5 Tipps für den optimalen Onboarding-Prozess

by Clemens Geer - Juni 29, 2017

Der Onboarding-Prozess ist entscheidend für Unternehmen, denn der Start eines neuen Mitarbeiters hat einen großen Einfluss auf die weitere Entwicklung und Produktivität. Es entscheidet sich, ob der Neue sich willkommen fühlt, gerne mitarbeitet und sich gut ins Team und ins Unternehmen integriert. Es geht nicht darum, neue Mitarbeiter möglichst schnell in die Arbeit zu stürzen. Sie sollen sich viel mehr willkommen fühlen und das Unternehmen kennenlernen. Die Eingliederung in Unternehmensstruktur, -kultur und -prozesse ist entscheidend. Ein gut durchdachter und designter Onboarding-Prozess ist eine spannende und für den weiteren Verlauf des Verhältnisses zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber wichtige Erfahrung.

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Ob in der Grundschule, der Schule, an der Uni oder im ersten Job, wir erinnern uns häufig sehr genau an den ersten großen Tag eines neuen spannenden Lebensabschnitts. Auch in einem neuen Job ist das nicht anders. Der erste Tag kann überwältigend und nervenaufreibend sein – aber dennoch spannend und produktiv. Einen “Neuling” mit den Unternehmenszielen und -werten von Tag Eins an vertraut zu machen kann helfen, die anfängliche Nervosität etwas zu mildern. Es gibt kein besseres “Herzlich Willkommen” als ein erfolgreicher und gut durchdachter Onboarding-Prozess.

Machen Sie die ersten Tage unvergesslich; Letztendlich gibt es keine zweite Chance für den ersten Eindruck, und dieser wichtige erste Eindruck ist bereits in einem Blinzeln vorüber. Genauer gesagt zwischen 34 und 100 Millisekunden.
Wir haben fünf erfolgversprechende Tipps für Ihren Onboarding-Prozess zusammengetragen:

1. Nehmen Sie den Prozess vom ersten Tag an ernst

Das Onboarding ist ein Prozess, der sicherstellt, dass sich neue Mitarbeiter Willkommen fühlen und schnell und erfolgreich im Unternehmen eingliedern. Dieser Eingliederungsprozess ist eine sehr persönliche Erfahrung zwischen Angestelltem und Unternehmen und kann Wochen, wenn nicht sogar Monate, dauern.
Den Onboarding-Prozess ernstzunehmen ist äußerst entscheidend. Der oft zitierte Satz “get them in and get them working”, der in etwa bedeutet, dass man neue Mitarbeiter am besten integriert, indem man sie gleich in die Arbeit stürzt, ist ein weit verbreiteter Irrglaube. Eine Umfrage von OfficeTeam zeigt, dass eine erstaunlich große Menge, in Zahlen 54%, der Arbeitnehmer beim Antreten eines neuen Jobs bisher wenigstens ein Mal auf Hindernisse gestoßen ist.

Um Ihren neuen Angestellten zum Erfolg am ersten Tag zu verhelfen ist folgendes zu beachten:

  • Klären Sie den Dresscode und die Arbeitszeiten ab und sorgen Sie dafür, dass jeglicher notwendiger “Papierkram” bereits am ersten Tag erledigt werden kann

 

  • Schaffen Sie bereits vor Ankunft des/der neuen Angestellten einen sauberen und komfortablen Arbeitsplatz

 

  • Bereiten Sie ein freundliches und passendes Willkommensgeschenk vor

Häufig haben neue Mitarbeiter vor Ihrer Ankunft eine Art “Disney-Version” ihres ersten Arbeitstages im Kopf. Das führt dazu, dass Realität und Vorstellung krachend miteinander konfrontiert werden und für Frust und Resignation sorgen. Der erste Arbeitstag darf daher ruhig angenehm gestaltet werden. Erfolgreiches Onboarding beginnt schon bei der Vorbereitung und sollte sehr ernst genommen werden und gut durchdacht sein.

2. Werden Sie persönlich

Teilen Sie Ihr Wissen und inspirieren Sie Neulinge dazu, Erfahrungen zu teilen und Erwartungen an den neuen Job zu äußern. Das Forbes-Magazin empfiehlt, den Onboarding-Prozess so persönlich wie möglich zu gestalten. Der Prozess stellt eine großartige Möglichkeit dar, mehr über die neuen Angestellten zu erfahren, als Sie es im Bewerbungsgespräch je hätten tun können.

