Interne Kommunikation im Unternehmen – Konzept und Instrumente

by Kathleen Fritzsche - September 25, 2017

Die interne Kommunikation ist für Unternehmen ein wichtiger Baustein der offenen und werteorientierten Unternehmenskultur und gleichzeitig ein Erfolgsfaktor in der Mitarbeitermotivation. Die zielgerichtete und transparente Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern erlaubt Ihnen nicht nur den grundlegend wichtigen Informations- und Wissenstransfer, sondern auch den kontinuierlichen Dialog mit Ihren Mitarbeitern und dieser untereinander.

Nach Gablers Wirtschaftslexikon bezeichnet interne Kommunikation:

„zum einen eine Führungsfunktion, die mithilfe von Kommunikations- und Verhaltensmanagement ihre Organisation unterstützt. Zum anderen meint interne Kommunikation auf der operativen Ebene die geplanten Kommunikationsinstrumente (mediale und persönliche Kommunikation).”

Die interne Kommunikation bezieht sich also auf die verbale und auch nonverbale Kommunikation im Unternehmen. Zum einen durch das Managementteam mit den Mitarbeitern und die Kommunikation der Mitarbeiter untereinander, zum anderen aber auch auf den erfolgreichen Einsatz von Kommunikationsinstrumenten. Zugleich unterscheidet man zwischen formeller und informeller Kommunikation. Die formelle interne Kommunikation wird über konkrete Kommunikationsinstrumente und -kanäle gepflegt. Die informelle Kommunikation hingegen deckt all die Informationen ab, die beispielsweise über Flurfunk und Gerüchte weitergegeben werden.

Konzept der internen Kommunikation

In der internen Mitarbeiterkommunikation gibt es inhaltlich vier Säulen:

1. Information

In erster Linie soll die Kommunikation im Unternehmen Informationen weitergeben, die für alle bzw. einen Teil der Mitarbeiter relevant ist. Diese Säule hat eine zentrale Bedeutung inne, denn ohne eine erfolgreiche Informationsweitergabe können die folgenden drei Säulen nicht existieren.

2. Dialog

Neben der in eine Richtung abzielenden Information findet auch der Dialog seinen Platz in der internen Kommunikation. Im Rahmen dessen erhalten die Mitarbeiter nicht nur passiv Informationen, sondern reagieren auf vermittelte Inhalte und treten mit dem Managementteam und anderen Kollegen zu den kommunizierten Inhalten in Kontakt und Dialog.

3. Motivation

Die Mitarbeitermotivation ist ein wichtiges Ziel und Ergebnis der erfolgreichen Mitarbeiterkommunikation. Durch transparente und effiziente Kommunikation mit den Mitarbeitern gelingt es den Führungskräften, ihre Mitarbeiter zu motivieren und zu höheren Leistungen zu ermutigen. Auch die Mitarbeiterfluktuation und damit der Wissensverlust aus dem Unternehmen werden dadurch vermindert.

4. Wissenstransfer

Zu guter Letzt darf auch der Wissenstransfer in der Unternehmenskommunikation nicht vernachlässigt werden. Durch die Mitarbeiterfluktuation besteht immer die Gefahr, dass aus dem Unternehmen ausscheidende Mitarbeiter wichtige Informationen und Wissen mitnehmen, ohne diese vorher mit ihren Kollegen und Führungskräften geteilt zu haben. Mitarbeiter können sich zudem durch die Veröffentlichung und das Teilen ihres Wissens mit ihren Führungskräften und anderen Kollegen deren Anerkennung erarbeiten. Dies fördert wiederum die Motivation der Mitarbeiter und führt wie bereits erwähnt im Idealfall zu einer geringeren Mitarbeiterfluktuation.

Instrumente der internen Kommunikation

Bis vor etwa fünfzehn Jahren waren vor allem Rund- und Informationsschreiben, Mitarbeiterzeitschriften, das Schwarze Brett und natürlich Mitarbeiterversammlungen beliebte Instrumente für die interne Kommunikation. Durch die rasante Digitalisierung im vergangenen Jahrzehnt hat sich auch in der Mitarbeiterkommunikation der Unternehmen viel verändert.

Folgende Instrumente werden mittlerweile am häufigsten für die Kommunikation im Unternehmen genutzt:

Intranet

Ein Intranet ist ein in sich geschlossenes Rechnernetz, welches nicht öffentlich, sondern nur Personen einer bestimmten Organisation bzw. eines Unternehmens zugänglich ist. Das Intranet ist also im Gegensatz zum frei zugänglichen Internet nur eingeschränkt nutzbar.

Interner Newsletter

Ein interner Newsletter ist wie das Intranet nur für Personen einer bestimmten Organisation einsehbar und wird nur an diese als internes Informationsrundschreiben versendet.

