Internationale Mitarbeiterbefragungen in der Pharmabranche - nach Maß gefertigt mit Honestly

Als multinationaler Konzern steht Octapharma nicht nur vor der Herausforderung Mitarbeitende in unterschiedlichen Sprachen zu befragen, sondern auch verschiedene Kulturen und Prioritäten dabei zu berücksichtigen. Nach einer längeren Periode ohne MItarbeiterbefragung war es außerdem wichtig den richtigen Ton zu treffen um Mitarbeitende, Führungskräfte und Betriebsrat für das Projekt zu begeistern. Das Ziel ist es, die Weichen zu stellen für mitarbeiterorientierte Veränderungen, mit denen Octapharma auch in Zukunft als attraktiver Arbeitgeber in der Pharmabranche positioniert sein kann.

Zusammenfassung:

  • Octapharma ist ein internationaler Konzern, der sich nach mehrjähriger Pause wieder mit Mitarbeiterbefragungen beschäftigt.
  • Die internationale Struktur und der hohe Anteil an Mitarbeitenden in der Produktion ohne eigene E-Mail-Accounts erfordert ein flexibles und innovatives Vorgehen.
  • Durch individuelle Beratung durch Experten von Honestly wurde eine Lösung entwickelt die höchsten qualitativen, kulturellen und organisatorischen Ansprüchen genügt und dabei einen hohen Datenschutz gewährleistet.
Über Octapharma

Octapharma befindet sich seit seiner Gründung im Jahre 1983 in Familienbesitz und ist ein globales Gesundheitsunternehmen mit über 9000 Mitarbeitenden. Der Hauptsitz befindet sich in Lachen in der Schweiz. Octapharma-Produkte sind in 118 Ländern erhältlich und versorgen jedes Jahr Hunderttausende von Patienten. Octapharma konzentriert sich auf drei therapeutische Bereiche: Hämophilie, Immuntherapie und Intensivmedizin. Octapharma ist einer der größten Hersteller von Humanprotein-Produkten und entwickelt Medikamente auf der Basis von Humanproteinen aus humanen Zelllinien und Humanplasma, das größtenteils aus eigenen Plasmaspendezentren stammt.

Steckbrief

Octapharma Fallstudie

  • image description Mitarbeitende im System: 4070
  • image description Manager im System: 20
  • image description Puls-Zyklus: Jährlich
  • image description Sprachen: Deutsch, Schwedisch, Französisch, Englisch
  • image description Umfragen: Jährliche internationale Mitarbeiterbefragung
  • image description Engagement vor Honestly: -

Besonderheiten in der Nutzung:

  • Individueller Fragebogen, der die Befragungen der einzelnen Niederlassungen ergänzt und zusammenfasst
  • Einbindung von Produktionsarbeitenden ohne eigenen E-Mail-Account
  • Umfassende Beratung und Unterstützung bei der Erstellung des Fragebogens
Besonders angesprochen hat uns die hohe technische Flexibilität, sich zu 100% an unsere Bedingungen anzupassen.
Wolfgang Hofmann
Wolfgang Hofmann Global Head of Learning & Development Octapharma

Wir haben mit Wolfgang Hofmann gesprochen, Global Head of Learning & Development bei Octapharma seit 2017.

Octapharma & Honestly - Eine internationale Lösung nach Maß

Die letzte Mitarbeiterbefragung bei Octapharma war bereits einige Jahre her, bevor sich das Unternehmen entschloss, mit der Unterstützung von Honestly eine Umfrage an allen europäischen Standorten durchzuführen. Vornehmlich war der Grund dafür ein wachsendes Bewusstsein, dass die Unternehmensführung ein aktuelles und akkurates Verständnis für das Wohlbefinden, das strategische Alignment und die Bedürfnisse der Mitarbeitenden braucht, um den Konzern effektiv steuern zu können.

Insgesamt sollten knapp über 4000 Mitarbeitende aus der Schweiz, Schweden, Deutschland, Frankreich und Österreich befragt werden. Davon wiederum sind etwa 30% Mitarbeitende aus Produktion oder produktionsnahen Bereichen, welche nicht über eigene E-Mail-Adressen oder Arbeits-PCs verfügen. Eine weitere wichtige Anforderung war, dass die Umfrage innerhalb eines Rahmens von maximal 40 Fragen wesentliche Informationen abfragt, sich mit früheren lokalen Befragungen ergänzt, nationale Kulturen sowie standortbezogene Unternehmenskulturen berücksichtigt und gleichzeitig einem hohen inhaltlichen Qualitätsanspruch gerecht wird.

Um diesen Anforderungen zu entsprechen hat Octapharma neben dem üblichen Onboarding auch eine Beratung durch Honestlys interne Umfragespezialisten genutzt. So konnten die Anforderungen genau hinterfragt, verstanden und priorisiert werden. Daraus entstand dann in mehreren Iterationen nicht nur ein Fragebogen, der genau die Anforderungen aller Stakeholder erfüllte, sondern auch ein technischer Projektplan, der sich perfekt in die bestehenden Prozesse und Kultur von Octapharma einfügte, um einen reibungslosen Projektstart zu schaffen.