Während der ersten Woche sollten Sie:

  • den neuen Angestellten eine Tour durch die Bürogebäude anbieten und den Aufbau erklären

 

  • den neuen Angestellten einen Mentor zuweisen, um ihnen bei Fragen und Unsicherheiten zu helfen

 

  • für die neuen Angestellten ein kurzes Manager und/oder Supervisor Meeting einplanen

Ebenso kann es hilfreich sein, Coaching-Sessions zwischen Führungskräften und neuen Mitarbeitern zu vereinbaren. Diese Sessions helfen den neuen Angestellten die Anlaufphase schneller zu bestehen und eine Verbindung zum Unternehmen und dessen Werten aufzubauen.

3. Anerkennung und Belohnung

Anerkennung, egal in welcher Form und Größe, ist extrem sinnvoll und wichtig. Neulinge wie bestehende Angestellte bekommen dadurch das Gefühl wertgeschätzt zu werden. Mitarbeiterzufriedenheit spielt für neue Mitarbeiter eine ebenso große Rolle, wie für bestehende.
Geben Sie Ihren Angestellten die Anerkennung, die sie verdienen, durch kleine Aufgaben und Belohnungen. Machen sie einen guten Job, gliedern sich schnell ein und finden sich im neuen Job gut ein? Setzen sie die Aufgaben, die ihnen delegiert werden, schnell und erfolgreich um? Zeigen Sie ihnen Anerkennung für die erfolgreichen ersten Schritte im Unternehmen. Auch kleine Aufgaben, in etwa das Einrichten der E-Mail-Signatur oder die persönliche Vorstellung im Intranet beschäftigen neue Angestellte und geben ihnen das Gefühl produktiv zu sein. Nach einigen Wochen können Sie wiederum die kleinen und großen Zielerreichungen der neuen Angestellten im Onboarding-Prozess bewerten und belohnen.

4. Sammeln Sie Feedback

Die ersten 90 Tage sind entscheidend für einen neuen Angestellten. Eine Studie der Wynhurst Group, nach der rund ein Fünftel der Mitarbeiter den neuen Job bereits innerhalb der ersten 45 Tage wieder verlässt, zeigt dies deutlich. Indem Sie Feedback von Ihren Angestellten sammeln, sind Sie in der Lage zu erfahren, wie neue Mitarbeiter von Ihrem Onboarding-Prozess profitieren. Möglicherweise haben sie ein sehr aktivierendes und interaktives Onboarding-Programm, aber Ihre Angestellten halten es für sinnlos und ineffektiv. In dem Fall wäre es allenfalls eine Verschwendung von Ressourcen und Geld. Eine Onboarding-Umfrage ist eine großartige Möglichkeit, um während des Onboarding-Prozesses Mitarbeiterfeedback zu erhalten. Ebenso helfen Sie damit zukünftigen neuen Angestellten, die bald schon denselben Prozess durchlaufen werden. Bleiben Sie up-to-date und überprüfen Sie regelmäßig, ob und wie Sie Ihren neuen Angestellten während des Onboarding-Prozesses helfen können, sie zu fördern und sie zu ermutigen. Viele Unternehmen verpassen diese Möglichkeit, wertvolles Feedback in den ersten Wochen nach neuen Anstellungen zu sammeln. Zeigen Sie Ihre großartige Unternehmenskultur, indem Sie Ihren Onboarding-Prozess stetig verbessern und eine einfache, 5-minütige Umfrage implementieren, die zeigt, dass Ihnen der Prozess wichtig ist.
In Ihrer Onboarding-Umfrage können Sie den neuen Angestellten beispielsweise diese Musterfragen stellen:

  • Was war für Sie der nützlichste Teil des Onboarding-Prozesses?

 

  • Gibt es etwas, das Sie dem Prozess hinzufügen oder ändern würden, um ihn zu optimieren?

 

  • Auf einer Skala von 1 – 5, wie willkommen haben Sie sich am ersten Tag gefühlt?

 

  • Erfüllt der Job Ihre Erwartungen?

 

  • Was war die größte Herausforderung mit der Sie bisher konfrontiert waren?

