Back to Work – 9 Schritte zum sicheren Arbeitsplatz

by Daniel Hannig - August 13, 2020

Seitdem unser Büro wieder offen ist, haben wir viele verschiedene Sicherheitsmaßnahmen ergriffen, um uns selbst und andere zu schützen. Auf die Anfrage mehrerer Kunden hin, haben wir uns entschieden, diese Maßnahmen in einem „Back to Work“ Blog zusammenzufassen. Wir freuen uns über jegliches Feedback. Wenn Sie also etwas hinzufügen/teilen/kritisieren möchten, lassen Sie es uns wissen!

Checkliste

Je nachdem, wo Sie arbeiten, sind bestimmte Sicherheitsmaßnahmen effizienter als andere. Diese Checkliste ist auf unsere speziellen räumlichen und persönlichen Bedürfnisse zugeschnitten (Großraumbüros für rund 30 Mitarbeitende). Für andere Unternehmen sind natürlich andere oder strengere Maßnahmen effektiver und/oder notwendig.

Finden Sie heraus, wie unsere Lösung in der Anwendung aussieht

Hier geht’s zur Fallstudie

1. Gesund bleiben

Unüberraschenderweise ist die wichtigste Regel in unserem „Back to Work“ Prozess, dass Mitarbeitende zu Hause bleiben und die Vorgesetzten benachrichtigen, wenn sie sich krank fühlen und/oder COVID-Symptome haben – selbst ein leichter Husten reicht an dieser Stelle aus. Dasselbe gilt für Mitarbeitende, die entweder COVID-19 hatten oder engen Kontakt zu jemandem hatten, der positiv getestet wurde.

2. Auf Nummer Sicher gehen

Allgemeine Sicherheitsmaßnahmen wie das Einhalten eines Abstands von 1,5 Metern, das Waschen der Hände für mindestens 20 Sekunden und das Tragen von Masken, sind fester Bestandteil unserer „Back to Work“ Maßnahmen. Wenn mehrere Mitarbeitende im selben Raum arbeiten müssen, werden die allgemeinen Sicherheitsvorkehrungen (Abstand und/oder Maske) stets eingehalten. Wir hatten eine gestaffelte Wiedereröffnung, und die meisten unserer Mitarbeitenden werden immer noch ermutigt, von zu Hause aus zu arbeiten, insbesondere diejenigen mit Kindern. Die Arbeit im Büro ist freiwillig und nur unter den o.g. Umständen erlaubt. Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten und nach einer besseren Möglichkeit suchen, Produktivität und Kommunikation zu fördern, sollten Sie sich unser Tool ansehen, das wir für genau diese Gelegenheit entwickelt haben, hier geht’s zum Home Office Hero.

3. Sauberkeit

Wir haben unsere Anforderungen an Reinlichkeit verdoppelt und achten nun auch besonders auf Türgriffe und Oberflächen. Besonders nach Besprechungen nehmen wir uns zusätzlich Zeit, um Tische und andere Oberflächen gründlich zu reinigen und zu desinfizieren. Darüber hinaus lüften wir das Büro mindestens dreimal täglich. Wir haben auch keine Schlüssel für unser Büro, nutzen aber dafür eine elektronische Alternative, die es einem ermöglicht, Türen über eine App abzuschließen und zu öffnen.

4. Zugangskontrolle

Pakete oder jegliche Art von Lieferungen werden draußen auf dem Flur abgestellt und von einem der Mitarbeitenden abgeholt (keine direkte Übergabe). Alle Räume, in denen sich Menschen auf engem Raum versammeln (Ein- und Ausgänge, Aufzüge, Dachterrasse, Pausenraum), werden je nach Raumgröße nur von einer bestimmten Anzahl von Personen genutzt.