Wiki

Ein Wiki ist eine Website, deren Inhalte von bestimmten Personen gelesen und gleichzeitig auch verändert und ergänzt werden können. Im Rahmen der internen Kommunikation steht das Wiki nur Mitarbeitern eines bestimmten Unternehmens zur Verfügung. Diese können es als Informationsquelle nutzen und mit ihrem Wissen anreichern, sodass dieses nachhaltig im Unternehmen und für andere Mitarbeiter abgespeichert wird. Das bekannteste, öffentlich zugängliche Wiki ist natürlich Wikipedia.

Interner Blog

Ein Blog ist ein normalerweise öffentlich zugängliches Tagebuch, welches auf einer Website integriert ist. Im Sinne der internen Kommunikation kann der interne Blog zum Beispiel Teil des Intranets sein. Mitarbeiter eines Unternehmens können dort ihre Gedanken zu tagesaktuellem Geschehen sowie Informationen und Wissen auf kompakte Art und Weise darstellen. Idealerweise geschieht dies durch die anschauliche Ergänzung von Fotos und Videos.

Chat- bzw. Instant Messaging-Tools

Die Tools für Chats oder Instant Messaging dienen dazu, dass sich die Teilnehmer per Textnachrichten miteinander unterhalten und Kurznachrichten unmittelbar erhalten und lesen können. Dies verkürzt die Kommunikationswege und vermindert E-Mail-Aufkommen, gerade wenn Mitarbeiter eines Teams unterwegs sind oder schnell etwas während eines Meetings klären möchten. Eines der am häufigsten genutzten Instant Messaging-Tools, gerade in kleineren Unternehmen, ist übrigens Slack. Auch Skype hat sich als unternehmensinternes Messaging-Tool etabliert.

Social Media

Genauso können Social Media Kanäle, zumindest teilweise, zur internen Kommunikation genutzt werden. So kann ein Unternehmen beispielsweise geschlossene Facebook- oder LinkedIn-Gruppen erstellen und seinen Mitarbeitern für die Kommunikation zur Verfügung stellen. Hierbei sollte jedoch beachtet werden, dass die Mitarbeiter dazu verleitet werden, mehr Zeit auf den Social Media-Kanälen zu verbringen, die eigentlich eher zur privaten Kommunikation dienen.

Tools für Mitarbeiterfeedback

Ergänzend zu all diesen Plattformen und Tools haben Sie mit der Nutzung von spezifischen Tools für das Einholen von Mitarbeiterfeedback die Gelegenheit, Ihre Mitarbeiter anonym zu Wort kommen zu lassen. So können Sie einerseits mögliche Quellen der Unzufriedenheit schnell aufdecken und entsprechend gegensteuern. Andererseits erkennen Sie, welche Dinge schon gut im Unternehmen laufen und weiter vorangetrieben werden sollten, um Ihre Mitarbeiter langfristig zufriedenzustellen und an sich zu binden.

Neben den digitalen Instrumenten der internen Kommunikation nimmt das Mitarbeiter- bzw. Feedbackgespräch eine zentrale Rolle in der Führungsarbeit ein. Studien haben bewiesen, dass sich Mitarbeiter mehr Feedback und Anerkennung von ihren Vorgesetzten wünschen, um im Job bessere Arbeit zu leisten. Transparentes Feedback und offen ausgesprochene Anerkennung tragen erheblich zur Mitarbeiterzufriedenheit und somit auch zur erhöhten Leistung am Arbeitsplatz bei.

Auswahl der richtigen Instrumente

Um die eigenen Mitarbeiter nicht mit zu vielen Kommunikationsinstrumenten zu überfrachten sollten Sie sich im Unternehmen auf zwei bis drei zentrale Instrumente beschränken. Klar sollte auch sein, welche Informationen über welche Instrumente bzw. Kanäle kommuniziert werden. Dies vereinfacht den Mitarbeitern die Suche nach relevanten Information.

Bei der Neueinführung von Instrumenten ist es elementar, dass die Führungsebene und die Vorgesetzten die aktive Nutzung der Kanäle vorleben und somit alle Mitarbeiter dazu motivieren, diese auch zu nutzen. Zudem ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter zu Beginn eine kurze Einführung in die Nutzung der Instrumente zur Mitarbeiterkommunikation erhalten. Auch dies vermeidet Berührungsängste und fördert die aktive Nutzung der Kanäle durch alle Mitarbeiter.

