20 innovative Ideen für effektivere Mitarbeitergespräche

by Thiago Leite - Dezember 10, 2018

Das Mitarbeitergespräch ist mittlerweile ein fester Bestandteil der meisten Jobs. Es ist eine gängige HR-Praxis, dass man sich einmal im Jahr mit seinem Chef persönlich trifft, um die Arbeit des vergangenen Jahrs zu besprechen und die Weichen für die nahe Zukunft zu stellen. Stärken und Schwächen werden besprochen und auch das Gehalt kann neu verhandelt werden. Aber ist dies der beste Weg, um Mitarbeiter über Fortschritte zu informieren und ihnen Verbesserungsvorschläge mit auf den Weg zu geben? Kann ein jährliches Gespräch diese Aufgaben wirklich erfüllen?

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Eine Studie des Human Capital Institute (HCI) aus dem Jahr 2014 ergab, dass die Durchführung von Feedbackgesprächen nach der Entlassung von Mitarbeitern auf der Skala der unangenehmen Pflichten für Führungskräfte auf Platz zwei rangiert. Dazu kommt noch, dass nur wenige Menschen glauben, dass Mitarbeitergespräche wirkungsvoll sind. Das Timing spielt eine große Rolle bei der Durchführung eines Mitarbeitergesprächs – denken Sie nur an die mögliche Befangenheit des Mitarbeiters oder eine unangenehme Erfahrung mit einem Kollegen in der letzten Zeit. Ebenso können Gehaltserhöhungen ungleich verteilt werden, je nachdem, wie viel Budget vom Jahr übrig bleibt. Dies sind Beispiele dafür, dass der Verlauf und das Ergebnis eines Mitarbeitergesprächs getrübt werden können.

Trotz der geringen Beliebtheit von Leistungsbeurteilungen sind sie sehr wertvoll für die Weiterentwicklung eines Mitarbeiters und des Unternehmens gleichermaßen. Sie verdeutlichen Erwartungen und lassen die Mitarbeiter wissen, ob sie auf dem richtigen Weg sind oder nicht. Außerdem geben sie den Mitarbeitern einen umfassenden Eindruck davon, wie ihre Arbeit wahrgenommen wird. Dem Management bieten Mitarbeitergespräche die Möglichkeit, diskret Verbesserungsvorschläge zu machen und/oder gute Arbeit zu würdigen.

Der Verzicht auf Feedbackgespräche würde Arbeitnehmern und Arbeitgebern eine wertvolle Erfahrung nehmen. Statt sie komplett abzuschaffen, sollten Unternehmen ihre Mitarbeitergespräche so gestalten, dass sie ihren Bedürfnissen, Visionen und Grundwerten gerecht werden. Es liegt am Unternehmen selbst, Leistungsbeurteilungen für seine Mitarbeiter zu entwerfen, die am wenigsten zeitaufwändig und maximal aufschlussreich sind.

Werfen wir also einen Blick auf einige Tipps, um den Prozess für Mitarbeitergespräche so effizient, relevant und fair  wie möglich zu gestalten.

