Change-Management-Prozess – Wie läuft der Wandel ab?

by Elena Erdmann - Oktober 7, 2021

Nichts ist so beständig, wie der Wandel. Früher oder später muss jedes Unternehmen gewisse Prozesse und Strukturen verändern, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Allein deshalb, weil sich die Anforderungen der Arbeitswelt beständig weiterentwickeln. Damit dieser Wandel Erfolg hat, ist es für Führungskräfte und HR-Manager wichtig, sich klarzumachen, wie genau Change-Management-Prozesse funktionieren – und wie sie sich so strukturieren lassen, dass der Wandel erfolgreich verläuft.

Wir haben Ihnen in diesem Artikel einige Tipps und Infos rund um Change-Management-Prozesse zusammengestellt, die Ihnen für Ihre nächsten Change-Projekte helfen können.

Was ist Change Management? Definition und Begriffsklärung

Beim Change Management geht es darum, Veränderungen in Unternehmen aktiv zu gestalten. Es umfasst alle Maßnahmen, die umgesetzt werden, um ein Unternehmen ausgehend von einem aktuellen Ist-Zustand hin zu einem definierten Soll-Zustand grundlegend zu verändern.

Das heißt, Change Management ist nicht notwendig, wenn innerhalb eines Unternehmens nur einzelne Prozesse optimiert werden, beispielsweise wenn zwischen zwei Teams die Kommunikation verbessert werden soll. Change Management kommt immer dann zum Einsatz, wenn Strukturen, Prozessen und Verhalten in einer Organisation tiefgreifend verändert werden – und zwar mit Blick auf ein ganz bestimmtes Ziel, das vorher festgelegt wird.

Ziel des Change Managements ist es immer, alle Beteiligten vom anstehenden Wandel im Unternehmen zu überzeugen und für die Umsetzung mit ins Boot zu holen. Denn nur, wenn alle Beteiligten an einem Strang ziehen, können Veränderungsprozesse gelingen.

Verhaltens- und Denkformen, die vor dem Change noch gängig waren, werden durch den Change in Frage gestellt und müssen neu definiert werden. Das ist für viele Mitarbeiter verwirrend, aber notwendig, um für die Zukunft gerüstet zu sein.

Was bringt Change Management dem Unternehmen?

Unternehmen sind heutzutage ständigen Veränderungen ausgesetzt. Die politischen, gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen befinden sich immer im Fluss – sei es durch die zunehmende Globalisierung, technischen Fortschritt oder demografischen Wandel.

Unternehmen müssen auf diese Veränderungen reagieren, indem sie sich ebenfalls anpassen. So kann es zum Beispiel notwendig sein, neue Produkte einzuführen oder mit neuen Software- oder IT-Lösungen zu arbeiten. Es kann sein, dass das Geschäftsmodell angepasst werden muss, Arbeitsprozesse digitalisiert oder beim Personal Umstrukturierungen vorgenommen werden müssen. Auch eine Fusion mit einem anderen Unternehmen ist denkbar – und muss gemanagt werden.

Was all diese Situationen gemeinsam haben, sind die tiefgreifenden Veränderungen, die sie für große Teile oder sogar die gesamte Belegschaft eines Unternehmens mit sich bringen. Ein großer Teil oder sogar alle Mitarbeiter sind davon betroffen und müssen damit zurechtkommen.

Solche Veränderungen können deshalb nicht einfach von einem Tag auf den anderen umgesetzt werden. Alle Mitarbeiter müssen überzeugt werden. Die Arbeitsabläufe müssen nach und nach angepasst werden. Je mehr die neuen Prozesse und Verhaltensweisen von den betroffenen Mitarbeitern akzeptiert und angenommen werden, umso eher ist der Veränderungsprozess erfolgreich.

Change Management erfordert dabei immer Zeit und der Prozess betrifft jeden einzelnen Mitarbeiter. Grundsätzlich ist großer Wandel nur dann möglich, wenn die dazugehörigen Veränderungen im Kleinen gelingen. Stellen sich einzelne Mitarbeiter gegen die Veränderung, kann es gut sein, dass das gesamte Vorhaben nicht gelingt.

Ein gut durchdachter Change-Management-Prozess setzt genau hier an. Er sorgt dafür, dass alle den Überblick behalten und an einem Strang ziehen.

