Mitarbeiterbefragung – Was ist erlaubt? Was ist verboten?

by Elena Erdmann - November 11, 2021

Prozesse funktionieren nicht mehr reibungslos, die Motivation der Belegschaft sinkt spürbar oder Sie erreichen Ihre Ziele nicht? Die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung kann in solchen Fällen helfen, Probleme zu erkennen und passende Lösungen zu entwickeln, die Ihr Unternehmen wieder auf Erfolgskurs bringen.

Was bei der Durchführung von Mitarbeiterbefragungen (egal ob per E-Mail oder klassisch in Papierform) erlaubt oder nicht erlaubt ist und welche Tipps Sie für eine erfolgreiche Mitarbeiterbefragung beherzigen sollten, haben wir Ihnen in diesem Artikel zusammengestellt.

Mitarbeiterbefragung – Definition und Ziele

Mitarbeiterbefragungen sind ein mächtiges Führungsinstrument. Sie helfen Ihnen, zu verstehen, was Ihre Mitarbeiter denken, wie sie sich fühlen und was sie sich wünschen. Sie messen mit einer Mitarbeiterbefragung also die allgemeine Zufriedenheit im Unternehmen. In der Regel finden solche Befragungen anonym statt, um möglichst ehrliche und unverfälschte Ergebnisse zu erhalten. Mitarbeiter werden so dazu ermutigt, sowohl gute als auch schlechte Erfahrungen zu teilen.

Die Themen für Mitarbeiterumfragen sind vielfältig. So sind beispielsweise Befragungen rund um die Zufriedenheit am Arbeitsplatz, zur Unternehmenskultur oder auch zum Führungsverhalten denkbar. Gab es beispielsweise in letzter Zeit kleinere oder größere Veränderungen im Unternehmen, dann erfahren Sie mithilfe einer Mitarbeiterbefragung, wie diese bei Ihren Mitarbeitern ankommen. Außerdem kann eine Mitarbeiterbefragung auch vor der Einführung von neuen Systemen oder Prozessen helfen, erst einmal ein Stimmungsbild zu zeichnen. Mitarbeiterbefragungen bieten neue Ideen und Perspektiven und können bei Unzufriedenheit oder Spannungen unter den Mitarbeitern für Klarheit sorgen.

Mitarbeiterbefragungen sind also eine Chance für Sie als Arbeitgeber, in den verschiedensten Situationen direktes Feedback von Ihren Mitarbeitern zu erhalten. Sie geben Ihren Mitarbeitern damit eine Chance zur Mitbestimmung. Das kann sich positiv auf die Mitarbeiterbindung auswirken.

Datenschutz bei der Mitarbeiterbefragung – mögliche Rechtsgrundlage

Datenschutz ist bei Mitarbeiterbefragungen ein wichtiges Thema – das oft als Hürde wahrgenommen wird. Tatsächlich aber bergen die scheinbaren Tücken des Datenschutzes die Möglichkeit, die Datenerhebung so zu gestalten, dass die Befragung bei den Mitarbeitern auf Akzeptanz stößt und sich möglichst viele Arbeitnehmer daran beteiligen. Weil bei einer Mitarbeiterbefragung auch personenbezogene Daten erhoben werden, braucht es eine Rechtsgrundlage, die die Erhebung solcher Daten zulässig macht.

Auf den ersten Blick scheint § 26 im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) eine solche Grundlage zu sein. Darin ist festgelegt, dass personenbezogene Daten dann erhoben werden dürfen, wenn sie zum Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden. Blickt man allerdings genauer hin, dann wird deutlich, dass es rein für den Erhalt eines Arbeitsverhältnisses nicht notwendig ist, dass Arbeitnehmer ihre Meinung abgeben oder Kritik am Arbeitgeber äußern. § 26 BDSG scheidet also als Rechtsgrundlage aus.

Auch auf die allgemeinen Regelungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) können Sie nicht oder nur sehr begrenzt zurückgreifen. Zwar wird darin geregelt, dass die Datenerhebung rechtmäßig ist, wenn sie erforderlich ist, um „berechtigte Interessen“ des Verantwortlichen – also des Arbeitgebers – zu wahren. Allerdings gilt das immer nur dann, wenn die Grundrechte und Grundfreiheiten der befragten Personen nicht überwiegen. Dabei wiegen die Datenschutzinteressen der Mitarbeiter immer mehr als das Interesse des Arbeitgebers, zu erfahren, wie die Stimmung im Unternehmen ist.