Besonders in Großkonzernen ist das Intranet immer noch ein wichtiger Bestandteil der internen Kommunikation. Hier finden Mitarbeiter auf Anhieb die für sie relevanten Informationen und die Ansprechpartner, die sie bei Fragen kontaktieren können. Ohne diese zentrale Informationsquelle wären die Mitarbeiter in großen Unternehmen verloren und müssten unnötig viel Zeit für das Suchen von Informationen bzw. relevanten Kontakten aufwenden. Das Intranet als internes Kommunikationsinstrument wirkt sich also auch direkt auf die Produktivität der Mitarbeiter aus.

In der internen Kommunikation ist es weiterhin wichtig, dass die Mitarbeiter nicht nur Informationen zugespielt bekommen, sondern sich diese auch proaktiv abholen können. Für letztere Funktion bieten sich auch das Intranet, Wikis und interne Blogs als sinnvolle Plattformen an.

Einfluss der internen Kommunikation auf die Unternehmenskultur

Die interne Kommunikation nimmt einen zentralen Einfluss auf die Unternehmenskultur. Als Unternehmenskultur wird die “Grundgesamtheit gemeinsamer Werte, Normen und Einstellungen” bezeichnet, die “die Entscheidungen, die Handlungen und das Verhalten der Organisationsmitglieder prägen.” Es gibt keinen wichtigeren Faktor für die erfolgreiche und vor allem produktive Zusammenarbeit im Unternehmen. Als Führungskraft haben Sie die wichtige Aufgabe, die Unternehmenskultur mitzuprägen und Ihren Mitarbeitern vorzuleben. Das Managementteam muss glaubhaft die Werte und Normen des Unternehmens leben, damit diese auch von den Mitarbeitern anerkannt, verinnerlicht und gelebt werden. Die erfolgreiche Bildung einer nachhaltigen und werteorientierten Unternehmenskultur hat wiederum einen großen Einfluss auf die Mitarbeitermotivation.

Zwei Mitarbeiter kommunizieren im Rahmen der internen Kommunikation

Mitarbeiterkommunikation und -motivation

Mitarbeiter werden nicht in erster Linie durch ihr Gehalt motiviert. Dies wurde durch Studien bereits mehrfach bestätigt. Vielmehr geht es ihnen darum, mit ihrer Leistung anerkannt zu werden und im Team einen wichtigen Platz einzunehmen.

Erfolgreiche interne Kommunikation und somit Mitarbeitermotivation beginnt dabei bei regelmäßigen Feedbackgesprächen. Im Rahmen dieser mindestens zweimal pro Jahr stattfindenden Gespräche zwischen Mitarbeiter und direkter Führungskraft sollten die anhand von Ergebnissen messbaren Ziele des Mitarbeiters, aber auch dessen persönlichen Entwicklungsziele besprochen werden. Neben dem Feedback des Vorgesetzten an den Mitarbeiter sollte auch die Möglichkeit eröffnet werden, dass der Mitarbeiter dem Vorgesetzten Feedback gibt. Damit lernen beide Seiten in der Zusammenarbeit und können darauf eingehen, wo es gegebenenfalls noch Verbesserungsbedarf gibt und sich entsprechend weiterentwickeln. Feedbackgespräche sind also ein zentraler Baustein in der erfolgreichen Führung von Mitarbeitern.

Auch die erfolgreiche und offene Kommunikation von Mitarbeitern untereinander ist in die Kategorie Mitarbeiterkommunikation und -motivation einzuordnen. Dadurch können sich Mitarbeiter gegenseitig unterstützen, weiterentwickeln und sich fördern. Gleichzeitig bestärkt dies den Teamzusammenhalt.

Vermeidbare Fehler in der internen Kommunikation

Wo Menschen miteinander kommunizieren werden natürlich auch Fehler gemacht. Im Folgenden finden Sie die augenscheinlichsten Fehler, die Sie auf jeden Fall in Ihrer internen Kommunikation vermeiden sollten:

1. Informationen werden zu spät, unvollständig oder intransparent kommuniziert
Es gibt nichts Schlimmeres als wenn die komplette Belegschaft eines Unternehmens zu spät, unvollständig oder intransparent über grundlegende Ereignisse und Neuerungen im Unternehmen informiert werden. Dadurch verlieren Mitarbeiter das Vertrauen in ihre Vorgesetzten und die Organisation. Auch die Informationsweitergabe an nur einen Teil der Mitarbeiter führt dazu, dass sich der andere Teil ausgeschlossen fühlt und die Vertrauensgrundlage untereinander gestört ist. Beide Szenarien können durch regelmäßige, vollständige und transparente interne Kommunikation vermieden werden.

