Feedback-Gespräch vorbereiten – Tipps, Dos & Don’ts

by Elena Erdmann - Oktober 27, 2021

Feedback ist wichtig – und das nicht nur für Mitarbeiter. Es ist ein zentrales Instrument in der Personalführung: Nur wenn sie regelmäßig Feedback erhalten, können Mitarbeiter optimal gefördert und gefordert werden. Die obligatorischen Feedbackgespräche stehen in vielen Unternehmen zum Jahresende an. Viele Mitarbeiter, aber auch Führungskräfte sind allerdings verunsichert, wenn ein Feedbackgespräch ansteht.

Einige Tipps und Tricks sowie Dos and Don’ts, die sowohl Vorgesetzten und HR-Verantwortlichen als auch Mitarbeitern helfen können, das Beste aus dem nächsten Mitarbeitergespräch herauszuholen, haben wir Ihnen hier zusammengestellt.

Warum ist regelmäßiges Feedback gut?

Feedbackgespräche haben den Zweck, dass Mitarbeiter mit ihren Vorgesetzten offen und ungestört den aktuellen Status Quo der Zusammenarbeit besprechen können. Feedback hilft dabei, einzuschätzen, wo ein Mitarbeiter gerade in seiner persönlichen Entwicklung und mit seiner individuellen Leistung steht.

Außerdem helfen regelmäßige Feedbackgespräche, Optimierungspotenzial aufzudecken und die eigenen Leistungen zu reflektieren– und zwar nicht nur aus der eigenen rosarot-verklärten Perspektive. Vorgesetzte haben einen anderen, übergeordneten Blickwinkel und auch andere Erwartungen an die Mitarbeiter. Sie sehen vielleicht auch Entwicklungspotenzial fürs Team, das der einzelne Mitarbeiter (noch) nicht sieht.

Erhält ein Mitarbeiter regelmäßig Feedback in Form von Lob und Anerkennung von seinem Vorgesetzten, erkennt er leichter, worin er gut ist. Das gleiche gilt bei konstruktiv vermittelter Kritik. Beides hilft Mitarbeitern, den Fokus auf ihre Stärken zu legen und die genannten negativen Punkte künftig anders anzugehen.

Feedback gibt Mitarbeitern außerdem Sicherheit. Sie wissen, woran sie sind, ob ihr Verhalten und ihre Leistungen den Erwartungen der Führungskraft entsprechen und ob sie ihren Job richtig machen. Mit dieser Sicherheit im Hinterkopf, fällt es den Mitarbeitern leichter, sich auf ihre Aufgaben zu konzentrieren.

Durch Feedback können außerdem Missverständnisse aus der Welt geschafft werden. Ein offenes Gespräch verbessert die Kommunikation und hilft Führungskräften, die Perspektive des Mitarbeiters nachzuvollziehen und zu verstehen, warum er so handelt, wie er handelt.

Letztendlich verbessert sich durch regelmäßiges Feedback auch das Arbeitsklima im Unternehmen. Das Vertrauen und das Verständnis zwischen den Beteiligten wächst, Probleme werden zeitnah angesprochen und Frust staut sich seltener über einen langen Zeitraum an.

Insgesamt sind Mitarbeitergespräche gut für die Produktivität und damit auch den Erfolg des Unternehmens. Durch die Rückmeldung wissen Angestellte, ob sie auf dem richtigen Weg sind und können im Fall von Kritik schnell darauf reagieren.

Ein Feedbackgespräch ist unterm Strich also eine echte Chance für Chef und Mitarbeiter und ein machtvolles Führungsinstrument – allerdings nur, wenn es richtig eingesetzt und im Vorfeld gut vorbereitet wird.

Deshalb ist gute Vorbereitung für Feedbackgespräche so wichtig

Feedbackgespräche sollten alle Beteiligten (sowohl Angestellte als auch Vorgesetzte) als Möglichkeit sehen, Rückmeldung zu geben, sich offen auszutauschen und dabei auch die ein oder andere Sache anzusprechen, die vielleicht nicht so gut gefällt.

Das gelingt allerdings nur, wenn sich beide Seiten vorab Gedanken gemacht haben und wissen, was sie ansprechen möchten.

Hat sich ein Vorgesetzter vor dem Gespräch überhaupt nicht mit den Leistungen seines Mitarbeiters beschäftigt, wird er kaum fundiert rückmelden können, wie er Arbeit und Verhalten bewertet und wo vielleicht noch Schwachstellen sind.

Umgekehrt sollten Arbeitnehmer sich gut überlegen, was ihnen wichtig ist – schließlich haben sie mit solchen Feedbackgesprächen die Gelegenheit, ihren Arbeitsalltag erheblich zu verbessern.

