„Diese Bereitschaft, gemeinsam mit dem Kunden das Produkt weiterzuentwickeln, hat mir unheimlich gut an Honestly gefallen."

Als das ehemalige Tool für Mitarbeiterumfragen alle Schotten dicht machte, stand die WBS Gruppe vor einem Problem: Der Anbieter für hochwertige Weiterbildungen und berufliche Qualifikation wollte auf keinen Fall zurück zu selbst gebastelten Lösungen, denn der Arbeitsaufwand für das HR-Team war enorm. Als ihnen drei alternative Software vorgeschlagen wurden, war die WBS Gruppe zunächst skeptisch – immerhin hatten sie sehr konkrete Anforderungen. Aber mit Honestly ist das Unternehmen glücklich geworden. Und das hat gleich mehrere Gründe.

Zusammenfassung

• Als Lysann Nikolopoulos die Leitung der Personalabteilung bei der WBS Gruppe übernahm, merkte sie schnell, dass das alte System mit großen Umfragen alle zwei Jahre nicht mehr zeitgemäß war und zur Überlastung des HR-Bereiches führte. Deshalb setzte sie auf ein neues System mit kleinen, dynamischen Feedbacks im 3-Wochen-Takt.

• Als das anfangs genutzte Umfragetool nicht mehr zur Verfügung stand, stieg die WBS Gruppe auf Honestly um. Lysann Nikolopoulos und ihr Team waren zuerst kritisch, hatte ihr Unternehmen doch ganz spezifische Anforderungen und Vorstellungen. Doch Honestly überzeugte: einfache Bedienung, leistungsstarke Analyse-Dashboards und die automatische Aktualisierung von Mitarbeiterdaten sparten dem HR-Team jede Menge Arbeit.

• Honestly punktete zudem damit, dass es auf die Wünsche der WBS Gruppe einging. Dank Honestly kann die WBS Gruppe jetzt fundierte Entscheidungen treffen, flexibel auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen reagieren und das begrenzte Budget für die richtigen Maßnahmen mit guter Resonanz in der Belegschaft ausgeben.

Über WBS Training

Die WBS Gruppe bietet als Bildungsträger seit über 40 Jahren hochwertige Weiterbildungen und Lehrgänge zur beruflichen Qualifikation an. Innovative Lernmethoden und praxisnahe Inhalte helfen den Teilnehmer:innen, ihre individuellen Ziele zu erreichen. Dabei werden sie von erfahrenen Trainer:innen begleitet und auf die Anforderungen des Arbeitsmarktes vorbereitet. Die WBS Gruppe bietet die passende Unterstützung, um die eigenen Fähigkeiten zu erweitern, neue Kompetenzen zu erwerben oder sogar einen vollständigen Karrierewechsel erfolgreich durchzuziehen.

Dynamisches Feedback statt überfordernde Umfragen

Die WBS Gruppe hat schon früh erkannt, welche Chancen die Digitalisierung mit sich bringt: Nicht nur bietet das Unternehmen schon seit 2011 erfolgreich Online-Weiterbildungen an, auch die Einbeziehung der Mitarbeitenden durch unternehmensweite Umfragen läuft schon seit 2018 digital. Davor lastete auf der HR-Abteilung nach Mitarbeiterumfragen oft ein großer Druck. Als Lysann Nikolopoulos die Personalabteilung als Head of HR übernahm, erkannte sie schnell, dass das aktuelle Vorgehen nicht mehr zeitgemäß war. „Die größte Herausforderung war natürlich, dass der HR-Bereich plötzlich wahnsinnig viel Feedback bekommen hat. Und dann hat man natürlich viele gleichzeitige Themen, die man am besten sofort bespielen sollte."

Daraus resultierte eine große Erwartungshaltung innerhalb des Unternehmens: Merken wir denn jetzt endlich mal, dass was passiert ist?

Lysann Nikolopoulos war sich sicher: Es musste eine schnellere Lösung her, mit der auch kleine Erfolge sichtbar gemacht werden können. „Außerdem sind wir in diesem Zeitraum stark gewachsen, sodass ich kein Ohr mehr direkt an den Teams hatte. Wir wollten daher eine neue Feedbackkultur etablieren." Die WBS Gruppe entschied sich für Teambay, ein mittlerweile eingestelltes Feedback-Tool, und änderte den Umfragerhythmus erfolgreich von wenigen, umfangreichen Befragungen alle zwei Jahre zu kleineren, dynamischen Feedbacks im 3-Wochen-Turnus.

Honestly bot die beste Usability

„Teambay hat sich als Startup dann leider nicht so etabliert, wie die Gründerin sich das gewünscht hat. Wir haben aber frühzeitig Bescheid bekommen", so Lysann Nikolopoulos. Drei Alternativen standen zur Auswahl, die ganz genau unter die Lupe genommen wurden. „Wir hatten klare Anforderungen und Vorstellungen, denn es muss eine hohe Akzeptanz in der Organisation da sein, damit der Switch zu einer neuen Software nicht zu krass ist. Also haben wir geschaut, welches Tool von der Usability am besten passt."

Die WBS Gruppe testete verschiedene Anbieter auf Herz und Nieren und entschied sich letztendlich für Honestly. Von Anfang an gefielen Lysann Nikolopoulos die Analyse-Dashboards ganz besonders, die sehr schnell und einfach erstellt werden können. Diese Benutzerfreundlichkeit vereinfacht die Zusammenarbeit mit anderen Bereichen im Unternehmen enorm, die natürlich verschiedene Reports für ihre Arbeit benötigen. „Und da war bei uns sehr schnell klar, okay, dann können wir auch sehr gut den Bedarfen gerecht werden. Das war ein sehr entscheidender Punkt", bekräftigt die Personalleiterin.

