Hackathon am Arbeitsplatz – Tipps und Tricks

Es ist schon verrückt, was sich in den letzten Monaten alles verändert hat. Ich meine, alleine schon die Tatsache, dass „Hi, könnt ihr mich hören…Hallo?.. Ok, alles klar“ nun unsere Standardbegrüßung für Meetings geworden ist, lässt deutlich erkennen, in welche Richtung sich unser Arbeitsleben verlagert. Vor diesem Hintergrund hat sich unser Entwicklerteam zur Ausführung eines Experiments entschieden: Ein Arbeitsmodell, indem Sie hauptsächlich von zu Hause aus arbeiten, aber dafür alle zwei Wochen im Büro einen Hackathon veranstalten. Der erste Hackathon hat letzte Woche stattgefunden und war zwar erfolgreich, hat unser Dev Team aber auch vor neue Herausforderungen gestellt.

Hackathon? Was ist das überhaupt?

Vor allem im Deutschen darf man sich von dem Begriff „Hackathon“ – einer Wortneuschöpfung aus Hacking und Marathon – nicht in die Irre führen lassen. Es handelt sich nicht um eine Gruppe Cyberkrimineller, die über einen längeren Zeitraum versuchen, ein digitales Sicherheitssystem zu überwinden (so etwas Ähnliches gibt es zwar auch, heißt aber anders), sondern um eine Veranstaltung, bei der sich viele Tech-Enthusiasten treffen, um gemeinsam eine funktionierende Software innerhalb einer kurzen Zeitspanne (meist 48 Stunden) zu entwickeln. Also praktisch genau das Gegenteil.

Als Beispiel: Weltweit werden gerade viele Hackathons organisiert, um COVID-19 zu bekämpfen. Im Rahmen der Bewegung #hackthepandemic treffen sich Tech-Experten auf digitalen Veranstaltungen, um Lösungen für Probleme zu finden, die von Corona verursacht wurden. In Deutschland brachte der Hackathon #WirVsVirus 27.000 Developer “zusammen”, die dann digital 1.500 Projekte in zwei Tagen vollendeten. Einige von diesen Projekten wurden sofort übernommen und umgesetzt, insbesondere jene im Bereich der Informationsdienstleistungen.

Wie plant man einen Hackathon auf der Arbeit?

Bei uns war das alles ein bisschen anders. Erst einmal: Wir sind keine 27k Developer. Unser Ziel war es auch nicht Corona zu bekämpfen, sondern ein neues Feature zu bauen. Wir haben unseren Hackathon zudem auch (unter strengen Auflagen) im Büro veranstaltet und nicht digital, was unser Dev Team besonders erfreut hat, da es sich seit Beginn des Lockdowns nicht mehr gesehen hatte. So hat das Team seinen Hackathon zum Erfolg gemacht:

Standort wählen

Insbesondere jetzt, während der Corona Krise, ist der Standort wichtiger als je zuvor. Falls ihr vorhabt nicht digital, sondern lokal zu veranstalten und ähnlich aufgestellt seid wie wir (mehrere Großraumbüros a 10 Personen, insgesamt für 30 – 50 Mitarbeitende), dann macht es Sinn, gewisse Sicherheitsvorkehrungen und Regeln vorab zu etablieren. In diesem Blogartikel könnt ihr ein paar Anreize finden.

Klar definierte Ziele setzen

Im Gegensatz zu klassischen Hackathons, bei welchen es ein abstraktes Ziel mit mehreren Lösungsansätzen gibt, ist es bei einem Hackathon auf der Arbeit wichtig, dass man sich sehr konkrete Ziele setzt. Unser Hackathon, um es mit den Worten unseres Product Owners Fabian zu sagen, war eigentlich ein Sprint, in dem der Umfang und die Zielsetzung von vorneherein klar definiert worden sind. Man kann sich beispielsweise vornehmen, ein bestimmtes Feature zu entwickeln, die App in X Weise zu verbessern, oder X Bugs in der vorgegebenen Zeit zu reparieren.

