10 Fehler bei der Mitarbeiterbefragung im Unternehmen

by Elena Erdmann - Januar 13, 2022

 

Viele Unternehmen erhoffen sich viel von Mitarbeiterbefragungen. Sie können der Auftakt für große Veränderungsprozesse sein und ein wichtiges Mittel für die Personalarbeit. Jede Mitarbeiterbefragung birgt aber auch das Potenzial für Fehler. Wir haben Ihnen hier einmal die 10 häufigsten Fehler zusammengefasst – und verraten Ihnen auch, wie Sie diese bei Ihrer nächsten Mitarbeiterbefragung vermeiden.

Mitarbeiterbefragung durchführen – die Grundlagen

Mitarbeiterbefragungen helfen Ihnen, zu verstehen, was Ihre Mitarbeiter denken, wie sie sich fühlen und was sie sich wünschen. Sie messen mit einer Mitarbeiterbefragung also die allgemeine Zufriedenheit im Unternehmen (den Ist-Zustand). In der Regel finden solche Befragungen anonym statt. Außerdem erfolgen sie immer auf freiwilliger Basis.

Die Themen für Mitarbeiterbefragungen sind vielfältig – in jedem Fall sind sie aber eine Chance für Sie als Arbeitgeber, Feedback von Ihren Mitarbeitern zu erhalten, die Stimmung in der Belegschaft zu erfassen, Meinungen einzuholen und Ihren Angestellten die Gelegenheit zur Mitbestimmung zu geben.

Mehr über die (rechtlichen) Grundlagen für die Durchführung von Mitarbeiterbefragungen sowie einige Tipps für eine erfolgreiche Mitarbeiterbefragung, finden Sie bereits in unserem Artikel „Mitarbeiterbefragung – Was ist erlaubt? Was ist verboten?„.

Die 10 häufigsten Fehler in Mitarbeiterbefragungen

Eine Mitarbeiterbefragung zu planen und durchzuführen ist nicht leicht. Von der Erstellung des Fragebogens über die Umsetzung bis zur Auswertung warten viele Fallstricke.

Im Folgenden erklären wir Ihnen, welche zehn Fehler Sie bei einer Mitarbeiterbefragung nicht begehen sollten, wenn die Befragung ein Erfolg werden soll – einige davon haben wir anfangs selbst gemacht.

1. Fragen, ohne klar zu kommunizieren

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter allgemein nach ihrer Meinung fragen und die Antworten dann einfach in der Schublade verschwinden lassen, weil sie nicht wissen, was Sie damit anfangen sollen, können Sie sich die Befragung sparen. Sie sollten außerdem auch nicht den Fehler machen, einen Fragebogen ohne begleitende Kommunikation zu verteilen und nach dem Motto „Wird schon schiefgehen“ auf rege Beteiligung zu hoffen. Dann werden ihre Mitarbeiter schnell das Gefühl haben, mit der Teilnahme an der Befragung nur ihre Zeit verschwendet zu haben.

So machen Sie es besser: Viel besser ist es, Mitarbeiterbefragungen mit einem klaren Ziel durchzuführen – und dieses auch vorab an die Belegschaft zu kommunizieren.

Ziele im Vorfeld deutlich zu formulieren hilft, sich darüber klar zu werden, was man mit der Mitarbeiterbefragung erreichen möchte. Dadurch wird es leichter, den Fragebogen so zu gestalten, dass Sie mit den Antworten auch wirklich etwas anfangen können.

Außerdem sollten Sie sichergehen, dass alle Befragten verstehen, worum es in der Mitarbeiterbefragung geht, wie sie teilnehmen können und an wen sie sich beispielsweise auch wenden können, wenn zwischendurch Probleme auftauchen. Holen Sie die Teilnehmer dort ab, wo sie stehen – und erklären Sie lieber zu viel als zu wenig.