Change Management – so läuft der Prozess ab

Wird Veränderung nicht gut geplant, ist sie zum Scheitern verurteilt. Grob strukturieren lässt sich der Change-Management-Prozess mit den folgenden fünf Eckpfeilern:

1. Erkennen Sie den Bedarf für Veränderung.

Analysieren Sie den Status Quo in Ihrem Unternehmen und decken Sie die Stellen auf, an denen Veränderung notwendig ist. Bewerten Sie sich selbst und werfen Sie dabei auch einen vergleichenden Blick auf die Konkurrenz. Halten Sie genau fest, wo es hakt und was verändert werden muss.

2. Legen Sie Ziele und Abläufe fest.

Überlegen Sie sich, wo Sie mit Ihrem Unternehmen hin möchten und welche Maßnahmen Sie ergreifen müssen, um die dafür notwendigen Veränderungen umzusetzen. Legen Sie ein Ziel fest, stecken Sie sich einen zeitlichen Rahmen und definieren Sie Maßnahmen.

3. Kommunizieren und starten Sie die Veränderung.

Holen Sie die Mitarbeiter ins Boot und erklären Sie ihnen bereits vor Umsetzung der ersten Maßnahme im Change-Prozess, was Sie vorhaben und wie sie daran teilhaben werden. Mobilisieren Sie Ihre Mitarbeiter und überzeugen Sie sie durch klare und offene Kommunikation davon, die Veränderung zu akzeptieren und aktiv daran teilzunehmen.

Frau in Jeans mit grauem Blazer steht vor einer Gruppe Erwachsener und erklärt - am Whiteboard hinter ihr groß das Wort CHANGE und verschiedene Dokumente und Charts

4. Gestalten Sie den Wandel.

Packen Sie es an und setzen Sie die geplanten Maßnahmen um – zum Beispiel in Workshops bzw. Coachings oder durch Projektmanagement. Checken Sie immer wieder, ob Sie noch im Projektplan sind und passen Sie die Maßnahmen gegebenenfalls an. Achten Sie darauf, dass Sie dabei die Veränderungsziele im Blick haben und gleichzeitig aber auch die Bedürfnisse der Mitarbeiter nicht aus den Augen verlieren.

5. Checken Sie den Fortschritt.

Dokumentieren Sie die Ergebnisse des Veränderungsprozesses und teilen Sie diese mit allen Beteiligten. Prüfen Sie, ob die gesteckten Ziele erreicht wurden, indem Sie beispielsweise Mitarbeiterbefragungen oder Interviews durchführen. Was klingt wie ein extrem zeitaufwändiger Schritt, kann mit den richtigen Tools ganz einfach sein. Über eine Plattform wie Honestly lassen sich die Erfolge beispielsweise ganz einfach messen. Sie können abfragen, wie sehr Veränderungen schon in den Denk- und Verhaltensweisen der Mitarbeiter etabliert sind. So erhalten Sie einen Status Quo Ihrer Fortschritte und können einzelne Standorte oder Abteilungen für den weiteren Prozess dort abholen, wo sie gerade stehen.

Dieser Status Quo sollte dabei immer auch kommuniziert werden. Nur dann können alle Beteiligten weiter gemeinsam auf den Fortschritten aufbauen. Teams, die im Change-Prozess schon weiter fortgeschritten sind, können helfen, andere Teams abzuholen und auf den gleichen Stand zu bringen.

Change-Management-Prozess strukturieren: drei Modelle

Die oben genannten Schritte sind nur eine grobe erste Einteilung. Tatsächlich läuft ein Change-Management-Prozess selten bis nie linear ab. Stattdessen überschneiden und wiederholen sich die Schritte, eventuell können auch Zwischenschritte notwendig sein.

Um Veränderungsprozesse klarer zu strukturieren gibt es in der Theorie viele unterschiedliche Modelle. Diese Modelle unterteilen den komplexen Change-Management-Prozess in Phasen und helfen, ihn zu visualisieren. Dabei wird der Change-Prozess immer auch ein Stück weit vereinfacht.

Drei Klassiker unter den Modellen sind das 3-Phasen-Modell von Kurt Lewin, das 8-Stufen-Modell von John P. Kotter und das 5-Phasen-Modell von Wilfried Krüger.

3-Phasen-Modell von Lewin

Das Modell von Kurt Lewin gehört zu den absoluten Grundlagen im Change Management. Es ist eines der ersten Change-Management-Modelle und geht davon aus, dass in jedem Unternehmen zwei Kraftfelder existieren: Kräfte, die den Erhalt des Status Quo fördern und Kräfte, die nach Veränderung streben.