20 Ideen, die Sie in Ihre nächste Leistungsbeurteilung einbringen können.

  1. Die erste Beurteilung eines Mitarbeiters sollte zwischen drei und sechs Monaten nach seinem Arbeitsbeginn erfolgen. Es gibt ihnen wertvolle Einblicke, wie sie sich vor ihrer jährlichen Leistungsbeurteilung verbessern und stärker in das Unternehmen integrieren können. Informieren Sie die Mitarbeiter im Voraus, damit sie sich angemessen vorbereiten können.
  2. Statt einmal im Jahr Beurteilungen durchzuführen, etablieren Sie lieber eine Kultur der offenen Diskussion. Behalten Sie die Leistung das ganze Jahr über im Auge und lenken Sie Mitarbeiter stets in die richtige Richtung, damit die jährliche Beurteilung kein großes Unterfangen wird. Setzen Sie klare Ziele für die Bewertung und kommunizieren Sie diese an den Mitarbeiter,
  3. Lassen Sie die Mitarbeiter vor dem Beurteilungszeitraum wissen, dass sie Aktualisierungen ihrer Stellenbeschreibungen vorschlagen können. Genaue Stellenbeschreibungen setzen den richtigen Maßstab, an dem Mitarbeiter bewertet werden sollten. Ohne den vollen Umfang der Arbeit von jemandem zu verstehen, könnte man dessen Leistung nur unzureichend beurteilen.
  4. Schauen Sie in dem Feedbackgespräch auf die Stellenbeschreibungen. Viele Jobs nehmen eine Eigendynamik an und verändern sich im Laufe der Zeit mit veränderten Anforderungen. Sich die ursprüngliche Stellenbeschreibung des Mitarbeiters anzuschauen, kann viele Fragen aufwerfen: Wurden die Anforderungen der Beschreibung erfüllt? Sollte die Stellenbeschreibung angepasst werden, um die Realität des Jobs besser widerzuspiegeln? War eine unzutreffende Beschreibung Grund für Verwirrung oder Unsicherheiten?/li>
  5. Entwickeln Sie Kennzahlen zur Messung der Leistung im Laufe des Jahres. Durch die Verknüpfung der Leistung mit bestimmten Vorgaben, z. B. Umsatzzielen, geben Sie Mitarbeitern eine objektive Möglichkeit, den Erfolg ihrer Projekte zu messen. KPIs ermöglichen den Mitarbeitern auch zu prüfen, wie zielorientiert sie das ganze Jahr über arbeiten, sodass sie weniger Gefahr laufen, durch eine Leistungsbeurteilung überrumpelt zu werden, die eventuell hinter der Zielerfüllung zurückbleibt.
  6. Zeigen Sie Respekt vor Ihren Mitarbeitern, indem Sie sicherstellen, dass die Bewertungen in einem persönlichen Gespräch durchgeführt werden – auch wenn die Planung schwierig sein mag. Bei etwas so Wichtigem wie einer jährlichen Leistungsbeurteilung ist es eine wenig sinnvolle Idee, sie über Skype oder, schlimmer noch, per Telefon durchzuführen.
  7. Suchen Sie mehrere Perspektiven. Führungskräfte verbringen oft nicht genügend Zeit mit einzelnen Mitarbeitern, um eine ganzheitliche Sicht auf ihre Arbeitsweise zu bekommen. Im 360°-Feedback-Modell laden Mitarbeiter ihre Kollegen ein, um ihre Leistung zu bewerten. Durch das Feedback aus einem vielfältigen Querschnitt von Rollen und Fachgebieten können die Mitarbeiter ein breites Verständnis für ihre Stärken und Schwächen entwickeln. Vermeiden Sie vor allem, Mitarbeitergespräche zu einer Top-down-Bewertung zu machen, die tiefer liegende und verborgene Ursachen, Frustrationen, Umstände, Gedanken etc. nicht berücksichtigt, die jedoch mit einer gründlicheren Vorgehensweise geäußert  werden könnten.
  8. Fragen Sie zuerst nach einer Selbsteinschätzung. Eröffnen Sie das Gespräch, indem Sie die Mitarbeiter bitten, ihre eigene Leistung zu bewerten. Mitarbeiter können Leistungen hervorheben, die möglicherweise übersehen wurden oder mehr Kontext für Projekte bieten, die schiefgelaufen sind. Es kann nützlich sein, dass Mitarbeiter ihre eigene Leistung anhand derselben Kennzahlen messen, die auch von ihren Kollegen oder Vorgesetzten herangezogen werden. Die Identifizierung von Lücken zwischen der Wahrnehmung ihrer eigenen Arbeit und der Außenwahrnehmung von Kollegen ist ein guter Ausgangspunkt für Verbesserungen.
  9. Beginnen Sie mit lockerem Small Talk. Es sollte eine möglichst gelassene Atmosphäre geschaffen werden. Wenn die Umgebung zu formell oder unangenehm ist, kann es für den Mitarbeiter, den Sie gerade beurteilen, störend sein. Er oder Sie könnten sich so nervös und unwohl fühlen, dass sie nicht viel von dem Feedback behalten, das sie bekommen.
  10. Seien Sie ehrlich und direkt. Viele Manager vermeiden negatives Feedback und geben ihren Mitarbeitern – ob bewusst oder nicht – positivere Bewertungen, um ein unangenehmes Gespräch zu vermeiden. Andere mögen dies sogar tun, um das Ansehen ihrer Abteilung im Unternehmen zu erhöhen. Es ist ebenso schädlich, eine niedrigere Punktzahl zu geben. Dies kann schnell zu einer schlechten Moral und hoher Fluktuation der besten Mitarbeiter führen. Ein weiterer Grund zur Vorsicht: Irreführende Leistungsbeurteilungen können als Beweismittel in einer unrechtmäßigen Kündigungsklage eingereicht werden.