5. Seien Sie erreichbar

Erlauben Sie den neuen Angestellten Face-to-Face Gespräche mit Ihnen, nachdem der erste Tag vorbei ist. Fragen Sie nach, wie ihre Erwartungen waren, ob diese erfüllt wurden und wie das Team die neuen Angestellten in den nächsten Wochen unterstützen kann. Seien Sie zur Beantwortung aller Fragen und Klärung aller Bedenken bereit und verfügbar. Sorgen Sie ebenfalls für informierende Meetings zwischen HR und den neuen Angestellten, um sicher zu stellen, dass diese sich auf dem richtigen Pfad befinden. Bieten Sie Transparenz und, und das ist das Wichtigste, hören Sie den neuen Angestellten zu! Die neuen Mitarbeiter werden sich so voll ins Unternehmen integriert fühlen. Vergessen Sie ebenfalls nicht, sich angemessen für die gute Arbeit und Ehrlichkeit zu bedanken.
Wenn Sie diese Tipps beherzigen, so können Sie erfolgreich einen sinnvollen zu Ihrem Unternehmen passenden Onboarding-Prozess aufsetzen.

Weitere Inspiration können auch andere Unternehmen bieten.

Gerade in den USA kommen immer wieder interessante und ungewöhnliche Onboarding-Prozesse zum Einsatz. Wir haben ein paar kreative Vorgehensweisen zusammengetragen die Sie inspirieren können.

Twitter: Frühstück von ganz oben

So sieht das Onboarding bei Twitter aus:
Am ersten Arbeitstag finden neue Twitter-Mitarbeiter ihren Schreibtisch inklusive fertig eingerichtetem PC und Willkommensgeschenken vor. Anschließend wird gefrühstückt, und zwar nicht mit irgendwem. Der CEO höchstpersönlich gesellt sich zu “den Neuen”, um bei Kaffee und Brötchen mehr über diese zu erfahren. Danach gibt es eine Tour durch das Unternehmen. In Kleingruppen wird danach besprochen, welche Tools und Systeme der Neuankömmling brauchen wird und kennenlernen sollte. Wem das nicht schnell genug ist, der kann die Projekte und Leads anderer Teams kennenlernen, indem er freitags an wechselnden Präsentationen teilnimmt.

Facebook: Ab ins Bootcamp

Bei Facebook wird die Einarbeitungsphase der Mitarbeiter fröhlich als Bootcamp bezeichnet. Das fast zweimonatige Programm wird genutzt um frühestmöglich Führungsqualitäten zu entwickeln, Teambuilding zu stärken und den neuen Angestellten beizubringen immer den höchsten Standard für die eigene Arbeit als Anspruch zu haben. Erstaunlicherweise werden neue Mitarbeiter nicht in Teams gesteckt sondern von Abteilung zu Abteilung geschleust, um beim Entstehen von Problemen und dem Umgang mit diesen zuzusehen. Somit erhalten sie einen umfassenden Überblick auf das Unternehmen vom ersten Tag an.
Teams werden vorgestellt und Organisationsstrukturen und Unternehmenskultur nähergebracht. Es ist also harmloser als der militärische Name befürchten lässt.

Google: Je früher, desto besser

Es ist kein Geheimnis, dass sich niemand so gut mit Analysen auskennt wie der Suchmaschinen-Riese Google. Google ist es unlängst gelungen, neue Mitarbeiter 25% schneller zur vollständigen Produktivitätsentfaltung zu lotsen.
Anstelle sich erst am Montag, an dem die neuen Mitarbeiter eintreffen, Gedanken über diese zu machen, hat sich das Google HR-Team dazu entschlossen, den Prozess bereits Sonntags zu starten, indem man eine Erinnerungs-E-Mail an die Führungskräfte schickt, bevor die “Noogler” (Neue Googler) am nächsten Tag starten. Diese Mails weisen die Führungskräfte dezent darauf hin, sich über die fünf Themen Gedanken zu machen, die laut Googles internen Daten überlebenswichtig für das Onboarding sind. Die Manager sollen daran denken

  • Gespräche über die Rolle und Verantwortlichkeiten des “Nooglers” zu führen

 

  • Einen Paten oder Mentor zu finden

 

  • den “Noogler” seinem neuen Team vorzustellen

 

