Wie können Führungskräfte Anzeichen für Burnout bei Mitarbeitern frühzeitig erkennen?

by Elena Erdmann

Überlastung kann jeden treffen, egal in welcher Position und in welchem Beruf. Burnout ist heutzutage leider im Trend und immer mehr Menschen sind in ihrem Arbeitsleben davon betroffen. Führungskräfte tragen dabei immer eine Verantwortung für die Gesundheit ihrer Mitarbeiter. In vielen Unternehmen bleibt es jedoch leider noch immer jeder und jedem selbst überlassen, für sich den geeigneten Weg im Umgang mit Stress am Arbeitsplatz zu finden.

Dabei ließe sich, wenn Mitarbeiter und Führungskräfte gemeinsam rechtzeitig gegensteuern, ein drohender Burnout oft vermeiden. Die Anzeichen müssen dafür allerdings frühzeitig erkannt und richtig gedeutet werden. Wie Ihnen das gelingt und was Sie als Arbeitgeber präventiv und akut tun können, um Burnout-Betroffenen zu helfen, haben wir Ihnen in diesem Artikel zusammengestellt.

Burn-Out – eine Definition

Erschöpfung, Überforderung, Ausgebranntsein – mit dem Begriff „Burnout-Syndrom“ bezeichnet man normalerweise einen Zustand, in dem Betroffene durch ständigen beruflichen und privaten Stress so sehr belastet sind, dass sie über einen längeren Zeitraum hinweg emotionale Erschöpfung und eine verringerte Leistungsfähigkeit verspüren. Sie befinden sich dann in einem Zustand, der sich anfühlt, als sei der Akku leer und könne nicht mehr aufgeladen werden. Nicht nur Herausforderungen, sondern auch Alltagssituationen können dann meistens nicht mehr bewältigt werden.

Deshalb wird das Burnout-Syndrom oft auch als „Erschöpfungsdepression“ bezeichnet. Geprägt hat den Begriff im Zusammenhang mit dem Arbeitsleben der Psychoanalytiker Herbert J. Freudenberger.

Ähnlich wie bei Mobbing ist die Diagnose für ein Burnout-Syndrom sehr schwer zu stellen – denn ein Burnout „passiert“ nicht von heute auf morgen, sondern entwickelt sich schleichend über mehrere Monate, manchmal sogar Jahre hinweg bei den Betroffenen.

Wer kann von Burn-Out betroffen sein?

Grundsätzlich kann jeder, der über längere Zeit große Belastungen im beruflichen und im privaten Umfeld ertragen muss, an einem Burnout erkranken. Einige Berufsgruppen sind dabei gefährdeter als andere: Menschen, die in sozialen oder pädagogischen Berufen tätig sind und viel mit anderen Personen arbeiten, erkranken besonders oft am Burnout-Syndrom. Aber auch Menschen im mittleren Management (einer sogenannten „Sandwich-Position“) sind öfter vom Burnout betroffen als andere.

Die Folgen reichen dann von geringerer Leistungsfähigkeit, über lange Krankenstände bis hin zur gänzlichen Berufsunfähigkeit.

Ursachen: Wie kann es zum Burn-Out kommen?

Ein Leben ohne Stress gibt es praktisch nicht. Wird der Stress allerdings zu viel und bleibt der Stresspegel durchgehend hoch, ist das oft dafür verantwortlich, dass ein Burnout entsteht.

Im Arbeitsalltag sind es Dinge wie ständiger Zeit- und Leistungsdruck, fehlende eigene Zeit- und Arbeitseinteilung, Überforderung, hohe Verantwortung bei schlechter Bezahlung oder die Angst vor dem Verlust der Arbeit, die Mitarbeiter zum Ausbrennen bringen. Auch wenig bis kein Feedback oder wenig Anerkennung für die eigenen Leistungen können Ursachen für Burnout sein, ebenso wie Mobbing oder Konflikte am Arbeitsplatz.

Neben den Faktoren, die von außen den Stress erhöhen und einen Burnout begünstigen, spielt auch die Persönlichkeit eine zentrale Rolle: Burnout-gefährdet sind oft ehrgeizige und engagierte Menschen, die von sich selbst viel erwarten und sich unter Druck setzen. Der Stress ist dann auch „hausgemacht“.

Private Probleme kombiniert mit einem stressigen Job, können die Entstehung eines Burnout-Syndroms beschleunigen. Auch gesellschaftliche Ursachen können zusätzlich eine Rolle spielen.