Unterm Strich gibt es also keine Rechtsgrundlage, mit der Sie Mitarbeiter dazu verpflichten können, an einer Befragung teilzunehmen, bei der personenbezogene Daten erhoben werden.

Anonym, freiwillig, transparent – so sollten Mitarbeiterbefragungen sein

Das Wichtigste bei Mitarbeiterbefragungen ist also, dass sie freiwillig und anonym sein sollten. Niemand kann zur Teilnahme gezwungen werden und es dürfen aus den erhobenen Daten keine eindeutigen Rückschlüsse auf einzelne Teilnehmer möglich sein. Dann fällt die Befragung auch nicht in den Anwendungsbereich der DSGVO und es spricht arbeitsrechtlich nichts gegen eine Mitarbeiterbefragung zum Zwecke der internen Personalforschung.

Vier weiße Würfel vor blauem Hintergrund mit aufgemalten Gesichtern von traurig bis glücklich - in weißer Schrift we want your feedback

Anonymität bei der Befragung sorgt für ehrliche Antworten

Der Knackpunkt bei der Anonymität sind vor allem die demografischen Zusatzfragen, die oft am Schluss einer Befragung mit erhoben werden. Es dürfen durch Merkmale wie Geschlecht, Alter oder Betriebszugehörigkeit lediglich kleinere Gruppen von Mitarbeitern mit drei bis fünf Personen identifizierbar sein und niemals einzelne Arbeitnehmer.

Insgesamt sollten Sie bei einer Umfrage am besten komplett auf solche Zusätze verzichten und nur die Informationen sammeln, die direkt mit dem Zweck der Befragung zu tun haben. So wahren Sie die Anonymität, schaffen Vertrauen und Ihre Mitarbeiter werden eher bereit sein, an Ihrer Umfrage teilzunehmen.

Außerdem ist es wichtig, dass die Anonymität auch bei der elektronischen Datenübermittlung gewahrt wird, zum Beispiel wenn die Mitarbeiterbefragung per E-Mail sattfindet oder Online-Tools verwendet werden. Es darf nicht möglich sein, elektronisch übermittelte Antworten einer Person oder einer IP-Adresse zuzuordnen.

Ein klarer Vorteil von anonymen Mitarbeiterbefragungen ist, dass Sie wahrscheinlich auch ehrlichere Antworten erhalten. Wissen die Mitarbeiter, dass ihr Arbeitgeber nachvollziehen kann, wer bei der Mitarbeiterbefragung welches Feedback gegeben hat, werden sie die Umfrage deutlich überlegter und strategischer angehen. Läuft das Ganze aber anonym ab, spielen Dinge wie persönliche Sympathien, die Angst vor negativen Konsequenzen oder Aufstiegschancen keine Rolle.

Freiwilligkeit sicherstellen – keine Verpflichtung für Mitarbeiter

Genauso wie die Fragen selbst sollte die generelle Teilnahme an der Mitarbeiterbefragung anonym sein, das heißt Sie als Arbeitgeber dürfen nicht wissen, wer von Ihren Mitarbeitern bereits an der Befragung teilgenommen hat und wer nicht. Die Teilnahme darf also nicht überprüft werden. Nur dann ist die Freiwilligkeit wirklich sichergestellt.

Um zu vermeiden, dass Mitarbeiter doppelt abstimmen, können Sie bei webbasierten Befragungen oder bei einer Befragung per E-Mail zum Beispiel einen Link generieren, der nur einmal gültig ist. Aber Achtung: Der Link darf nicht individualisiert und dazu genutzt werden, zu checken, wer schon an der Mitarbeiterbefragung teilgenommen hat. Bei schriftlichen Umfragen auf Papier können Sie versuchen, Doppelabstimmungen zu vermeiden, indem Sie Fragebögen mit kontinuierlich durchlaufenden Nummern verteilen.

Transparenz beim Datenschutz

Wenn der erste Schritt gemacht ist und Sie Ihre anstehende Mitarbeiterbefragung schön anonym und freiwillig gestaltet haben, ist es wichtig, dass Ihre Mitarbeiter Ihnen das auch glauben. Deshalb ist eine klare und offene Kommunikation rund um das Thema Datenschutz entscheidend.