Maßgeschneiderte Umfrage mit 40 Fragen

Bei der Gestaltung des Fragebogens war es wichtig, für alle eher universellen Konzepte wie Mitarbeiterengagement oder “Beziehungen am Arbeitsplatz” möglichst wissenschaftlich validierte Fragen zu verwenden. Gleichzeitig musste es aber auch Octapharma-spezifische Fragen geben, wie zum Beispiel zum Verständnis der Unternehmensstrategie oder zur Evaluation der bestehenden Weiterbildungsangebote im Konzern, die einen wichtigen Teil der Talentstrategie ausmachen und “einfach sitzen” müssen. Nachdem der Fragenkatalog beschlossen war hat sich das Projektteam unter Leitung von Wolfgang Hofmann, Global Head of Learning & Development bei Octapharma seit 2017, noch auf eine abwechslungsreiche Reihenfolge festgelegt, um die Absprungrate zu mindern, und ein aufmerksames Lesen der Fragen zu fördern.

Dabei war besonders wichtig, auch gezielt jene Mitarbeitenden zu befragen, die über digitale Kanäle kaum zu erreichen sind. Die Befragung selbst fand nicht nur per E-Mail, sondern für die KollegInnen ohne E-Mail-Accounts auch über individuelle Links statt, die den Mitarbeitenden entweder randomisiert per Post zugestellt oder durch die örtlichen HR Abteilungen ausgehändigt wurden. Mit einer Umfragebeteiligung von 60% ist man angesichts des gemischten analog-digitalen Modells zufrieden und sieht darin einen gelungen Start.

Produktionsmitarbeitende einfach befragen mit Honestly

Die Möglichkeit auch Mitarbeitende in der Produktion so zu befragen, dass die Antworten schnell und perfekt integriert im zentralen Dashboard dargestellt werden, war einer der ausschlaggebenden Gründe, aus denen sich Octapharma im Einkaufsprozess für Honestly entschieden hat. Doch insgesamt konnte in diesem komplexen Anwendungsfall auch die Flexibilität sowohl der Honestly-Plattform als auch des Beratungsteams überzeugen. “Besonders angesprochen hat uns die hohe technische Flexibilität und die Fähigkeit, sich zu 100% an unsere Bedingungen anzupassen.”, so Hofmann. “Zusätzlich beeindruckt hat uns die hohe Geschwindigkeit und die absolute Klarheit, wer unsere Ansprechpartner sind und wo wir uns aktuell im Projektplan befinden. Die Beratung war stets persönlich und verbindlich, sodass viele Fragen und Anliegen geklärt waren, bevor sie überhaupt zum Problem werden konnten.“

Um möglichst alle Stakeholder bei Octapharma abzuholen, setzte Honestly in Zusammenarbeit mit Octapharma auf ein mixed media Angebot, bei dem neben traditionellen Infomails nicht nur Artikel und FAQ’s, sondern auch leicht verständliche Videos erstellt wurden, um das Projektteam von Octapharma, und damit auch die Mitarbeitenden, abzuholen. Damit sich alle Mitarbeitende bei der Beantwortung wohlfühlen und keine Informationen durch Übersetzungen oder Sprachfähigkeiten verfälscht werden, ist die Befragung in die Landessprachen aller teilnehmenden Länder übersetzt worden. Zusätzlich hat Octapharma intern über ein Intranet, E Mails und mit Unterstützung der örtlichen Betriebsräte die Mitarbeitenden zur Umfrage eingeladen und über das weitere Vorgehen im Anschluss der Befragung informiert.

Vielversprechende Resultate im ersten Anlauf

Doch nicht nur Bestätigung für die bisherige Arbeit gab es, auch Verbesserungspotenziale sind aufgedeckt worden. So wurde zum Beispiel deutlich, dass viele der existierenden Weiterbildungsangebote den Mitarbeitenden nicht ausreichend bekannt waren und zu wenige Unterhaltungen zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften über die Gestaltung des Arbeitsplatzes stattfanden. Diese und weitere Handlungsfelder werden nun in den folgenden Monaten von lokalen und internationalen Führungskräften in individualisierten Projekten verbessert. “Wir möchten uns fokussieren und gezielt wenige Verbesserungen angehen, die wir dafür umso schneller und in hoher Qualität umsetzen. Wir waren zunächst besorgt, ob wir einen jährlichen Zyklus schaffen - doch nachdem die Zusammenarbeit so einfach und die Auswertung so schnell war haben wir uns entschlossen sofort ab dem kommenden Jahr doch jährliche Befragungen durchzuführen und unseren Vertrag mit Honestly entsprechend verlängert”, so Hofmann.

Zusätzlich ist in den kommenden Jahren nicht nur geplant, die Umfrage vom europäischen Kontinent auf die alle Octapharma Niederlassungen weltweit auszudehnen, sondern auch die lokalen Niederlassungen mit dem Know-How auszustatten, selbst via Honestly Folgebefragungen durchzuführen. Dem Ziel einer datenbasierten Mitarbeiterorientierung ist Octapharma somit schon ein ganzes Stück näher gekommen.

Fazit

Trotz einiger kultureller und organisatorischer Herausforderungen, ist es uns gelungen eine wirksame und valide Umfrage zu gestalten, mit der Octapharma sich erfolgreich noch weiter in Richtung Mitarbeiterorientierung verändern konnte. Durch den Einsatz individueller Beratung, technischer Lösungen zum Erreichen Arbeitender in der Produktion und der Flexibilität sich auf die Geschichte und Kultur des Unternehmens einzustellen wurde Octapharmas erste Mitarbeiterbefragung seit langer Zeit ein Erfolg.

Erleben Sie wie einfach Sie Honestly
in Ihrem Unternehmen einsetzen können.