Diese Folgen kann Burn-Out haben – für Betroffene und für Unternehmen 

Noch vor einigen Jahrzehnten war es eher selten, dass jemand wegen psychischen Beschwerden krankgeschrieben wurde. Heute sind Burnout und stressbedingte Ausfälle die zweihäufigste Ursache für Krankschreibungen.

Dass ein Burnout für die Betroffenen selbst ein schwerer gesundheitlicher Schlag ist, steht außer Frage. Sie befinden sich in einem anhaltenden Erschöpfungszustand, schaffen es oft nicht mehr einfachsten Verpflichtungen nachzukommen und haben das Gefühl, den Belastungen in ihrem Alltag nicht mehr gewachsen zu sein. Die kognitive Leistungsfähigkeit nimmt ab, sie ziehen sich sozial von anderen Menschen zurück oder werden zynisch. Zu den psychischen Problemen gesellen sich psychosomatische Beschwerden und Krankheiten, Psychologie und Psychosomatik gehen beim Burnout Hand in Hand. Viele Betroffene nehmen Medikamente, um die Symptome in Schach zu halten oder haben für die Genesung langwierige Therapien – entweder in Form von Psychotherapie oder auch zeitweise stationär in einer Psychiatrie – vor sich.

Frau sitzt mit verschränkten Händen da, wirkt traurig und verzweifelt

Burnout hat aber nicht nur schwere Auswirkungen auf die Lebensqualität der Betroffenen, sondern auch für die Unternehmen, in denen diese Menschen arbeiten. Die allgemeine Motivation von Burnout-Betroffenen nimmt ab, die Leistungsfähigkeit ist eingeschränkt und es kommt oft zu langen Ausfallzeiten. Diese bedeuten unter anderem eine Mehrbelastung für die Kollegen, die dann Teile oder den gesamten Arbeitsbereich des Betroffenen übernehmen und alles auffangen müssen. Das macht sie wiederum anfällig dafür, sich quasi mit dem Burnout „anzustecken“, schließlich erhöht sich durch den Wegfall des ausgebrannten Kollegen die Belastung im restlichen Team. Es handelt sich also um einen Teufelskreis, der unbedingt frühzeitig durchbrochen werden sollte.

Außerdem kosten wegen Burnout ausfallende Mitarbeiter ein Unternehmen Unmengen an Geld, zum Beispiel in Form von Lohnausfall- oder Krankentagegeldkosten. Und auch für die Unternehmenskultur sind Burnout-Fälle in der Belegschaft eine enorme Belastung: Zu sehen, dass Kollegen ausgebrannt sind und längere Zeit ausfallen, sorgt oft dafür, dass die anderen Mitarbeiter sich bei ihrem Arbeitgeber nicht mehr wohlfühlen – schließlich spricht es nicht gerade für eine gesunde, funktionierende Firmenkultur, wenn der Kollege wegen Überforderung zusammenbricht. Orientieren sich dann einige Mitarbeiter um und wechseln den Job, trägt das langfristig zu einem immensen Know-how und Imageverlust des Unternehmens bei. Das richtet große wirtschaftliche Schäden an – je nach Position der Erkrankten, können die Kosten für ein Unternehmen pro Burnout-Fall gut und gerne zwischen 50.000 und 100.000 Euro betragen.

Die wichtigsten Burn-Out-Zeichen erkennen

Ein Burnout ist keine Krankheit per se, sondern eine Ansammlung verschiedener psychischer und physischer Begleiterscheinungen. Deshalb ist es für Außenstehende – und auch für die Betroffenen selbst – oft schwer, die Symptome richtig zu deuten und rechtzeitig etwas dagegen zu unternehmen. Es gibt aber dennoch einige Anzeichen, die von außen wahrnehmbar sind und auf die Krankheit hinweisen können.

Vorsicht ist vor allem bei Mitarbeitern geboten, die sonst immer ehrgeizig, aufgeschlossen und engagiert waren und dann plötzlich lustlos und antriebslos werden. Beschwerden wie Stimmungsschwankungen, Niedergeschlagenheit, Konzentrationsstörungen oder Desinteresse und Leere können Anzeichen für ein Burnout-Syndrom sein. In der Folge sind Mitarbeiter oftmals häufiger krank oder kommen zu spät, weil sie glauben, dass ein freier Tag ihren Akku wieder auflädt.

comichafte Darstellung Mitarbeiter mit vollem Akku und Mitarbeiter mit leerem Akku Burnout erkennen

Aber auch über-engagierte Mitarbeiter, die Urlaubstage oft verschieben, nicht nutzen oder Arbeit mit nach Hause nehmen, sollten bei Ihnen die Alarmglocken läuten lassen. Oft zeigt sich außerdem in der Arbeit mit anderen, ob jemand gefährdet ist – etwa, wenn Aufgaben nicht (mehr) delegiert werden (können) oder sich Mitarbeiter sozial zurückziehen und Anrufe oder E-Mails seltener beantworten.