So geht’s: Mitarbeitergespräch richtig vorbereiten

Gut vorbereitet ist halb gewonnen. Deshalb haben wir einige hilfreiche Praxistipps zusammengetragen, die nützlich sein können, wenn wieder ein Feedbackgespräch ansteht – sowohl aus Sicht des Mitarbeiters als auch aus der des Vorgesetzten.

Zwei runde Holzblöcke mit traurigem Gesicht, daneben gestapelte Holzwürfel und ein runder Holzblock mit lachendem Gesicht

Vorbereitung als Mitarbeiter

Mitarbeiter haben in Feedbackgesprächen keineswegs nur die Rolle des passiven Zuhörers, der die Rückmeldung des Vorgesetzten aufnimmt und sich auf eine Welle der Kritik gefasst macht.

Stattdessen sind sie genauso dafür verantwortlich, dass ein Feedbackgespräch erfolgreich verläuft. Denn wer sich nicht aktiv am Gespräch beteiligt, macht es dem Chef schwierig bis unmöglich, ein gutes Feedbackgespräch zu führen. Gute Vorbereitung ist deshalb das A und O.

Dos

  • Falls Sie neu im Unternehmen sind: Machen Sie sich mit dem firmeninternen Prozedere vertraut.
  • Stellen Sie sich auf Ihren Vorgesetzten ein. Wie tickt Ihr Chef?
  • Machen Sie sich Gedanken: Reflektieren Sie Ihre Leistungen und hinterfragen Sie Ihre Arbeit. Was lief gut? Was weniger gut – und warum? Finden Sie Belege für Ihre Erfolge.
  • Überlegen Sie sich, welche Kritik Ihr Vorgesetzter an Ihnen üben könnte und legen Sie sich dafür schon im Vorfeld Antworten zurecht.
  • Definieren Sie für sich selbst Wünsche und Ziele. Überlegen Sie sich konkrete Vorschläge, wie die Zusammenarbeit künftig verbessert und Ihr Talent gefördert werden kann, z. B. durch Weiterbildungen. So können Sie den Inhalt des Gespräches aktiv mitgestalten.

Dont’s

  • Verfallen Sie nicht in eine Abwehrhaltung. Versuchen Sie nicht, sich herauszureden.
  • Lästern Sie im Feedbackgespräch nicht über Kollegen oder Chefs.
  • Werden Sie während des Gespräches nicht emotional, sondern stehen Sie zu Ihren Misserfolgen genauso wie zu Ihren Erfolgen.
  • Lassen Sie wenn möglich Privates außen vor – auch wenn es möglicherweise ein Grund für eine schlechte Leistung war. Konzentrieren Sie sich lieber auf konkrete Möglichkeiten, Fehler künftig zu vermeiden.
  • Verzichten Sie auf Schuldzuweisungen. Formulieren Sie Ihre Argumente stattdessen lieber als „Ich-Botschaften“, in denen Sie Ihre Sichtweise schildern.

Vorbereitung als Führungskraft

Für viele Führungskräfte ist das jährliche Feedbackgespräch mit den Mitarbeitern ein lästiger Pflichttermin – der dann auch noch fälschlicherweise dazu genutzt wird, sämtliche Kritik loszuwerden, die sich im vergangenen Jahr angestaut hat.

Entsprechend häufig sitzen Vorgesetzte ihren Mitarbeitern im Feedbackgespräch gar nicht oder nur schlecht vorbereitet gegenüber. Dabei können gut vorbereitete Feedbackgespräche auf Augenhöhe die Motivation fördern und helfen, den Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden.

Aus Sicht des Vorgesetzten ist es für die Vorbereitung eines Feedbackgespräches wichtig, sich in den Arbeitnehmer hineinzuversetzen. Was motiviert ihn? Wie ist sein Charakter? Stellen Sie sich auf den Menschen ein, der Ihnen gegenübersitzen wird.

Schaffen Sie zu Beginn des Gesprächs eine vertrauensvolle Atmosphäre. Begegnen Sie Ihrem Angestellten nicht von oben herab, sondern auf Augenhöhe. Signalisieren Sie Interesse an seiner Person und lassen Sie Ihren Mitarbeiter spüren, dass das ein Gespräch wird, in dem beide Seiten gleichermaßen zu Wort kommen werden.

Eine Frau mit weißer Bluse, Brille und Laptop in der Hand steht neben einem Mann in blauem Hemd, der am Schreibtisch sitzt mit Stift und Papier

Ablauf im Feedbackgespräch: drei Phasen

Damit Sie sich optimal vorbereiten können, sollten Sie sich einmal den typischen Ablauf eines Feedbackgesprächs klarmachen. Solche Gespräche starten normalerweise mit einer Runde Smalltalk zum Gesprächseinstieg und sind dann meistens in drei Phasen aufgeteilt.

