzisen Fragen.
- Analysieren Sie die Rückmeldungen und suchen Sie nach versteckten Erkenntnissen.
- Handeln Sie stets auf Grundlage Ihrer Daten.
- Verwenden Sie ein professionelles Tool für Mitarbeiterbefragungen.
Sind Sie bereit, Ihre erste eigene Umfrage zu starten?
Honestly unterstützt Sie mit einem Template für Pulsumfragen und einem einfachen, aber leistungsstarken Analysetool.