Soll jetzt ein erfolgreicher Change passieren, muss sich das Gleichgewicht zwischen diesen Kräften zeitweise zu Gunsten der strebenden Kräfte verschieben. Erst dann ist Veränderung möglich.

Lewin teilt den Veränderungsprozess in drei Phasen:

1. Auftauen (Unfreezing): Alle Beteiligten werden auf die Veränderungen vorbereitet. Sie erfahren, wohin die Reise gehen soll und warum. Es wird ein Veränderungsbewusstsein geschaffen.

2. Bewegen (Changing): Änderungen werden eingeführt, Neues wird probiert und der Status Quo wird verlassen. Das Ganze passiert durch Verantwortungsübernahme, Trainings und Überwachen der Prozesse. In dieser Phase geht es darum, mögliche Ängste gegenüber Veränderungen zu überwinden.

3. Einfrieren (Refreezing): Neue Strukturen werden verinnerlicht und alle Beteiligten gewöhnen sich an die neue Situation. Es gilt, den Wandel zu stabilisieren und ein neues Gleichgewicht herzustellen.

Heutzutage gibt es in agilen Unternehmen aber kaum noch eine echte Phase des Einfrierens. Organisationen befinden sich eher in einem kontinuierlichen Veränderungsprozess, der nach neueren und flexibleren Modellen verlangt.

8-Phasen-Modell von Kotter

Kotters Stufenmodell ist eine Weiterentwicklung von Lewins Modell. Es wird in der Praxis noch häufig angewendet. Kotter unterteilt den Change-Management-Prozess in acht Phasen:

  1. Gefühl der Dringlichkeit erzeugen
  2. Führungsteam zusammenstellen
  3. Vision und Umsetzungsstrategien entwickeln
  4. Vision und Veränderungen kommunizieren
  5. Mitarbeiter bevollmächtigen und motivieren
  6. Kurzfristigen Erfolg sichtbar machen
  7. Erreichte Ziele und Erfolge sichern und weitere Veränderungen anstoßen
  8. Erreichte Veränderungen in der Unternehmenskultur verankern

Dabei müssen alle acht Phasen während des Change-Management-Prozesses durchlaufen werden. Nur dann war der Veränderungsprozess laut Kotter erfolgreich. Wegen der klaren Top-Down-Herangehensweise (ein Team aus Führungskräften implementiert die Veränderung von oben im Unternehmen) wird Kotters Modell aber immer wieder kritisiert.

5-Phasen-Modell von Krüger

Das 5-Phasen-Modell von Krüger vereint im Grund die beiden vorher genannten Ansätze. Das Besondere an diesem Modell ist, dass darin explizit auch Flexibilität bei der Gestaltung der Change-Management-Prozesse vorgesehen ist. Anpassungen in den unterschiedlichen Phasen sind möglich und selbst Rückschritte können verarbeitet werden.

1. Initialisierung: In dieser Phase wird festgestellt, dass eine Veränderung notwendig ist. Der Status Quo wird analysiert und die Träger des Veränderungsprozesses (z. B. Führungskräfte und externe Berater) werden aktiviert.

2. Konzeption: Ziele werden definiert und es wird festgelegt, welche Maßnahmen notwendig sind, um diese zu erreichen.

3. Mobilisierung: Das erarbeitete Konzept wird kommuniziert. In dieser Phase geht es darum, die Akzeptanz aller Beteiligten zu gewinnen und sie auf die bevorstehenden Veränderungen vorzubereiten.

4. Umsetzung: Das Konzept wird in die Tat umgesetzt und die geplanten Veränderungen werden durchgeführt. Außerdem werden eventuelle Folgeprojekte initiiert. Es wird laufend der Erfolg überprüft und ggfs. der Kurs korrigiert.

5. Verstetigung: Die Ergebnisse aus dem Change-Prozess werden gefestigt und verankert. Es wird sichergestellt, dass das Unternehmen nicht wieder in alte Muster zurückfällt. Außerdem wird der Grundstein für künftige Veränderungen gelegt.

Die Verstetigungsphase bereitet dabei im Grunde immer direkt schon wieder auf den nächsten Change-Prozess vor. So macht das Modell kontinuierliche Veränderung möglich. Außerdem erlaubt es flexible Anpassungen.