„Ja, dann lass bis 5 machen, oder?“ – Kathi

Unser Team hat sich beispielsweise vorgenommen, an diesem Tag ein komplett neues Feature auf die Beine zu stellen. Dies erforderte viel Vorarbeit in Form eines Designdokuments, das die Entscheidungen und das Konzept des Features schon einmal vorzeichnete. Nach dem gemeinsamen Frühstück fasste Fabian noch einmal das konkrete Ziel für diesen Hackathon – basierend auf diesem Designkonzept – zusammen. Nachdem der allgemeine Rahmen festgelegt war, wurden die Teams ausgewählt, und von Kathi entschieden, dass der Hackathon, wenn nötig, bis 5 Uhr morgens gehen sollte. Normalerweise würde ich sagen, dass niemand dies als valide Option erwogen hätte, aber die Tatsache, dass das halbe Team bereits in Hoodies und Jogginghosen ins Büro gekommen war, ließ mich vermuten, dass sie schon bereits morgens beim Anziehen wussten, was sie erwartete.

Fokussiert bleiben

Wenn man unter Kollegen ist und sich lange nicht gesehen hat, kann es schwierig werden, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Hier sind ein paar Punkte, die es dem Team erleichtern, den Fokus beizubehalten:

• Legt bestimmte Zeitfenster für Socializing fest. Beispielsweise ein ausgedehntes Frühstück, bei dem man in lockerer Atmosphäre über die Tagespläne sprechen kann. Auf diese Weise haben alle Mitarbeitenden die Möglichkeit sich auszutauschen und nebenbei mental auf das Projekt vorzubereiten.
• Stellt sicher, dass die Teams groß genug sind, um effektiv zu arbeiten, aber klein genug, um nicht zu sehr abgelenkt zu werden (2 – 3 Personen). Achtet auch darauf, dass die Teams dynamisch sind, d.h. dass die Teammitglieder von Zeit zu Zeit wechseln und somit der Lerneffekt steigt.
• Wie eben schon erwähnt, ein klar festgelegtes Ziel, auf das jedes Team hinarbeiten kann, verringert die Wahrscheinlichkeit der Ablenkung. Stellt sicher, das jedes Team ein festes Ziel vor Augen hat, bevor ihr euch aufteilt.
• Fangt so früh wie möglich an, solange alle noch Energie haben. Hackathons nehmen viel Zeit in Anspruch, und je länger es dauert, desto unproduktiver wird man. Das kommt auch den Kolleg*innen zugute, die vielleicht weiter weg wohnen, eine Familie haben, oder generell nicht der Typ Mensch sind, der gerne lange aufbleibt.
• Verwendet so viele Materialien (digitale und nicht-digitale) wie möglich, um das Projekt zu visualisieren und daran zu erinnern, wo der Schwerpunkt liegen sollte. Als Beispiel: Whiteboards sind das perfekte nicht-digitale Medium, um gemeinsam an einer Sache konzipieren und einen Sicherheitsabstand von 1,5 Metern einzuhalten.

Herausforderung Hackathon: Was haben wir gelernt?

Der Hauptnachteil eines jeden Hackathons ist, dass er in der Regel lang und ermüdend ist, was bedeutet, dass man im Nachhinein eventuell etwas nachfassen muss, wenn man es perfekt haben will. Bei uns kam noch hinzu, dass sich unser Team eine Weile nicht gesehen hatte. Das machte es anfangs schwieriger, sofort den gemeinsamen Rhythmus zu finden, der normalerweise bereits vorhanden ist, wenn man jeden Tag im gleichen Büro arbeitet.

Im Nachhinein waren jedoch alle mit den Ergebnissen sehr zufrieden. Vor allem die Arbeit in Teams von 2 – 3 Personen erwies sich als effizient und produktiv, weil die zusätzliche Kommunikation zu weniger Fehlern und Problemen führte. Das wurde umso wichtiger, je später es wurde.

Ob diese Arbeitsroutine – Home-Office mit zweiwöchentlichen Hackathons – nun zu unserem New Normal wird, bleibt abzuwarten. Vorerst lässt sich sagen, dass die Erfahrung allen gefallen hat und dass bei diesem Projekt viel gelernt wurde, nicht zuletzt, dass Grillen bei windigem Wetter keine gute Idee ist (Allgemeines Schlusswort des gesamten Teams).