Fragebogen zur Mitarbeiterzufriedenheit wird von einer Person ausgefüllt, die einen grauen Stift in der rechten Hand hält

Die größtmögliche Transparenz erreichen Sie dann, wenn Sie Ihre Mitarbeiter über den ganzen Prozess der Befragung hinweg mit einfachen und verständlichen Informationen versorgen. Das heißt, die Mitarbeiter sollten wissen, welche Ziele Sie mit der Mitarbeiterbefragung verfolgen, wie Sie Datenschutz und Mitbestimmung berücksichtigen, wann und in welcher Form die Durchführung der Befragung geplant ist und wie die Ergebnisse interpretiert werden. Es kann sinnvoll sein, hier einen zentralen Ansprechpartner zu benennen, der sich darum kümmert und bei Nachfragen zur Verfügung steht.

Datenschutzbeauftragten einbeziehen

Um zu vermeiden, dass in Sachen Datenschutz Probleme entstehen, sollten Sie am besten schon in der Planungsphase den Datenschutzbeauftragten Ihres Unternehmens hinzuziehen. Dieser kann Sie dabei unterstützen, falls gewünscht, einen geeigneten Anbieter zu finden. Außerdem behält er in Sachen Datenschutz den Überblick und hat auch kompliziertere Themen wie Datenübertragung und Datenarchivierung auf dem Schirm.

Den Betriebsrat über die Mitarbeiterbefragung informieren

Findet die Mitarbeiterbefragung freiwillig und anonym statt und werden nur Fragen zur Arbeit und zum Arbeitsplatz gestellt, hat der Betriebsrat grundsätzlich kein Mitbestimmungsrecht. Was Sie aber machen müssen: den Betriebsrat umfassend informieren, wenn Sie eine Mitarbeiterbefragung planen. Dieser darf nämlich laut Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) Auskunft über die Ergebnisse verlangen, wenn es wahrscheinlich ist, dass daraus auch Aufgaben für den Betriebsrat entstehen. Das ist zum Beispiel immer dann der Fall, wenn Sie Fragen zum Betriebsklima stellen oder die Meinung der Mitarbeiter zu (bestehenden oder neuen) Regelungen aus der Betriebsordnung erfragen. Auch wenn es um Gehalt oder Sozialleistungen geht, muss der Betriebsrat mit im Boot sein. Vorsicht ist geboten, wenn die Mitarbeiterbefragung elektronisch durchgeführt wird und es um die Leistungen oder das Verhalten von Angestellten geht. Dann hat der Betriebsrat auch wieder ein Mitbestimmungsrecht.

Insgesamt ist es also sinnvoll, die Interessenvertreter der Mitarbeiter einfach so früh wie möglich und so umfassend wie möglich bei der Vorbereitung einer Mitarbeiterbefragung mit einzubinden. Schließlich schafft es auch Vertrauen, wenn der Betriebsrat Ihre Mitarbeiterbefragung unterstützt.

Auf Formulierung der Fragen achten

Die richtigen Fragen zu stellen ist vermutlich die schwerste Aufgabe bei der Vorbereitung von Mitarbeiterbefragungen – denn die Art der Fragestellung kann die Antworten der Mitarbeiter beeinflussen und die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung im schlimmsten Fall verzerren.

Bevor Sie einen Fragebogen erstellen, sollten Sie deshalb immer genau wissen, was Sie in der Mitarbeiterbefragung herausfinden möchten. Geht es um die Mitarbeiterzufriedenheit, die Mitarbeitermotivation, die Unternehmenskultur oder die Unternehmensziele?

Personen mit Lupen untersuchen einen Bildschirm und eine Mitarbeiterbefragung auf Papier, um herauszufinden, was erlaubt ist

Je nach Ziel der Mitarbeiterbefragung bieten sich unterschiedliche Inhalte und Formulierungen für die Fragen an. Offene Fragen beispielsweise sind immer dann sinnvoll, wenn Sie nach Wünschen, Anregungen oder Gründen suchen. Die Analyse ist hier etwas zeitaufwendiger. Geschlossene Fragen hingegen sind einfacher auszuwerten und immer dann vorteilhaft, wenn etwas quantitativ erfasst werden soll. Die Teilnehmer können hierbei jeweils aus vorgegebenen Antwortmöglichkeiten wählen. Das kann zum Beispiel nützlich sein, wenn Sie wissen möchten, wie zufrieden Mitarbeiter mit einer Weiterbildung waren oder wie wahrscheinlich es ist, dass sie Ihr Unternehmen weiterempfehlen.