2. Den Mitarbeitern wird mangelnde Wertschätzung in der Kommunikation entgegengebracht
Mangelnde Wertschätzung und mangelnder Respekt in der Mitarbeiterkommunikation führen zu Motivationsverlust der Mitarbeiter, Höchstleistungen im Job zu erbringen und ihren Vorgesetzten wiederum Vertrauen und Respekt entgegenzubringen. Nur durch gegenseitige Wertschätzung und Respekt in der internen Kommunikation bleiben die Mitarbeiter motiviert und bringen sich langfristig für den Erfolg des Unternehmens ein.

3. Zwischen Abteilungen oder Teams herrscht Wettbewerbsdenken
Das Wettbewerbsdenken zwischen Abteilungen oder Teams wird unter Umständen durch die zuerst genannte unvollständige Kommunikation herbeigerufen. Auch ein mangelndes Wir-Gefühl im gesamten Unternehmen kann dazu führen, dass sich Abteilungen oder Teams als Wettbewerber wahrnehmen, obwohl sie doch für das Unternehmen und dessen Erfolg an einem gemeinsamen Strang ziehen sollten. Das Wettbewerbsdenken untereinander kann durch transparente interne Kommunikation der Führungsebene und die gleichermaßen wertschätzende Anerkennung der Leistungen aller Abteilungen und Teams vermieden werden.

4. Die Meinung und das Feedback der Mitarbeiter wird nicht anerkannt
Mangelnde Anerkennung der Arbeitsleistung aber auch der Meinungen und des Feedbacks der Mitarbeiter kann zu Problemen in der internen Kommunikation und somit auch der Unternehmenskultur führen. Mitarbeiterfeedback ist ein enorm wichtiges Element für Führungskräfte, um frühzeitig zu erkennen, wenn Probleme in den Teams auftreten. Dadurch können diese auch schnell behoben werden. Durch das Feedback von Mitarbeitern kann das Unternehmen zudem seine Produkte und Dienstleistungen für seine Kunden kontinuierlich verbessern.

5. Es werden die falsche Kanäle oder Instrumente für die interne Kommunikation genutzt
Auch die Nutzung der falschen Kanäle oder Instrumente in der Mitarbeiterkommunikation kann zu Unstimmigkeiten in der Unternehmensatmosphäre und zu Motivationsverlust bei den Mitarbeitern führen. Sobald die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass nicht alle Informationen transparent und an einem einfach und zentral zugänglichen Ort geteilt werden, kommt es zu Missverständnissen in der Kommunikation. Deshalb ist es sehr wichtig, dass die gleiche Art von Informationen und Wissen immer über die ursprünglich festgelegten Instrumente und Kanäle kommuniziert werden.

Alle oben genannten Fehler in der internen Kommunikation lassen sich durch eine gut durchdachte und transparente interne Kommunikation vermeiden. Holen Sie sich außerdem regelmäßig Feedback von Ihren Mitarbeitern ein, beispielsweise mit Hilfe von Mitarbeiterbefragungen, um frühzeitig mögliche Probleme zu erkennen.

Interne vs. externe Kommunikation

Die interne Kommunikation sollte schlussendlich auch im Einklang mit der externen Kommunikation des Unternehmens stattfinden, so dass beide nicht in Widerspruch zueinander stehen. Zur externen Kommunikation gehören alle Kanäle und Informationsversuche, die direkt auf Kunden, Partner und ggf. Lieferanten abzielen und diese an das Unternehmen und dessen Angebote binden sollen.

Gleichzeitig werden Inhalte der internen Kommunikation teilweise auch über Öffentlichkeitsarbeit und Marketing nach außen transportiert. Dies bietet wiederum den Kunden, Partnern und Lieferanten eines Unternehmens eine transparente Kommunikation, die die Unternehmenskultur weiter fördert und nach außen gut widerspiegelt.

Fazit

Mit einer transparenten und zielgerichteten internen Kommunikation kann ein Unternehmen eine offene und werteorientierte Unternehmenskultur erfolgreich entwickeln. Die richtig eingesetzten Instrumente und Kanäle spielen dabei eine notwendige und zentrale Rolle und sollten von den Führungskräften aktiv genutzt werden, um als Vorbild zu dienen. Zugleich werden die Mitarbeiter durch eine transparente und wertschätzende interne Kommunikation motiviert, erbringen höhere Leistungen in ihrem Job und werden nachhaltig an das Unternehmen gebunden.

Interne Kommunikation lebt von einem aktiven Austausch zwischen Mitarbeitern und dem Führungsteam, der für das Fortbestehen und den Erfolg von Unternehmen unabdingbar ist. Dadurch bauen Sie eine starke Bindung zu Ihren Mitarbeitern und Kollegen auf und erarbeiten sich mit einer positiven Unternehmenskultur einen klaren Vorteil gegenüber Wettbewerbern, indem Sie Ihre Mitarbeiter langfristig an Ihr Unternehmen binden.

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