Körperliche Beschwerden wie Kopfschmerzen, Muskel- oder Gliederschmerzen, Ohrgeräusche (Tinnitus), Verdauungsprobleme, Schlafstörungen, Schwindel, ein klopfendes oder rasendes Herz, Panikattacken oder Bluthochdruck kommen häufig noch dazu.

Checkliste für Personaler und Führungskräfte – erste Burnout-Symptome erkennen

Arbeitgeber haben eine besondere Verantwortung für ihre Mitarbeiter und sind nach dem Arbeitsschutzgesetz sogar dazu verpflichtet, sich um die Gesundheit ihrer Angestellten zu kümmern. Arbeitgeber sollen ihre Beschäftigten vor „Gefahren für Leben und Gesundheit“ bewahren (§ 618 I BGB). Allerdings brauchen Sie als Führungskraft eine gute Beobachtungsgabe und ausreichend Zeit, um wirklich kritische Veränderungen an Ihren Mitarbeitenden wahrzunehmen.

Umso wichtiger ist es, dass Führungskräfte und Personalverantwortliche die Warnsignale, die auf ein Burnout-Syndrom hinweisen können, kennen und im Arbeitsalltag genau hinschauen.

Wir haben deshalb eine Checkliste mit Fragen zusammengestellt, mit denen Sie erste Symptome von Erschöpfung und Burnout bei Ihren Mitarbeitern besser erkennen können:

  • Wirkt er/sie nervös und überreizt?
  • Ist er/sie vergesslicher als früher?
  • Zieht er/sie sich gegenüber Teamkollegen oder Vorgesetzten zurück?
  • Signalisiert er/sie starke Überforderung oder schafft es nicht (mehr) all seine Aufgaben zu erledigen?
  • Ist er/sie oft müde/energielos/schlapp?
  • Klagt er/sie häufiger über Kopfschmerzen oder Schwindel?
  • Ist er/sie öfter krankgeschrieben oder zu spät?
  • Scheint er/sie teilnahmslos oder negativ zur eigenen Leistung/zur Arbeit allgemein eingestellt zu sein?
  • Ist er/sie weniger leistungsfähig/motiviert/kreativ als früher?
  • Verschiebt er/sie häufig Urlaubstage oder nimmt oft Arbeit mit nach Hause?
  • Wirkt er/sie häufiger niedergeschlagen oder verzweifelt?
  • Zeigt er/sie sich öfter unsicher und ohne Selbstvertrauen (das zuvor vielleicht noch da war)?
  • Nimmt er/sie Kritik auffallend persönlich oder reagiert aggressiv/gereizt darauf?

Wichtig: Diese Checkliste soll und kann zwar helfen, erste Symptome für einen Burnout zu erkennen, es geht aber keinesfalls darum, dass Sie als Führungskraft eine Diagnose stellen. Das kann nur ein Arzt. Auch um psychologische Beratung geht es nicht – das ist dann Aufgabe einer eventuell folgenden Therapie.

Aufgabe von Führungskräften und Personalern ist es, auf Betroffene zuzugehen und sowohl die betroffene Person als auch die Kolleginnen und Kollegen möglichst vor schädigenden Einflüssen am Arbeitsplatz zu bewahren.

Wann sollten Sie bei Warnsignalen für einen Burnout handeln?

Handeln sollten Führungskräfte oder Personaler zum Beispiel dann, wenn sich ein Kollege oder Mitarbeiter dauerhaft untypisch oder nicht nachvollziehbar verhält. Wenn das Verhalten gegenüber Kollegen oder Kunden auffällig ist, der Mitarbeiter nicht mehr zuhört oder ständig gereizt wirkt. Kurz gesagt: Wenn Sie über einen längeren Zeitraum mehrere Punkte auf der Checkliste abhaken können.

