Die richtige HR-Software finden – so geht’s (Interview und Checkliste)

by Elena Erdmann

Eine HR-Software auszuwählen, die wirklich zum Unternehmen passt, gestaltet sich oft schwierig. Das Angebot an Software für den Bereich Human Resources (HR) ist groß. Doch keine Angst, wir von Honestly wissen, worauf es ankommt und verraten Ihnen, wie Sie in wenigen Schritten die passende HR-Software finden.

Was ist HR-Software? Definition

Bevor wir genauer darauf eingehen, worauf es bei der Auswahl einer HR-Software ankommt, sollten wir zunächst kurz definieren, was sich hinter dem Begriff „HR-Software“ (auch: HR-Tool bzw. Personalmanagement-Software) eigentlich verbirgt.

Gemeint sind damit digitale Lösungen, die Unternehmen dabei helfen, den administrativen Part des Human Resource Managements zu automatisieren, zu vereinfachen und zu optimieren. Dabei kann es beispielsweise um die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Pflege von HR-Daten (digitale Personalakte) oder um die Personalentwicklung gehen.

Verschiedene Arten von HR-Software

Grundsätzlich gibt es verschiedene Arten von HR-Software – einige spezialisieren sich auf eine oder zwei spezifische Aufgaben, andere verfolgen einen All-in-one-Ansatz und vereinen möglichst viele Funktionen zu einer HR-Komplettlösung.

Ganz konkret gibt es drei Arten von HR-Software, die sich in ihrem Funktionsumfang unterscheiden:

  • Personalinformationssysteme (HRIS): Ein Personalinformationssystem zielt darauf ab, interne Prozesse zu digitalisieren und die tägliche Arbeit von Personalerinnen und Personalern zu erleichtern.
  • Human Capital Management System (HCM): Eine Software zur Verwaltung des Humankapitals unterstützt bei der Personalverwaltung (z. B. Recruiting, Ressourcenplanung, Onboarding, Performance Management) und stellt dabei den Menschen in den Vordergrund.
  • Personalmanagementsysteme (HRMS): Umfassende Personalmanagementsysteme unterstützen dabei, alle HR-Prozesse zu verwalten, digitalisieren und automatisieren – und das zentral auf einer Plattform. Es handelt sich dabei also um sogenannte „All-in-one-HR-Software“, die praktisch sämtliche Funktionen enthält.

💡 Tipp: Die wichtigsten Vorteile solcher HR-Tools sowie sechs der beliebtesten HR-Tools im Vergleich haben wir ebenfalls in einem Blogartikel zusammengefasst. Lesen lohnt sich: Wir werfen einen genaueren Blick auf die Software-Lösungen von Personio, BambooHR, Workday, SAP SuccessFactors, rexx systems und HRlab.

10 Fragen an eine People & Culture Managerin

Wir von Honestly haben mit einer People & Culture Managerin gesprochen, die sich erst vor Kurzem auf die Suche nach der perfekten HR-Software gemacht hat: Darleen Prüfer von der Hamburger Performance-Marketing-Agentur YOYABA.

Welche Kriterien bei der Auswahl ausschlaggebend waren, wie der Auswahlprozess ablief und was eine gute HR-Software können sollte, lesen Sie im Interview.

Außerdem geben wir Ihnen zum Schluss eine übersichtliche Checkliste an die Hand, sodass Sie bestens ausgerüstet sind, wenn Sie sich selbst auf die Suche nach einer HR-Software begeben.

❔ Frage #1: Wozu braucht man überhaupt HR-Software?

💬 Antwort: Das ist eigentlich ziemlich einfach. Als ich bei YOYABA angefangen habe, war im Unternehmen keinerlei HR-Software im Einsatz. Alle Personaldaten waren einfach überall verteilt gespeichert: Es gab Daten in Google Drive, Unterlagen in einem physischen Ordner – und man musste sich alles mühsam zusammensuchen, wenn man etwas gebraucht hat.