2. Das falsche Thema zur falschen Zeit

Viele Unternehmen führen Mitarbeiterbefragungen nur dann durch, wenn gerade „die Hütte brennt“. Bitten Sie Ihre Mitarbeiter allerdings immer nur anlassbezogen – zum Beispiel, wenn gerade eine Kündigungswelle über Ihr Unternehmen rollt oder es Spannungen im Team gibt – um ihre Meinung, dann werden Sie ein verzerrtes Bild erhalten.

Ist die Stimmung gerade aufgeheizt, wird das Feedback negativer ausfallen. Außerdem sehen sporadische Mitarbeiterbefragungen schnell nach Aktionismus aus.

So machen Sie es besser: Mit Befragungen in regelmäßigen Abständen zeigen Sie ehrliches Interesse und vermitteln Ihren Mitarbeitern, dass Sie die Employee Experience laufend verbessern möchten. Das können zwischendurch auch kurze Impulsbefragungen zu unkritischeren Themen sein.

Folgen auf diese kleinen Umfragen zeitnah Taten, sehen die Mitarbeiter einen persönlichen Nutzen in der Teilnahme und akzeptieren Mitarbeiterbefragungen als Feedback-Instrument. In den nächsten Befragungen können Sie dann auch auf kritischere Punkte eingehen, um größere Ziele zu verfolgen.

3. Schwierige Themen ausklammern

Ganz außen vor lassen sollten Sie schwierige Themen allerdings nie. Sie möchten mit Ihrer Befragung schließlich erfahren, wie Ihre Mitarbeiter denken und fühlen. (Negatives) Feedback zur Arbeit von Führungskräften gehört hier dazu.

Zwei Frauen schauen schockiert nach Mitarbeiterbefragung auf ihre Smartphones

So machen Sie es besser: Fragen, bei denen Kritik an der Chefetage aufkommen könnte, sollten Sie in der Mitarbeiterbefragung nicht einfach aus Angst vor negativen Antworten weglassen. Schließlich möchten Sie von eventueller Unzufriedenheit erfahren, um etwas dagegen zu unternehmen.

Es kann helfen, Fragen so zu formulieren, dass sie die Mitarbeiter motivieren, sich konstruktiv an der Umfrage zu beteiligen – und nicht nur ihren Frust loszuwerden. Falls Teilnehmer die Mitarbeiterbefragung doch als Ventil nutzen, heißt es: Lesen Sie zwischen den Zeilen und identifizieren Sie die Gründe für die Unzufriedenheit.

4. „Soziale Erwünschtheit“ unterschätzen

Gerade bei kritischen Themen sagen Menschen oft das, von dem sie denken, dass es „sozial erwünscht“ sei – also von der Gesellschaft als Antwort erwartet wird. Bei Mitarbeiterbefragungen sollten sie den Effekt der sozialen Erwünschtheit auf das Antwortverhalten Ihrer Mitarbeiter nicht unterschätzen. Wenn Mitarbeiter bei einer Frage negative Konsequenzen für sich selbst befürchten oder ihren Kollegen nicht schaden wollen, werden sie kaum ehrlich antworten.

So machen Sie es besser: Sie können dem entgegenwirken, indem Sie zum Beispiel mit einem freundlichen Einleitungstext für Transparenz sorgen, es vermeiden Suggestivfragen zu stellen (z. B. Sind Sie auch der Meinung, dass …) oder die Antwortkategorien so wählen, dass Sie die Mitarbeiter zu einer Positionierung „zwingen“ (z. B. Kategorien wie „Ich stimme eher nicht zu“ und „Ich stimme eher zu“ statt „Ich weiß es nicht“).

5. Die Anonymität der Befragung nicht ernst nehmen

Anonymität ist eine der wichtigsten Bedingungen für Mitarbeiterbefragungen. Alles, was bei Ihren Mitarbeitern auch nur den kleinsten Verdacht weckt, dass die Befragung nicht komplett anonym abläuft ist Gift für die Motivation der Mitarbeiter, an den Umfragen teilzunehmen – und ehrliche Antworten zu geben.