  • in den ersten sechs Monaten einmal im Monat zu checken, wie es dem “Noogler” ergeht und ob er Schwierigkeiten hat

 

  • ihn zum offenen und ehrlichen Dialog zu ermutigen

Wichtig ist hier, dass die Manager nicht dazu gezwungen sind. Google erinnert sie lediglich daran, dass diese 5 Schritte bisher erwiesenermaßen zum Erfolg bei neuen Angestellten geführt haben, und daher sinnvoll seien.
Wenn Führungskräfte erst am Tage der Ankunft anfangen sich Gedanken darüber zu machen wie das Onboarding von statten gehen kann, macht es Sinn diesen nahezulegen sich vorzeitig damit zu beschäftigen.

Zappos: “Das Angebot”

Die Schuh-Firma Zappos aus Nevada ist bekannt dafür, eine besonders spezielle und originelle Strategie in Bezug auf ihre neuen Angestellten zu haben.
Das 1,2 Milliarden Dollar Unternehmen Zappos verdankt seinen Erfolg nicht nur seinen zufriedenen Kunden sondern auch der Art und Weise, wie es mit dem Einstellen neuer Mitarbeiter umgeht. Laut Bill Taylor vom Harvard Business Review werden neu Angestellte vier Wochen lang gecoacht, um in die Unternehmensstruktur, -strategie und -kultur einzutauchen und diese zu verinnerlichen. Während dieser Zeit erhalten die Neuen bereits ihr volles Gehalt. Nach ungefähr einer Woche offeriert Zappos den neu Angestellten “Das Angebot”.

“Wenn Sie hier und jetzt kündigen, bezahlen wir Ihnen den Betrag für die Zeit, die Sie für uns gearbeitet haben. Zusätzlich bieten wir Ihnen noch einen Bonus von $ 1.000 an.” (Ja, Sie lesen richtig!)

Die Frage ist: Warum? Ganz einfach. Wenn die neuen Angestellten bereit sind, dieses Angebot anzunehmen, ist somit auch klar, dass sie sich nicht wirklich mit dem Unternehmen verbunden fühlen. Und nach genau dieser Art von Mitarbeitern sucht Zappos nicht.
Das Level an Energie und der Aufwand, den Zappos betreibt, unterscheidet sie von anderen Unternehmen. Interessant ist, dass lediglich 10 % der neuen Angestellten “Das Angebot” nutzen und sich mit dem Geld “vom Acker machen.”

Netflix: Große Brötchen backen

In einer Diskussion auf dem Forum Quora, äußerte sich unlängst Poorna Udupi, Ingenieur bei Netflix, zum Onboarding-Prozess des Streaming-Anbieters
Besonders hervorstechend ist, dass Netflix neuen Mitarbeitern unmittelbar die Möglichkeit gibt, gleich zu Beginn an großen und wichtigen Projekten teilzunehmen und sich einzubringen. Poorna Udupi beispielsweise konnte sich sofort an der Umsetzung der Netflix-App für AppleTV beteiligen.
Nur vier Monate nachdem er begonnen hatte dort zu arbeiten sah er seine Arbeit schon bei Tausenden Kunden in Benutzung. Wertschätzung und Vertrauen vom ersten Tag an.
Auch sonst ist der Onboarding-Prozess gut durchdacht:

  • Jegliche Technik ist bereits vor Ankunft des neuen Mitarbeiters installiert und eingerichtet

 

  • Jeder neue Mitarbeiter bekommt einen Mentor zugeteilt

 

  • Die oberen Führungskräfte, inklusive CEO Reed Hastings, halten Meetings mit allen neuen Mitarbeitern ab

 

  • Auf Anfragen wird unmittelbar reagiert

Es lässt sich klar herauslesen, dass es Netflix vor allem darum geht, Vorraussetzungen für die bestmögliche Leistung der neuen Mitarbeiter zu schaffen. Und das von Beginn an.

Diese 5 Tipps in Kombination mit hilfreichen Beispielen für Onboarding sind eine gute Grundlage, einen eigenen Prozess zu entwickeln und zu implementieren. Wenn Ihnen Tipps fehlen, Sie Ergänzungen haben oder Ihnen selbst kreative oder kuriose Onboarding-Prozesse aus anderen und vielleicht sogar Ihrem Unternehmen bekannt sind, freuen wir uns über Anregungen im Kommentarbereich.

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