Insgesamt sollten Sie bei der Formulierung der Fragen auf Folgendes achten:

  • In der Kürze liegt die Würze: Formulieren Sie die Fragen leicht und verständlich. Eine schnelle, intuitive Antwort sollte möglich sein.
  • Formulieren Sie die Fragen eindeutig. Lassen Sie keinen Raum für Fehler bei der Interpretation. Doppelte Verneinungen sollten Sie zum Beispiel vermeiden.
  • Mischen Sie offene und geschlossene Fragestellungen und geben Sie Ihren Mitarbeitern die Chance, ihre Antworten zu begründen und zu kommentieren.
  • Formulieren Sie die Fragen neutral. Die Befragten sollten durch das Wording nicht schon in eine bestimmte Richtung gelenkt werden.
  • Lassen Sie Raum für Enthaltungen. Die Befragten sollten auch die Möglichkeit haben, „keine Angabe“ zu wählen, wenn Antwortmöglichkeiten vorgegeben werden.

Mitarbeiterbefragung – Was ist erlaubt FAQ

Was ist eine Mitarbeiterbefragung?

Eine Mitarbeiterbefragung ist ein wirksames Instrument für Unternehmen, um die Stimmung im Betrieb zu verschiedenen Themen zu erfassen und Meinungen der Belegschaft einzuholen. Der Sinn von Mitarbeiterbefragungen ist dabei nicht die Bewertung der Leistung der Mitarbeiter, sondern die Ermittlung der allgemeinen Zufriedenheit und des Ist-Zustands im Unternehmen. Schwachstellen werden offengelegt und Veränderungen können angestoßen werden.

Was heißt Datenschutz bei Mitarbeiterbefragungen?

Datenschutz ist bei Mitarbeiterbefragungen zentral. Der Arbeitgeber sollte im Sinne des Datenschutzes keine personenbezogenen Daten von seinen Angestellten erheben und verarbeiten. Mitarbeiterbefragungen sollten entsprechend immer anonym durchgeführt werden, sodass der Datenschutz gewährleistet ist und keine Rückschlüsse auf einzelne Personen gezogen werden können.

Wer darf eine Mitarbeiterbefragung durchführen?

Eine Mitarbeiterbefragung kann entweder vom Arbeitgeber direkt oder in manchen Fällen auch vom Betriebsrat durchgeführt werden. In der Regel ist eine Mitarbeiterbefragung Aufgabe der Personalabteilung eines Unternehmens.

Worauf sollte man bei Mitarbeiterbefragungen achten, damit sie ein Erfolg werden?

Die Teilnahme an Mitarbeiterbefragungen ist rein rechtlich nie verpflichtend, sondern erfolgt immer auf freiwilliger Basis. Die Fragen für die Mitarbeiterbefragung sollten Sie so formulieren, dass sie neutral sind und genug Raum für ehrliche und ausführliche Antworten lassen. Wichtige Personen wie den Betriebsrat oder den Datenschutzbeauftragten sollten Sie frühzeitig ins Boot holen und Sie sollten die Belegschaft über den gesamten Prozess hinweg offen und ehrlich über Ihr Vorhaben informieren. Nur mit transparenter Kommunikation wird Ihre Mitarbeiterbefragung zum Erfolg.

 

 

Wie führt man eine Mitarbeiterbefragung am besten durch?

Um eine Mitarbeiterbefragung schnell und unkompliziert nach modernsten wissenschaftlichen Standards durchzuführen und die Ergebnisse effizient auszuwerten, benötigen Sie das richtige Tool. Eine Online-Plattform wie Honestly kann Ihnen helfen, ganz einfach Umfragen zu erstellen und anschließend basierend auf validen Daten und leicht verständlichen Berichten Maßnahmen daraus abzuleiten – und das über verschiedene Kanäle per App, E-Mail oder via Link und QR-Code.

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