Mit einer HR-Software hat man alle Daten an einem Ort. Dort werden sie gespeichert, gepflegt und, das Wichtigste, man gelangt zeitsparend an alle Informationen. Physische Akten, die herumgewälzt werden, sind einfach nicht mehr zeitgemäß. Außerdem ist HR-Software papiersparender und tut der Umwelt gut.

❔ Frage #2: Was sollte eine gute HR-Software können? 

💬 Antwort: Man muss hier zwischen Funktionen für Personalmanagement und Recruiting unterscheiden. Ein Feature, das für das Personalmanagement sehr sinnvoll ist, ist ein sogenannter „Employee Self Service. Das heißt, alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben Zugang zum Tool und können ihre Daten selbst pflegen. Das bedeutet für Personalerinnen und Personaler weniger Aufwand, weil Änderungen – zum Beispiel an der Bankverbindung oder an der Adresse – von den Mitarbeitenden selbst eingetragen werden. Ich als Personalerin bekomme dann eine Benachrichtigung und sehe direkt, dass sich etwas geändert hat – musste es aber nicht selbst einpflegen. Das ist sehr wertvoll.

Analysen und Reports sind auch ein großes Thema. Man sollte zum Beispiel auswerten können, wie viele Menschen im Unternehmen arbeiten, wie hoch die Fluktuationsrate ist oder wie viele Personen neu eingestellt wurden.

Funktionen, die eine HR-Software erfüllen kann

Ansonsten ist es vor allem die Anpassbarkeit, die für HR-Tools wichtig ist. Es gibt viele HR-Management-Tools, die relativ starr sind und eine Struktur vorgeben, die sich nicht oder nur sehr wenig individualisieren lässt. Es gibt aber auch einige Tools, die sich davon abheben und sich wirklich (komplett) personalisieren lassen. Das geht von der Eingabemaske über individuelle Einstellungen, was Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehen (oder nicht sehen) dürfen, bis hin zu verschiedenen Templates, die man selbst anlegen kann.

Zu guter Letzt sollte man auch sogenannte „Automations“ nicht vergessen. Das heißt, Einstellungen und Regeln, die sich über das Tool setzen lassen, sodass etwas automatisch passiert, sobald eine andere Aktion abgeschlossen ist – zum Beispiel, dass automatisch ein Mitarbeiterprofil angelegt wird, wenn eine Bewerberin oder ein Bewerber erfolgreich war und als „hired“ markiert wird. So spart man sich das händische Übertragen der Mitarbeiterdaten.

❔ Frage #3: Was sind die absoluten Must-have-Funktionen von HR-Software? 

💬 Antwort: Dinge wie Krankmeldungen, Urlaubsanträge & Co. – also das komplette Abwesenheitsmanagement – gehören für mich zur absoluten Grundausstattung. Das sollte wirklich jede HR-Software können. Erfüllt ein Tool diese Grundvoraussetzungen nicht, ist es aus meiner Sicht eher unattraktiv.

❔ Frage #4: All-in-one-Lösung oder spezialisierte Tools – was ist besser?

💬 Antwort: Ich bin ein Freund davon, so wenige Tools wie möglich zu nutzen. Die perfekte Lösung für Personalmanagement und Recruiting gibt es meiner Meinung nach aber noch nicht. Entweder bieten Tools für das Human Resource Management wahnsinnig viele ausgefeilte Funktionen, sind dann aber beim Talentmanagement noch nicht ausgereift – oder andersherum.

Ich bin der Meinung, es gibt noch keine perfekte All-in-One-Lösung – leider.

Deshalb wurden es für YOYABA zwei Tools: eine HR-Software fürs Personalmanagement und eine separate Recruiting- bzw. Bewerbermanagement-Software. Die beiden Tools lassen sich natürlich miteinander verknüpfen.

❔ Frage #5: Was kostet eine HR-Software?

💬 Antwort: Hier spielt die Größe und die Art des Unternehmens eine entscheidende Rolle. Jedes Unternehmen definiert für sich anders, wo die Schmerzgrenze beim Budget liegt.

Allgemein gibt es Tools, die relativ preisgünstig sind – bei denen man aber mit einigen kleinen Abstrichen rechnen muss – sowie Softwares, die trotz niedrigem Preis sehr viele Funktionen abdecken und für die meisten kleineren Unternehmen vollkommen ausreichend sind.