So machen Sie es besser: Machen Sie in der Kommunikation im Vorfeld deutlich, dass die Auswertung der Daten vollkommen anonymisiert erfolgt. Beziehen Sie auch den Betriebsrat ein, das schafft Vertrauen in der Belegschaft. Sammeln Sie nur die Informationen, die direkt mit dem Zweck der Mitarbeiterbefragung zu tun haben. Achten Sie außerdem darauf, dass auch bei Online-Befragungen die Anonymität bei der elektronischen Datenübermittlung gewahrt wird.

6. Zu lange Umfragen

Wenn Ihre Mitarbeitenden bereit sind, an einer Befragung teilzunehmen, opfern sie dafür Zeit. Ist der Fragebogen zu lang, werden die Teilnehmer ungeduldig und brechen vorzeitig ab.

So machen Sie es besser: Halten Sie die Mitarbeiterbefragung möglichst kurz. Lassen Sie unnötige Fragen weg und führen Sie lieber mehrere kürzere Befragungen zu unterschiedlichen Themen durch. Formulieren Sie die Fragen knapp und eindeutig. Der Fragebogen sollte in gut zehn Minuten ausfüllbar sein.

Blonde Frau sitzt am Schreibtisch mit Stift in der Hand und lächelt

7. Unstrukturiert fragen

Der Fragebogen für eine Mitarbeiterbefragung sollte nicht einfach nach Gefühl erstellt werden. Sind die Items für die Befragung schlecht formuliert, werden Sie nicht das Feedback bekommen, das Sie sich erhoffen – und nicht das messen, was Sie eigentlich messen wollten. Außerdem weckt ein schnell zusammengeschusterter Fragebogen den Anschein, dass die Befragung nicht professionell durchgeführt wird.

So machen Sie es besser: Nehmen Sie sich Zeit bei der Formulierung von Fragen und nutzen Sie wissenschaftlich anerkannte Methoden. Achten Sie darauf, dass die Fragen die Teilnehmer weder überfordern noch langweilen. Lassen Sie auch Platz für Begründungen, zum Beispiel in Form von offenen Kommentaren. Holen Sie sich am besten externe Unterstützung von Experten.

8. Nicht zwischen Führungskräften und Mitarbeitern unterscheiden

Ist die Befragung durchgeführt und die Auswertung der Antworten steht an, werden die Ergebnisse von Mitarbeitern und Führungskräften oft zusammen ausgewertet. Dadurch entgehen Ihnen aber wichtige Erkenntnisse.

So machen Sie es besser: Betrachten Sie die Daten der Mitarbeiter und die der Führungsebene getrennt. So sehen Sie beispielsweise, ob die Perspektive der Mitarbeiter von der der Führungsebene abweicht. Gerade dieser Vergleich kann aufschlussreich sein, wenn es darum geht, Maßnahmen zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit aus der Befragung abzuleiten.

9. Ergebnisse der Befragung nicht (oder zu spät) kommunizieren

Nachdem Ihre Mitarbeiter an der Umfrage teilgenommen haben, sind sie natürlich neugierig auf das Ergebnis. Dabei sollten Sie nicht zu lange warten, bis Sie erste Auswertungen mit den Mitarbeitern teilen. Vergehen zwischen der Mitarbeiterbefragung und der Kommunikation der Befragungsergebnisse erst einmal mehrere Wochen oder sogar Monate, sinkt das Mitarbeiterengagement und das Vertrauen ins Unternehmen.

comichafte Darstellung Mitarbeiter äußern Kommentare Megafon schreit dagegen

So machen Sie es besser: Ihre Mitarbeiter möchten kurz und knapp über die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung informiert werden. Präsentieren Sie am besten schon wenige Tage nach der Erfassung der Daten erste grobe Ergebnisse und diskutieren Sie die Umsetzung konkreter Maßnahmen als Folge der Mitarbeiterbefragung später falls nötig zusätzlich in Arbeitsgruppen oder Workshops.