Stellen Sie eine andauernde psychische Belastung oder Erschöpfung bei einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin fest, geht es als erstes darum, dass Sie sich Ihre Rolle klarmachen und dann das Vier-Augen-Gespräch mit dem potenziellen Burnout-Patienten suchen. Oft liegen Selbst- und Fremdwahrnehmung gerade in einer Überlastungssituation weit auseinander. Beschreiben Sie Ihre Wahrnehmung und stellen Sie Fragen: Wie lässt sich die Situation am Arbeitsplatz verbessern? Was braucht die betroffene Person an Hilfe – von Ihnen, vom Unternehmen und auch von professioneller Seite?

Das können Unternehmen für Burn-Out-Betroffene tun

Der erste Schritt, um Burnout vorzubeugen, ist es, die Symptome frühzeitig zu erkennen. Zusätzlich gibt es viele Maßnahmen, um Burnout vorzubeugen, die für Unternehmen nicht besonders kostspielig sind und sich langfristig lohnen. Denn: Wer glückliche, ausgeglichene Mitarbeiter hat, profitiert von weniger Ausfällen in der Belegschaft und guter Produktivität und Zusammenarbeit im Team.

Frau sitzt am Tisch, Kopf auf ihrem zugeklappten Laptop mit einem Zettel auf der Stirn auf dem HELP steht

Faire Feedbackkultur etablieren und motivierend führen

Trotz knapper Personalressourcen, kurzfristiger Deadlines oder hochgesteckten Zielen haben Sie als Führungskraft immer einen Spielraum, die Arbeitsbedingungen für Ihr Team zu beeinflussen. Sorgen Sie für eine faire und offene Feedbackkultur, ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, das Gespräch mit Ihnen zu suchen und honorieren Sie gute Leistungen. Durch einen motivierenden Führungsstil lassen sich einige Burnout-Fälle verhindern und Ihre Mitarbeiter bleiben besser am Ball und sind leistungsfähiger.

Mit Gesprächen und gemeinsamer Planung Burnout vorbeugen

Nutzen Sie außerdem Mitarbeitergespräche, um Aufgaben im Team langfristig zu planen und die Zukunft im Betrieb gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern abzustecken. So sind die Erwartungen auf beiden Seiten klar und das Stresslevel der Mitarbeiter kann deutlich gesenkt werden. Auch eine faire und transparente Urlaubsplanung hilft, Stress zu reduzieren und Ausgleiche zu schaffen.

Für das Thema Burnout sensibilisieren

Das Burnout-Syndrom darf bei Ihnen im Unternehmen keinesfalls als Tabuthema gelten. Im Rahmen eines Betrieblichen Gesundheitsmanagements (BGM) sollten Sie sich mit dem Thema befassen, Ihre Mitarbeiter informieren und dazu animieren, sich auch selbst zu kontrollieren. Erstellen Sie beispielsweise einen Katalog mit Burnout-Symptomen, auf die jeder im Alltag achten kann und machen Sie Ihre Mitarbeiter mit der Symptomatik der Krankheit vertraut. So lernen sie selbst, ihr Risiko einzuschätzen und gegebenenfalls Symptome bei Kollegen zu erkennen.

Feste, vertrauliche Ansprechpartner im Unternehmen zu schaffen, an die sich Mitarbeiter mit dem Thema wenden können, hilft ebenfalls. Auch Coachings rund um Stressreduzierung und Burnout können sinnvoll sein.

Soforthilfe bei Burn-Out: Zeit für Urlaub und Entlastung

Sobald Sie beobachten, dass Beschäftigte an einem Burnout leiden könnten, sollten Sie sich einschalten und Ihre Fürsorgepflicht wahrnehmen. Sprechen Sie das, was Sie beobachtet haben offen und taktvoll an und finden Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern passende Lösungen. Für eine schnelle Entlastung und akute Hilfe können zum Beispiel ein kurzfristig genehmigter Urlaub oder ein Kuraufenthalt sorgen.

Darüber hinaus sollten Sie Ihren Mitarbeitern ermöglichen, Überstunden zeitnah abzubauen und regelmäßig mit ihnen checken, ob das Arbeitspensum noch angemessen ist. Wer ständig unter Hochdruck arbeiten muss, ist mit seinen Kräften sonst schnell am Ende. Auch Homeoffice und flexible Arbeitszeiten können helfen, Stress und Belastungen abzubauen. Geben Sie Ihren Angestellten Luft zum Atmen und lassen Sie Ihnen Freiräume.