Sobald man speziellere Anforderungen hat, rutscht man schnell in eine höhere Preiskategorie. Überteuerte Tools müssen aber trotzdem nicht sein – es gibt immer einen guten Mittelweg. Der kann beispielsweise um die ein- bis zweihundert Euro monatlich kosten. Teurere Tools können preislich dagegen zwischen 800 und 1.000 Euro pro Monat liegen. Die Preisspanne ist also ziemlich groß.

❔ Frage #6: Was ist der erste Schritt auf dem Weg zur perfekten HR-Software?

💬 Antwort: Ich habe mir im ersten Schritt überlegt: Was erwarte ich eigentlich von einem HR-Tool? Was muss ein Tool können, damit es sich lohnt, es in Erwägung zu ziehen? Mit diesen Überlegungen habe ich mir dann eine Checkliste erstellt und diese verwendet, um vorzuselektieren, bei welchen Tools sich ein genauerer Blick und eine Produkt-Demo lohnen.

Illustration von HR-Managern und Managerinnen, die eine Checkliste für einen HR-Software-Vergleich erstellen

❔ Frage #7: Wie läuft ein HR-Software-Vergleich konkret ab?

💬 Antwort: Wenn eine HR-Software den ersten Funktionscheck bestanden hat, habe ich mir Produkt-Demos angeschaut und mir die Funktionen von den Sales-Managerinnen und Managern der verschiedenen HR-Software-Anbieter in einem Gespräch näher erklären lassen.

Anschließend bekommt man bei den meisten Anbietern einen Test-Account, mit dem man das Tool selbst ausprobieren kann – und das sollte man meiner Meinung nach auch unbedingt ausgiebig tun. Man sollte sich nicht nur allein auf die Produkt-Demo verlassen – denn natürlich spricht jeder Anbieter vor allem positiv über sein Produkt. Erst im Selbsttest erfährt man, ob man mit der HR-Software im Arbeitsalltag wirklich zurechtkommt.

Ich habe mit den Test-Accounts zum Beispiel unterschiedliche Benutzer angelegt und mir angeschaut, wie der Zugang für Mitarbeitende aussieht. Diese Tests sind etwas zeitaufwendig, gerade wenn man mehrere Tools parallel testet. Bei mir hat sich der Testprozess über zwei (intensive) Monate gezogen. Aber: Es lohnt sich!

Nach der Testphase geht man dann noch einmal die Checkliste durch und schaut,

  • welche Punkte bei welchem Tool erfüllt sind,
  • was noch fehlt und
  • wie das Preis-Leistungs-Verhältnis ist.

Plus: Sofern man für die Entscheidung noch mit dem Management oder HR-Kolleginnen und Kollegen Rücksprache halten muss, ist nun der Moment dafür. Ich persönlich konnte bei meiner Suche autonom entscheiden, habe diesen Schritt also übersprungen.

Idealerweise ist man im Entscheidungsprozess dann an einem Punkt angelangt, in dem man noch zwei bis drei HR-Softwares in der engeren Auswahl hat. Diese lässt man sich dann vom Anbieter noch einmal in einem zweiten Gespräch detailliert zeigen. Ich habe diese Gespräche auch genutzt, um offene Fragen zu klären, die sich im Selbsttest ergeben haben.

Wenn dann wirklich alle Informationen vorliegen, ist es Zeit für die Entscheidung. Bei mir war es das Bauchgefühl, das den Ausschlag gegeben hat: Ich habe mich am Ende für das Tool entschieden, mit dem ich mich am wohlsten gefühlt habe – sowohl in der Handhabung als auch im Design, den Funktionen etc.

Grafische Darstellung unterschiedlicher Aufgaben einer HR-Abteilung

Hat man sich dann für ein Tool entschieden, bekommt man vom Anbieter eine Expertin oder einen Experten an die Hand, die oder der die Einführung Schritt-für-Schritt erklärt und begleitet – bis man selbst die Expertenrolle übernehmen und es im Unternehmen ausrollen kann. Für die Implementierung sollte man daher zeitlich auch noch einmal gut einen Monat einplanen.