In Phase 1 dreht sich alles um Analyse und Feedback. Sie besprechen, welche Aufgaben ein Mitarbeiter aktuell übernimmt und welche Erfolge im vergangenen Jahr erzielt wurden. Sprechen Sie bei der Gelegenheit außerdem an, ob gesteckte Ziele erreicht wurden – und ob es möglicherweise Kritikpunkte gibt, an denen man arbeiten sollte. Auch die generelle Mitarbeiterzufriedenheit kann in dieser Gesprächsphase ein Thema sein.

In Phase 2 geht es um Planung und Ziele. Sie besprechen eventuelle Veränderungen, planen gemeinsam (neue) Aufgaben und legen fest, welche Ziele Sie bis zum nächsten Feedbackgespräch erreichen möchten.

Phase 3 widmet sich dann der Zukunft. Hier geht es um Perspektive und Entwicklung. Sie sprechen über berufliche Perspektiven, persönliche Wünsche (vor allem aus Mitarbeitersicht) und Entwicklungsoptionen. In dieser Phase können zum Beispiel auch konkrete Möglichkeiten zur Weiterbildung besprochen werden.

Feedbackgespräch: Checkliste für Mitarbeiter

Kurz bevor der große Moment gekommen ist, hilft es, im Geiste noch einmal die wichtigsten Punkte für das Gespräch durchzugehen. Mitarbeiter sollten sich deshalb unbedingt fragen:

  • Habe ich mich vorab gut genug über den Ablauf des Gesprächs informiert?
  • Bin ich offen für konstruktives Feedback?
  • Kann ich meine Arbeitsleistung einschätzen?
  • Kenne ich meine Schwächen?
  • Weiß ich, welche Punkte ich ansprechen möchte?
  • Habe ich meine Ziele klar definiert?

Weitere Fragen, die als Leitfaden für das Gespräch verwendet werden können und auch helfen, sich über die oben genannten Fragen klarzuwerden sind:

  • Was habe ich im letzten Jahr erreicht?
  • Welche Projekte habe ich erfolgreich abgeschlossen?
  • Welche Ziele aus dem letzten Mitarbeitergespräch habe ich erfüllt?
  • Woran muss ich noch arbeiten und warum?
  • Wohin möchte ich mich weiterentwickeln?
  • Was fehlt mir an meinem Arbeitsplatz?
  • Welche Ziele setze ich mir selbst?
  • Welche Fortbildungen halte ich für meine persönliche Entwicklung für sinnvoll?
  • Wie könnte ich meine Fähigkeiten noch besser für mein Unternehmen einsetzen?
  • Welche meiner Fähigkeiten werden vielleicht noch nicht genutzt?

Timing ist alles: der perfekte Zeitpunkt für Mitarbeitergespräche

Idealerweise finden Feedbackgespräche regelmäßig in einem festgelegten Turnus statt. Man könnte sagen, sie sollten eine Art Ritual im Arbeitsalltag sein. Ein gängiger Rhythmus ist dabei halbjährlich oder jährlich. Ansonsten ist auch kurz vor Abschluss eines größeren Projekts ein guter Zeitpunkt für Feedbackgespräche.

Egal, in welchen Abständen Sie das Gespräch ansetzen: Legen Sie den genauen Termin immer mindestens zwei bis drei Wochen im Voraus fest und planen Sie am besten gut eine Stunde dafür ein. Solche Gespräche sollten nicht zwischen Tür und Angel stattfinden.

Zwei Frauen sitzen an einem Schreibtisch - Frau mit braunen langen Haaren in blauer Bluse gibt Feedback an die andere Frau

Feedbackgespräch vorbereiten FAQ

Worum geht es im Feedbackgespräch?

In einem Feedbackgespräch geht es in erster Linie darum, sich gegenseitig Feedback zur aktuellen fachlichen und zwischenmenschlichen Situation zu geben. Probleme werden angesprochen und es wird festgelegt, wie weiter vorgegangen wird – das heißt, Zielvorgaben und Möglichkeiten zur Weiterentwicklung werden besprochen.

Wie sollte Feedback formuliert sein?

Feedback sollte „brauchbar“ formuliert sein. Das bedeutet, es sollte sachlich vorgebracht werden, nachvollziehbar sein und ausdrücken, dass es sich dabei immer um ein persönliches Empfinden handelt. Außerdem sollte es über aktuelle Gefühle oder Bedürfnisse informieren und konkrete Handlungswünsche transportieren.

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