  11. Machen Sie keine Versprechungen, die Sie nicht halten können. Jährliche Leistungsbeurteilungen werfen Themen wie Gehaltserhöhungen, Boni und Vertragsverlängerungen auf. Vermeiden Sie es, Zugeständnisse oder auch nur Andeutungen über Sachverhalte zu machen, die noch nicht endgültig feststehen.
  12. Vergleichen Sie Mitarbeiter nicht. Während einige Mitarbeiter einen Maßstab für die Leistung Ihrer Abteilung setzen können, sind andere Mitarbeiter aufgrund von Faktoren, die außerhalb ihrer Kontrolle liegen, dazu möglicherweise nicht in der Lage. Die Nennung anderer Mitarbeiter in einem Feedbackgespräch ist für die Person, deren Leistung Sie gerade bewerten sollen, sehr demoralisierend.
  13. Seien Sie offen für schwierige Fragen. Niemand hat alle Antworten, und Ihre Mitarbeiter werden das verstehen. Wenn Sie während des Mitarbeitergesprächs keine gemeinsame Lösung finden können, verpflichten Sie sich, dieses Problem weiterhin zu bearbeiten und eine Antwort zu finden.
  14. Nehmen Sie sich in Acht vor einem rein numerischen Bewertungssystem. Die Bewertenden könnten aufgrund von Monotonie und Routine die ersten Bewertungsbögen positiver ausfüllen als die gegen Ende. Außerdem neigen bei numerischen Systemen Bewertende dazu, Mitarbeiter nur in der Nähe des Durchschnitts zu bewerten, um nicht extrem zu wirken.
  15. Seien Sie präzise. Wenn Sie möchten, dass ein Mitarbeiter besser organisiert ist, nennen Sie ein Beispiel, in der seine Arbeit unzureichend organisiert war (vielleicht wurde eine Frist verpasst?). Sich das ganze Jahr über Notizen zu machen, kann Ihnen helfen, Ihr Gedächtnis aufzufrischen, sobald es wieder Zeit für die Leistungsbeurteilung wird. Mitarbeiter können frustriert werden, wenn sie einen Kritikpunkt nicht mit einem erkennbaren Fehler verbinden können. Es ist für den Mitarbeiter immer hilfreicher, sich bei Feedbackgesprächen auf Ursache und Wirkung zu konzentrieren, anstatt vage Kritik auf der Grundlage oberflächlich wahrgenommener Situationen zu üben.
  16. Definieren Sie die nächsten Schritte. Wenn die Leistung eines Mitarbeiters ständig Ihren Qualitätsansprüchen nicht genügt, sollten Sie mit ihm an einem Aktionsplan arbeiten, um die Qualität der Arbeit an Ihre Standards anzupassen. Untersuchen Sie alle exogenen Faktoren, die zu einer weniger als zufriedenstellenden Leistung beitragen. Bieten Sie Unterstützung und Coaching an, wo Sie können, und lassen Sie die Mitarbeiter wissen, dass Sie da sind, um zu helfen.
  17. Lassen Sie sich Zeit. Leistungsbeurteilungen sind ein zeitaufwändiger Prozess, aber die Mitarbeiter sind emotional stark an den Ergebnissen interessiert. Bei einem so wichtigen Gespräch wollen die Mitarbeiter wissen, dass die Qualität ihrer Arbeit geschätzt und sorgfältig geprüft wird. Nehmen Sie sich genügend Zeit, um ein aufrichtiges und rücksichtsvolles Feedback zu geben.
  18. Wählen Sie Ihre Worte bedacht. Wenn Sie wissen, dass eine Bewertung schwierig sein wird, planen Sie, wie Sie Ihr Feedback formulieren möchten. Es gibt eine unendliche Anzahl von Möglichkeiten, wie Sie Ihre Vorschläge in Worte fassen können. Versuchen Sie, einen Weg zu finden, das notwendige Feedback auf eine Weise zu äußern, die respektvoll mit dem Mitarbeiter umgeht.
  19. Stehen Sie hinter Ihren Meinungen. Wenn Sie eine negative Bewertung abgeben müssen, hilft alles nichts: Bleiben Sie bei der Wahrheit, denn ehrliche Leistungsbewertungen sind essenziell für den Erfolg des Mitarbeiters und des Unternehmens. Außerdem hat es jeder Mitarbeiter verdient, dass er eine ehrliche Meinung hinsichtlich seiner geleisteten Arbeit erhält.
  20. Beenden Sie das Mitarbeitergespräch mit einer positiven Bemerkung. Leistungsbeurteilungen sind stressig und belasten die Mitarbeiter emotional. Das Mindeste, was ein Manager tun kann, ist, dem Mitarbeiter das Gefühl zu geben, dass die Erfahrung aus diesem Jahresgespräch eine wertvolle Investition in sein berufliches Fortkommen war. Versuchen Sie, das Gespräch mit beiläufigeren Themen wieder aufzulockern und vermitteln Sie dadurch Sicherheit.

Mitarbeitergespräche dürfen nichts sein, wovor sich Ihre Mitarbeiter fürchten. Mit der richtigen Kombination aus Vertrauen, umsetzbarem Feedback und Anerkennung können Leistungsbewertungen die Mitarbeiter motivieren, sich zu verbessern. Es kann durchaus einige Durchläufe dauern, bis ein Leistungsbewertungsmodell gefunden ist, das Management und Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, positive Veränderungen vorzunehmen. Versuchen Sie, konstant daran zu arbeiten, eine Leistungsbeurteilung zu erarbeiten, die optimal für Ihr Unternehmen geeignet ist.

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