❔ Frage #8: Nach welchen Kriterien beurteilt man eine HR-Software? 

💬 Antwort: Die Punkte, die für mich ganz oben auf der Checkliste standen, waren:

  • Datenschutz und Datensicherheit: Wie wird Datenschutz umgesetzt? Gibt es individuelle Einstellungsmöglichkeiten? Wo sind die Datenschutzrichtlinien ersichtlich? Gerade für deutsche Unternehmen, die beispielsweise Tools aus den USA nutzen, ist Datenschutz ein wichtiges Thema. Die Tools sollten die deutschen und europäischen Datenschutzrichtlinien unbedingt einhalten.
  • Access Levels: Bietet die HR-Software verschiedene Zugriffslevel? Kann man individuell einstellen, wer auf welche Informationen zugreifen kann? Was sieht zum Beispiel ein Admin, was sehen Mitarbeitende? Auch hier spielt der Datenschutz wieder eine Rolle: Nicht alle im Unternehmen sollten beispielsweise die Gehälter und Kontoinformationen der Kolleginnen und Kollegen einsehen können.
  • Integrationen: Ist ein HR-Tool mit der eigenen Website oder anderen Anwendungen, zum Beispiel Slack für die Kommunikation, Recruiting-Software oder einer Plattform für Mitarbeiterbefragungen wie Honestly, verknüpfbar? Welche Integrationsmöglichkeiten gibt es?
  • Automations: Gibt es die Möglichkeit, automatisierte Workflows einzustellen? Dieser Punkt spart Personalerinnen und Personalern unglaublich viel Zeit und oft auch Nerven.
  • Reporting: Was für Reports lassen sich mit dem Tool erstellen? Kann man individuelle Analysen erstellen, zugeschnitten auf die eigenen Bedürfnisse? Im HR-Alltag ist das eine sehr wichtige Funktion – zum Beispiel, wenn das Management mit kurzfristigen Anfragen um die Ecke kommt.
  • Dokumentenmanagement: Gibt es die Möglichkeit, einen eigenen Ordner für alle Mitarbeitenden anzulegen? Das heißt, wird die digitale Personalakte auch wirklich zu einer echten Personalakte und liegen wirklich alle Mitarbeiterdaten an einem Ort?

❔ Frage #9: Wie läuft eine Produkt-Demo für HR-Softwares ab?

💬 Antwort: Die Anbieter stellen ihr Produkt mit den wichtigsten Funktionen vor. Anschließend arbeitet man in einer Fragerunde im Grunde die zuvor erstellte Checkliste ab und geht durch, ob das Tool alle darauf gelisteten Anforderungen erfüllt. Aus der Funktionscheckliste lassen sich dabei ganz einfach konkrete Fragen ableiten. Zum Beispiel:

  • Welche Integrationsmöglichkeiten gibt es?
  • Lassen sich verschiedene Zugriffsberechtigungen einstellen?
  • Erfüllt das Tool die Vorgaben der DSGVO?

Was ich außerdem gemacht habe: Wenn ein Anbieter mir eine Funktion vorgestellt hat, an die ich selbst vorab noch nicht gedacht hatte, habe ich diese noch im Prozess in meiner Liste ergänzt – und bei den Anbietern, mit denen ich anschließend Gespräche geführt habe, abgefragt, ob sie diese Funktion ebenfalls anbieten. So ergibt sich am Ende ein klares Ranking und die Tools lassen sich gut vergleichen.

❔ Frage #10: Welche Tipps helfen, die richtige HR-Software zu finden?