Veränderungen implementieren: Methoden und Werkzeuge im Change-Management-Prozess

Die Initiierung und Umsetzung von Veränderungsprozessen liegt in der Regel in der Verantwortung von Führungskräften. Die HR-Abteilung ist dabei ein wichtiger strategischer Partner. Gerade in größeren Unternehmen werden oft auch externe Change Manager als Berater hinzugezogen, um sicherzugehen, dass das Veränderungsmanagement Erfolg hat.

HR-Führungskräfte sowie Change Manager können sich im Change-Management-Prozess verschiedener Methoden bedienen, um Veränderung erfolgreich zu gestalten.

Gelbe Glühbirne im Comic Stil, links und rechts davon Menschen mit Laptops die gestikulieren, mit Puzzleteilen als Sprechblasen

Am Anfang von Change-Management-Prozessen kann beispielsweise die Kulturanalyse ein sinnvolles Tool sein. Dabei untersuchen Sie, was Ihre Unternehmenskultur auszeichnet und wo potenzielle Stolpersteine oder Blockaden für Veränderung liegen. Außerdem helfen eine Konkurrenz- und Marktanalyse sowie eine ausführliche Selbstbewertung in der Anfangsphase dabei, Veränderungspotenzial aufzudecken.

Wenn es darum geht, Ziele für Change-Projekte festzulegen und Abläufe zu definieren, können (agile) Methoden wie Balanced Scorecard (BSC) oder Objectives and Key Results (OKR) sinnvoll sein. Bewährt haben sich außerdem Ziele, die SMART formuliert sind – das heißt spezifisch, messbar, attraktiv und terminiert.

In der „heißen Phase“ des Veränderungsmanagements, also bei der Umsetzung konkreter Maßnahmen, sind dann Dinge wie Konfliktmanagement, persönliche Kommunikation, Coachings, Teambuilding und Workshops entscheidend.

Denn Veränderung bedeutet immer eine neue Struktur und damit auch neue Rollen. In diese Rollen müssen Mitarbeiter sowie Führungskräfte hineinwachsen. Coachings und Workshops helfen dabei. Konfliktmanagement und Teambuilding hilft parallel, Widerstand und Spannungen im Team oder zwischen Abteilungen abzubauen. Diese können im Change-Management-Prozess häufig entstehen. Nur wenn solche Konflikte konstruktiv gelöst werden und die Mitarbeiter zusammenhalten, können Change-Prozesse erfolgreich weitergehen.

Nach (erfolgreicher) Implementierung der Veränderung sind dann Mitarbeiterbefragungen, beispielsweise über Honestly, das wichtigste Werkzeug, um zu checken, ob das gewünschte Ergebnis erzielt und der Zielzustand tatsächlich erreicht wurde.

Erfolgsfaktoren und Risiken im Change-Management-Prozess

In Veränderungsprozessen spielen eine ganze Reihe unterschiedlicher Faktoren eine Rolle. Gut ist es, wenn Sie sowohl die wesentlichen Erfolgsfaktoren kennen (und darauf hinarbeiten können) als auch wissen, woran Ihr Change-Projekt scheitern könnte.

Drei wesentliche Erfolgsfaktoren

Die Eckpfeiler für erfolgreiches Veränderungsmanagement bilden gute Führung, die klare Definition von Zielen und die aktive Einbindung der Mitarbeiter.

Veränderung vorleben und methodisch vorgehen

Als Führungskraft müssen Sie in Zeiten der Veränderung mit gutem Beispiel vorangehen und hinter dem Change stehen. Die Mitarbeiter müssen Ihnen glauben, dass Sie den Change-Management-Prozess anleiten können und Konflikten und Problemstellungen gewachsen sind. Klare Planung und methodisches Vorgehen statt Bauchgefühl sind in dieser Situation gefragt.

Ziele klar und verständlich definieren

Ihre Mitarbeiter müssen verstehen, was Sie mit dem Change-Prozess bezwecken möchten. Es muss klar sein, wo die Reise hingeht und welche Vision hinter dem Projekt steht. Ist das für die Mitarbeiter nicht klar ersichtlich, können Sie mit Widerstand rechnen.

Mitarbeiter einbinden

Change funktioniert nur, wenn er auf viele Schultern verteilt getragen wird. Vielen Change-Projekte scheitern, weil die Mitarbeiter nicht genug daran beteiligt sind. Erfolgreiches Change Management gibt den Mitarbeitern nicht nur eine klare Vision, sondern auch Möglichkeiten, sich aktiv am Projekt zu beteiligen. Dabei sollten Sie auch kritischen Stimmen zuhören. Vielleicht liefern gerade diese Mitarbeiter wichtige Impulse, die Sie im Change-Prozess voranbringen.