Hinzu kam, dass die Lösung von Honestly eine Schnittstelle bot, die die Software mit den internen Programmen der WBS Gruppe verband. Zuvor mussten beispielsweise Mitarbeiterdaten noch händisch aktualisiert werden – ein zeitfressender und fehleranfälliger Prozess, der durch die Schnittstelle nun komplett wegfällt.

Das Mindset stimmt: Kundenfeedback annehmen und umsetzen

Honestly glänzte aber nicht nur mit der Umfrageplattform an sich, auch das Mindset des Unternehmens begeisterte Lysann Nikolopoulos. Als die Head of HR vergeblich ein Feature suchte, das ihr bei Teambay extrem gut gefallen hatte, wurde sie nicht fündig. „Wir haben das dann Honestly erzählt und das Unternehmen hat sofort gesagt, okay, das finden sie spannend und sie schauen, ob man das umsetzen kann."

Für die WBS Gruppe war das ein starkes Zeichen, dass Honestly ehrliches Interesse am Feedback des Kunden hat und dieses ernstnehmen. Bei reinen Lippenbekenntnissen blieb es aber nicht: Mittlerweile steht fest, dass Honestly das Feature umsetzt und gemeinsam mit der WBS Gruppe ausprobiert. „Diese Bereitschaft, gemeinsam mit dem Kunden das Produkt weiterzuentwickeln, hat mir unheimlich gut an Honestly gefallen", meint Lysann Nikolopoulos.

Return on Investment? Definitiv!

Durch die einfache Erstellung von Umfragen, die leistungsstarken Analysen und die Schnittstelle konnte der enorme Aufwand, den die HR-Abteilung früher hatte, drastisch reduziert werden. Auch die Fehleranfälligkeit des gesamten Prozesses ist deutlich gesunken. Lysann Nikolopoulos benennt aber noch eine weitere Veränderung: „Es hat sich in allen Teams eine progressive Feedbackkultur etabliert."

Mittlerweile besteht auf allen Ebenen ein Bewusstsein für die Wichtigkeit von Mitarbeiterrückmeldungen – sowohl top-down als auch besonders bottom-up. „Dass die Teams noch immer bereit sind, uns Feedback zu geben, zeigt allein schon, wie viele Textantworten wir bei unserer letzten Umfrage erhalten haben. Und genau das ist es ja, was wir erreichen wollten – eine gute Feedbackkultur in der ganzen Organisation."

Dazu gehört aber auch, die richtigen Schlüsse aus den Rückmeldungen zu ziehen und diese mit geeigneten Maßnahmen umzusetzen. Lysann Nikolopoulos ist sich sicher, dass sie diesen wichtigen Aspekt ohne Honestly niemals umsetzen könnten. Als das Gesundheitsteam der WBS Gruppe einen neuen Benefit einführen wollte, war zuerst nicht klar, welche von zwei Optionen mehr Anklang finden würde. „Wir waren mitten in der Budgetplanung und dann meinte ich, wir fragen einfach, was die Leute mehr interessieren würde. Interessanterweise hat uns die Organisation genau das Gegenteil von dem gespiegelt, was das Team eigentlich dachte. Ohne vorherige Umfrage hätten wir etwas ins Unternehmen gebracht, wofür es in der Belegschaft gar keine Resonanz gibt. Bei 1800 Mitarbeitenden ist das ein riesiger Kostenfaktor. Aber durch die Befragung mit Honestly wussten wir, welches der Investments sich lohnen wird."

Der Return on Investment ist klar: die richtigen Dinge zur richtigen Zeit umsetzen, statt das begrenzte Budget blind auszugeben. Durch die anschaulich aufbereiteten Umfrageergebnisse ist die WBS Gruppe außerdem in der Lage, schnell und einfach auf Bedarfe zu reagieren. „Wir können immer sofort ein Dashboard erstellen, vor allem natürlich für die Führungskräfte. Das ist nicht nur komfortabel, sondern bedeutet auch eine höhere Geschwindigkeit und Reaktionsfähigkeit." Ein positiver Nebeneffekt ist zudem, dass alle Abteilungen und Manager:innen das Tool selbstständig bedienen können. „Dadurch haben wir das Thema so ein bisschen outgesourced, weil nicht alles über den HR-Bereich beantwortet werden muss."

Fazit: Stimmungsbarometer auf einen Blick

Für Lysann Nikolopoulos hat Honestly einen großen strategischen Einfluss. Durch die intuitiven Dashboards hat sie als Head of HR das aktuelle Stimmungsbarometer immer im Blick und kann die Mitarbeiterzufriedenheit, gefiltert nach Standort, Abteilung oder Team, jederzeit einsehen. „Wir gestalten die Umfragen auch sehr themenspezifisch und wiederholen manche Fragen, damit wir einen Verlauf abbilden können. Das hat auf jeden Fall für meine strategische Arbeit einen großen Impact, weil ich dann natürlich sehr nah an der Organisation dran bin und strategische Handlungsfelder beispielsweise mit den Vorständen erarbeiten kann."

Denn um fundierte Entscheidungen treffen zu können, brauche es eben nicht nur Bauchgefühl, sondern auch Daten, die dieses Gefühl stützen.

Lysann Nikolopoulos und die WBS Gruppe sind mit Honestly glücklich geworden: „Wenn es kulturell schon gut passt, dann werden wir auch Herausforderungen gemeinsam gut meistern. Am Anfang waren wir kritisch und das ist auch vollkommen okay. Aber es war immer das Gefühl da, dass wir gemeinsam mit Honestly an den Dingen arbeiten können."