Entspannung lernen, Burn-Out aktiv bekämpfen

Wenn Menschen es schaffen, im Alltag bewusst und regelmäßig zu relaxen, kann das beim Stresslevel wahre Wunder bewirken. Das geht beispielsweise mit Yoga, Meditation, autogenem Training oder progressiver Muskelentspannung. Aber auch bestimmte Rituale – wie ein regelmäßiger Massagetermin oder der Rückzug in eine ruhige Ecke, in der man abschalten kann – sind sinnvoll.

Auf den ersten Blick wirken diese Maßnahmen wie etwas, das Burnout-Betroffene für sich selbst entdecken und anwenden müssen. Sie können Ihre Mitarbeiter aber auch dabei unterstützen, indem Sie ihnen beispielsweise Zugang zu Meditations-Apps, Online-Gesundheitskursen oder Apps, die Soforthilfe bei psychischen Belastungen bieten, erleichtern. Oder Sie sorgen mit Massage-Angeboten direkt im Büro für Entspannung zwischen zwei Meetings.

Burn-Out erkennen – FAQ

Woran erkennt man das Burnout-Syndrom?

Was lange als typische Managerkrankheit galt, trifft heute Menschen jeden Alters und Berufs. Frühe Warnsignale für ein Burnout-Syndrom sind unter anderem ein reduziertes Engagement im Job, innerliche Leere und Resignation, schlechtere Leistungen, sozialer Rückzug und ständige Müdigkeit. Auch Überengagement kann in der Anfangsphase ein typisches Symptom für das Burnout-Syndrom sein.

Was passiert, wenn man Burnout ignoriert?

Zwar ist Burnout an sich keine eigenständige Erkrankung im klassischen Sinne, ein unbehandeltes Burnout-Syndrom birgt aber ein hohes Risiko für psychische und psychosomatische Beschwerden und Folgeerkrankungen wie Depressionen oder Angststörungen, aber auch Medikamentenabhängigkeit.

Wie und von wem wird ein Burnout diagnostiziert und behandelt?

Für die Diagnostik und Behandlung ist immer ein Arzt zuständig – auch wenn Sie am Arbeitsplatz oder im Alltag Burnout-Symptome bei einem Mitarbeiter feststellen. Der Arzt führt ein Anamnesegespräch und klärt körperliche und psychische Symptome ab. Außerdem werden zunächst jegliche andere Ursachen für die Beschwerden ausgeschlossen. Weder Führungskräfte noch Kollegen sind für die Diagnose oder Therapie eines Burnout-Syndroms geeignet.

Wie spricht man als Führungskraft mit einer betroffenen Person?

Zuerst einmal sollten Sie, um die Situation zu klären und die Person zu unterstützen, immer möglichst zeitnah das Gespräch suchen. Wenn Sie Bedenken haben, ob Sie das Gespräch allein konstruktiv führen können, ziehen Sie gegebenenfalls Experten (zum Beispiel den Betriebsarzt) hinzu. Bereiten Sie sich auf das Gespräch gut vor, nicht jeder Mensch ist gesprächsbereit und möchte seine psychischen Probleme offenbaren. Machen Sie das Ziel des Gesprächs gleich zu Beginn klar und nehmen Sie Ihrem Gesprächspartner Ängste und Befürchtungen. Sprechen Sie möglichst ohne Wertung über Ihre Wahrnehmung, bieten Sie Hilfe an und vermeiden Sie Kritik oder Schuldzuweisungen. Hören Sie außerdem gut zu.

Welche Tools können helfen, Burnout bei Mitarbeitern frühzeitig zu erkennen?

Neben den Beobachtungen und Ihrer Wahrnehmung des Verhaltens Ihrer Mitarbeiter im Arbeitsalltag können auch Mitarbeiterbefragungen zu Arbeitsbelastungen und Beschwerden hilfreich sein, um Burnout-Gefahren frühzeitig zu erkennen. So sammeln sie beispielsweise Informationen über Belastungsschwerpunkte im Betrieb und können anhand der Daten Zusammenhänge zwischen den Arbeitsbedingungen und Gesundheitsbeschwerden herstellen. Auch Vorschläge der Belegschaft zur Veränderung der Arbeitssituation und für präventive Maßnahmen lassen sich mit Befragungen erfassen. Mit dem richtigen Partner für Online-Befragungen lassen sich solche Umfragen auch schnell und unkompliziert erstellen und auswerten.

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