10. Nach der Umfrage passiert nichts

Ihre Mitarbeiter möchten gehört und ernst genommen werden. Noch schlimmer als nicht (oder zu spät) zu kommunizieren ist es, überhaupt nichts mit den Daten anzustellen – sie also entweder gar nicht auszuwerten oder dann keine konkreten Maßnahmen daraus zu entwickeln.

So machen Sie es besser: Natürlich erwarten Ihre Mitarbeiter nicht, dass sich nach einer Mitarbeiterbefragung von heute auf morgen etwas verändert. Es sollte aber schon für alle sichtbar sein, dass Sie sich das Feedback zu Herzen nehmen und daran arbeiten, dort für Verbesserung zu sorgen, wo die Mitarbeiterbefragung Probleme aufgedeckt hat.

Je besser die Mitarbeiter informiert werden, umso größer wird ihre Bereitschaft sein, sich an den Veränderungen, die an ihrem Arbeitsplatz stattfinden, zu beteiligen – und an einer zweiten oder auch dritten Befragung teilzunehmen, mit der die Veränderungsprozesse überprüft werden.

Mitarbeiterbefragung im Unternehmen – FAQ

Was bringt eine Mitarbeiterbefragung?

Eine Mitarbeiterbefragung ist ein wirksames Mittel für Unternehmen, die allgemeine Zufriedenheit der Mitarbeiter zu erfassen – und daraus falls notwendig Maßnahmen zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit abzuleiten.

Mitarbeiterbefragungen können helfen, Missverständnisse im Team oder zwischen verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens auszuräumen, die Mitarbeiterbindung zu erhöhen und die Motivation der Mitarbeiter zu steigern.

Was muss man bei einer Mitarbeiterbefragung beachten?

Eine Mitarbeiterbefragung sollte immer anonym und freiwillig sein. Die Absichten, die Sie aus Sicht des Unternehmens damit verfolgen sollten transparent kommuniziert werden. Achten Sie darauf, dass Sie nicht nur dann zu diesem Instrument der Unternehmenssteuerung greifen, wenn sich Ihr Unternehmen bereits in Schieflage befindet, sondern fragen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig nach ihrer Einschätzung verschiedenen Themen.

Wie interpretiert man die Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung?

Bevor Sie die Mitarbeiterbefragung auswerten und interpretieren, sollten Sie sich einmal die „Mitarbeiterbrille“ aufsetzen und sich in die Lage Ihrer Mitarbeitenden versetzen. Das hilft, die Antworten im richtigen Kontext zu sehen. Betrachten Sie außerdem neben dem Gesamtergebnis auch einzelne Abteilungen, Prozesse oder Bereiche. Holen Sie sich auch hier bei Bedarf Hilfe von Experten.

Wie oft sollten Mitarbeiterbefragungen durchgeführt werden?

Die Antwort auf diese Frage lautet: regelmäßig. Eine pauschale Aussage zum Intervall lässt sich allerdings nicht treffen, weil „regelmäßig“ je nach Art und Thema der Umfrage unterschiedlich definiert sein kann. So lässt sich der Erfolg (oder Misserfolg) großer Veränderungen nicht schon nach wenigen Monaten erfassen, Pulsbefragungen für ein schnelles allgemeines Stimmungsbild jedoch sind durchaus vierteljährlich sinnvoll.

Welches Tool nutzt man zur Durchführung einer Mitarbeiterbefragung?

Um eine Mitarbeiterbefragung schnell und unkompliziert nach modernsten wissenschaftlichen Standards durchzuführen, kann Ihnen eine Online-Plattform wie Honestly helfen, ganz einfach Umfragen zu erstellen und anschließend leicht verständliche Berichte zu erstellen, die Sie mit Ihrer Belegschaft teilen können.

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