💬 Antwort: Da gibt es sogar einige, aber die drei Dinge, die ich auf der Suche nach einer guten HR-Software persönlich am wichtigsten finde, sind:

  1. Nicht unter Druck setzen lassen. Die Entscheidung für eine HR-Software ist wichtig und in den meisten Fällen auch mit nicht unerheblichen Kosten verbunden. Es gibt nichts Schlimmeres als sich voreilig für ein Tool zu entscheiden, das die Erwartungen am Ende nicht erfüllt.
  2. Vorab gründlich über die Anforderungen nachdenken. Nur, wenn man genau weiß, was die sogenannten „Pain-Points“ sind, die man mit dem Tool angehen will, kann man eine Entscheidung treffen, mit der man langfristig zufrieden ist.
  3. Empfehlungen von Kolleginnen und Kollegen einholen. Von Menschen, die im gleichen Boot sitzen und vielleicht kürzlich erst vor einer ähnlichen Aufgabe standen, bekommt man die besten Tipps!

Fazit: In 7 Schritten zur perfekten HR-Software

Insgesamt kann die Auswahl einer HR-Software für ein Unternehmen eine echte Herausforderung und ein zeitintensiver Prozess sein. Als Hilfestellung haben wir Ihnen hier noch einmal die sieben wichtigsten Schritte kompakt aufgelistet:

1️⃣ Checkliste erstellen und vorselektieren

2️⃣ Produkt-Demos anschauen

3️⃣ Test-Account anlegen und Tools im Selbsttest auf Herz und Nieren prüfen

4️⃣ Favoriten (max. 3) mit dem Management und dem restlichen HR-Team besprechen

5️⃣ Letzte offene Fragen in einem zweiten Gespräch mit den Anbietern klären

6️⃣ Entscheidung treffen

7️⃣ Implementierung starten

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Checkliste: Diese Funktionen sollte HR-Software haben

Die wichtigsten Kriterien für die Auswahl von HR-Software finden Sie in der nachfolgenden Checkliste ebenfalls noch einmal übersichtlich zusammengefasst. Damit gehen Sie auf Nummer sicher und denken garantiert an alles.

Kriterien, auf die Sie bei der Wahl einer HR-Software achten können, sind:

  • Funktionsumfang
  • Bedienbarkeit
  • Datenschutz und Datensicherheit
  • Integrationsmöglichkeiten
  • Individualisierbarkeit (z. B. Rollenvergabe)
  • Liefer- und Preismodell (z. B. On-Premise-Lösung vs. Cloud-Software)
  • Service und Support (z. B. Unterstützung bei der Implementierung)

Kriterien für die Auswahl von HR-Software

Funktionen, die eine HR-Software erfüllen sollte, könnten beispielsweise sein:

  • Zeiterfassung
  • Abwesenheitsmanagement und Urlaubsverwaltung
  • Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Dokumentenablage (digitale Personalakte)
  • Employee Self Service
  • Automatisierte Workflows
  • Analysen und Reports
  • Onboarding
  • Performance Management
  • Bildungsmanagement

HR-Software finden – FAQ

Was macht eine HR-Software?

HR-Software unterstützt Personalerinnen und Personaler dabei, administrative Aufgaben aus dem Tagesgeschäft im Bereich Human Resources zu optimieren, zu digitalisieren und zu vereinfachen. Außerdem unterstützen HR-Tools bei der Daten- und Personalverwaltung.

Welche HR-Software gibt es?

Es gibt grundsätzlich drei verschiedene Arten von HR-Software, die sich im Funktionsumfang unterscheiden: Personalinformationssysteme (HRIS), Human Capital Management Systems (HCM) und Personalmanagementsysteme (HRMS).

Warum brauchen Unternehmen eine HR-Software?

HR-Softwares sind darauf ausgelegt, HR-Prozesse zu vereinfachen, mehr Zeit für wichtige strategische Aufgaben zu schaffen und der Personalabteilung dabei zu helfen, ihr volles Potenzial auszuschöpfen. Zusätzlich wird das Personalmanagement mit der richtigen HR-Software als Hilfsmittel auch weniger kostenintensiv.

Welche Vorteile bringt HR-Software für die Personalarbeit?

Eine HR-Software macht die Personalabteilung leistungsfähiger und effizienter, verbessert die interne Kommunikation, spart Zeit und Ressourcen, erleichtert die Übersicht über wichtige Kennzahlen und sorgt dafür, dass alle wichtigen Personaldaten zentral und sicher an einem Ort abgelegt sind.

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