5. Protokollführung

Ähnlich wie die Datenaufnahme bei einem Restaurantbesuch, führen auch wir eine digitalisierte Datei im Rahmen unserer „Back to Work“ Kampagne, um zu verfolgen, wer zu welcher Zeit im Büro war. Das ist nicht nur im Falle eines Ausbruchs hilfreich, sondern auch eine wertvolle Information für die Menschen, die von zu Hause aus arbeiten und dann wissen, an wen sie sich wenden können, wenn es darum geht, ihre Post im Büro abzuholen oder ihre Büropflanzen zu gießen.

6. Sozial bleiben

Der Lockdown hat uns alle sehr mitgenommen, aber die Rückkehr ins Büro ist eine gute Möglichkeit, um dem in einem regulierten Umfeld entgegenzuwirken. Aber wie beginnt man damit? Wir waren uns selber unsicher, aber haben einfach angefangen zu improvisieren. Als Beispiel: Wenn nur wenige Mitarbeitende für den nächsten Tag angemeldet sind, organisieren wir ein kleines Frühstück oder Barbecue. Wir fragen auch oft bei den Kollegen im Homeoffice an, ob sie Lust haben, sich in der Pause digital dazuzuschalten und mit uns „in der Küche“ zu Mittag zu essen.

7. Sich auf dem Laufenden halten

Eine wirksame Politik für die Rückkehr an den Arbeitsplatz erfordert auch ein koordiniertes Vorgehen der Regierung. Die zuständigen Behörden sollten Koordinationsvereinbarungen zwischen den zuständigen Ministerien festlegen, vor allem zwischen den Arbeits- und Gesundheitsministerien. Insbesondere für die Erfassung und Meldung von Fällen und deren Weiterverfolgung ist dies wichtig. Die Aufgabe der Unternehmen hingegen besteht darin, mit diesen Informationen Schritt zu halten und ihr Tagesgeschäft an die neuen Entwicklungen anzupassen.

Die offiziellen Institutionen sind jedoch nicht der einzige Ort, an dem man wertvolle Informationen erhalten kann. Man kann auch andere Unternehmen fragen, wie sie mit der Verlagerung der Fernarbeit zurück ins Büro umgehen, oder an Umfragen teilnehmen, die Ihnen Einblick in bereits vorhandene Informationen geben. Nehmen Sie hier an einer unserer Umfragen teil, wenn Sie daran interessiert sind.

8. In Kontakt bleiben

Es ist sehr wichtig, dass Sie die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitenden ständig fortsetzen, um potentielle Probleme frühzeitig zu erkennen. Beispielsweise könnten einige Mitarbeitende Bedenken bezüglich der Vorsichtsmaßnahmen haben und würden diese gerne mitteilen. Feedback-Umfragen sind da zum Beispiel eine gute Möglichkeit, um mit Ihrem Team in Kontakt zu bleiben. Vor allem, wenn dieses Team aufgrund von Fernarbeit über die ganze Stadt verstreut ist, wie in unserem Fall. Klicken Sie auf den folgenden Link, um einen Blick auf unsere Lösung zu werfen.

9. Mit gutem Beispiel vorangehen

Es liegt wie so oft am Management selbst, mit gutem Beispiel voranzugehen. In unserem Falle haben unsere CEOs dafür gesorgt, dass das Büro vor Wiedereröffnung von Grund auf gereinigt wurde. Es war auch einer unserer CEOs, der die „Back to Work“ Umfrage erstellt hat und das erste Barbecue für die Kollegen vor Ort plante. Wir werden wöchentlich über neue Veränderungen und Sicherheitsmaßnahmen informiert, und unsere Mitarbeitende können sich jederzeit an die jeweiligen Vorgesetzten wenden, um sich auf den neuesten Stand zu bringen.

Weiter geht’s

Auch wenn die Pandemie noch nicht vorbei ist, ist es wichtig, dass wir unsere Wirtschaft wieder in Schwung bringen. Back to Work ist ein wichtiger Teil dieses Stabilisierungsprozesses, aber ebenso wichtig ist es, dies vorsichtig zu tun. Wir wünschen allen eine sichere und schnelle Rückkehr an den Arbeitsplatz und freuen uns auf das Feedback.

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