Risiken im Change-Management-Prozess

Die wohl wichtigste Erkenntnis im Umgang mit Veränderung ist, dass sie nie genau so abläuft, wie geplant. Sie müssen sich auf Herausforderungen einstellen. Wenn Sie diese aber bereits im Vorfeld kennen, können Sie später besser und schneller darauf reagieren.

Hölzerne Dominosteine auf einem Tisch, die Hälfte fällt um und wird von einer Hand gestoppt, die andere Hälfte bleibt stehen

Die wohl größte Fehlerquelle im Change Management liegt in der (oft mangelhaften) Kommunikation. Veränderungsprozesse werden zu radikal und ohne echte Vorwarnung gestartet und die Mitarbeiter werden vom Management vor vollendete Tatsachen gestellt. Das ruft Skepsis und Unsicherheit hervor – beides kontraproduktiv für die Bereitschaft, Veränderungen anzunehmen.

Problematisch wird es auch, wenn zu wenig Ressourcen (z. B. Zeit und Geld) zur Verfügung stehen. Planen Sie deshalb unbedingt ausreichend Ressourcen ein und machen Sie sich bewusst, dass zum Beispiel ein Mitarbeiter, der sich in eine neue Software grundlegend einarbeitet und Workshops besucht, nicht gleichzeitig sein normales Tagesgeschäft erledigen kann.

Wenn vorherige Change-Prozesse nicht glücklich verlaufen sind oder die Erfolgserlebnisse im aktuellen Veränderungsprozess ausbleiben, sollten Sie ebenfalls darüber nachdenken, noch einmal an den Stellschrauben zu drehen und Ihr Vorgehen anzupassen.

Wie Change Management schrittweise funktioniert

Bisher haben wir in diesem Artikel viel geredet und erklärt. Zum Abschluss möchten wir Ihnen jetzt noch einen Leitfaden mit an die Hand geben, der in sieben einfachen und konkreten Punkten zusammenfasst, wie Sie die oben beschriebenen Probleme gar nicht erst aufkommen lassen und einen erfolgreichen Change-Management-Prozess planen und durchführen.

Wenn Sie die folgenden Schritte beherzigen, kann das nächste Mal, wenn bei Ihnen im Unternehmen Veränderungsprozesse anstehen, im Grunde nichts mehr schiefgehen:

  1. Definieren Sie ein Veränderungsziel.
  2. Identifizieren Sie die erforderlichen Schritte.
  3. Beziehen Sie alle Interessengruppen in den Wandel ein.
  4. Erstellen Sie eine Änderungs-Roadmap.
  5. Erkennen Sie frühzeitig potenzielle Prozesshindernisse.
  6. Überwachen und überprüfen Sie den Änderungsfortschritt.
  7. Teilen Sie den Erfolg.

Infos zu den einzelnen Schritten finden Sie in unserem Artikel „In 7 Schritten zum erfolgreichen Change-Management-Prozess„.

Change-Management-Prozess: FAQ

Holzplanken mit abgeblätterter blauer Farbe, davor eine weiße Plakette mit den Buchstaben FAQ

Was gehört zu einem Change-Management-Prozess?

Teil des Change-Management-Prozesses ist alles von der Idee, Strukturen, Prozesse oder Verhaltensweisen in einer Organisation zu verändern über die Planung und Umsetzung bis hin zur Erfolgskontrolle und Festigung der neuen Strukturen.

Was macht einen erfolgreichen Change-Management-Prozess aus?

Gutes Change Management bietet einen konkreten Plan für die Umsetzung von Veränderungen, überzeugt alle Beteiligten und manövriert das Unternehmen sicher durch den Anpassungsprozess. Es gibt eine klar definierte Vision für die Veränderung, die verständlich an alle Beteiligten kommuniziert und von diesen dadurch akzeptiert und angenommen wird.

Wann braucht es Change Management?

Change Management ist immer dann sinnvoll, wenn in einer Organisation tiefgreifende Veränderungen implementiert werden sollen. Das heißt, Change-Management-Projekte werden zum Beispiel gestartet, wenn sich eine Organisation strategisch neu ausrichtet, neue Technologien einführt, Kosten sparen muss oder die Unternehmenskultur verändern möchte.

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