Mitarbeiterbefragung durchführen – Tipps und Software

by Anna Koschinski

Wenn Sie eine Mitarbeiterbefragung durchführen wollen, gilt es einige Dinge zu beachten. Sie möchten Einblicke bekommen, wie es den Mitarbeitenden im Unternehmen geht, welche Probleme es eventuell gibt und was Sie dagegen tun können. Um valide Daten sammeln zu können, brauchen Sie die richtige Art der Befragung und die richtigen Tools. welche Software unterstützt Sie im Prozess am besten? Wie Sie am besten vorgehen und welche Herausforderungen auf Sie zukommen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Im Vorfeld einer Mitarbeiterbefragung sollten Sie sich bereits einige Gedanken machen, wie Sie vorgehen, wie der Zeitplan für die Befragung aussieht und wie Sie kommunizieren. Lesen Sie daher auch unsere Tipps, wie Sie eine Mitarbeiterbefragung vorbereiten

Was bringen Mitarbeiterbefragungen?

Eine Mitarbeiterbefragung durchzuführen, bringt Unternehmen mehrere Vorteile. (Regelmäßige) Mitarbeiterbefragungen können die entscheidenden Schritte zu einem besseren Unternehmensklima und zufriedenen Mitarbeitenden weisen:

  • Sie erfassen die allgemeine Stimmungslage im Unternehmen.
  • HR und Führungskräfte erhalten Einblicke in Aspekte und Themen erhalten, die sich im Arbeitsalltag schwer beobachten lassen, wie beispielsweise Meinungsbilder und Einstellungen zu gewissen Themen.
  • Mitarbeitende erhalten die Gelegenheit zur Mitbestimmung und können ihre Arbeitsbedingungen damit positiv beeinflussen.
  • Mitarbeiterbefragungen schaffen eine valide Datengrundlage für Veränderungen und strategische Entscheidungen.
  • Basierend auf den Ergebnissen können Sie Maßnahmen ergreifen, die die Produktivität, Mitarbeiterbindung und Mitarbeiterzufriedenheit verbessern.
  • Missstände können schneller aufgedeckt und behoben werden.

Was sind Vorteile von Mitarbeiterbefragungen? 1. Zufriedenheit erfassen, 2. Meinungen erfragen, 3. Mitbestimmung, 4. Valide Datengrundlage, 5. Missstände schnell aufdecken, 6. Maßnahmen ableiten.

Herausforderungen bei der Durchführung einer Mitarbeiterbefragung

Mitarbeiterbefragungen sind immer auch mit Herausforderungen verbunden, die es bei der Durchführung zu überwinden gilt.

  • Welche Befragungsart ist die richtige?
  • Haben alle Mitarbeitenden Zugang zu der Umfrage und nicht nur die mit eigenem PC im Büro?
  • In welcher Frequenz wollen Sie Mitarbeiterbefragungen durchführen? Machen Sie es zu selten (zum Beispiel nur alle zwei bis drei Jahre), so haben Sie keinen guten Hebel für Veränderungen. Machen Sie es zu oft, könnten sich die Beschäftigten davon überrannt fühlen und die Rücklaufquote könnte sinken.
  • Wie stellen Sie sicher, dass die Daten anonym erhoben und verarbeitet werden?
  • Wer kommuniziert die Ziele und den Zweck der Befragung? Der Sinn muss der Belegschaft klar sein.
  • Ist die Durchführung der Befragung allen Beteiligten klar? Alle sollten bei der Bearbeitung des Fragebogens genau wissen, was zu tun ist.

Es gibt viel zu beachten. So kompliziert muss es aber gar nicht sein. Mit unseren Tipps sind Sie bestens gewappnet.

💡 Plus: Die zehn häufigsten Fehler in Mitarbeiterbefragungen und wie man sie vermeidet, finden Sie in unserem Artikel „10 Fehler bei der Mitarbeiterbefragung im Unternehmen“.

Mitarbeiterbefragung durchführen – 5 Tipps

Die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung ist mit Arbeits- und Zeitaufwand verbunden. Mit unseren fünf Tipps für die Erhebungsphase wird der Aufwand jedoch überschaubar.

Mitarbeiterbefragung durchführen - 5 Tipps: 1. Professionelle Software, 2. Datenschutz, 3. Richtiger Zeitpunkt, 4. Anleitung, 5. Reminder

#1 Nutzen Sie professionelle Software

Der erste und wahrscheinlich wichtigste Tipp, den wir Ihnen mit auf den Weg geben möchten, ist: Nutzen Sie eine professionelle Befragungsplattform, wenn Sie Ihre Mitarbeiterbefragung durchführen.

Natürlich können Sie Ihren Mitarbeitenden auch klassische Papierfragebögen zukommen lassen. Das ist aber selten praktikabel und bedeutet erheblichen Mehraufwand bei der Auswertung. Einfacher ist es, stattdessen auf Online-Umfragen zu setzen.

Heutzutage gibt es viele Tools, mit denen Sie unkompliziert und schnell eine Online-Mitarbeiterbefragung erstellen können. Dennoch sollten Sie nicht einfach irgendein Tool nutzen, sondern besser verschiedene Anbieter vergleichen und eine professionelle Plattform wie Honestly wählen, die möglichst viele Features mitbringt.

Wenn Sie eine Mitarbeiterbefragung durchführen, brauchen Sie hilfreiche Funktionen wie zum Beispiel:

  • Wissenschaftlich validierte Fragebogen-Vorlagen,
  • ein intuitiv bedienbarer Umfrage-Editor,
  • individualisierbare Dashboards,
  • flexible Auswertungsfilter,
  • personalisierbare Umfrage-Mails,
  • ein rechte- und rollenbasiertes Tool,
  • Verteilung über verschiedene Kanäle (z. B. App, E-Mail, Link, QR-Code),
  • umfassender Support.

#2 Achten Sie auf Datenschutz und Anonymität

Datenschutz ist das A und O für eine erfolgreiche Mitarbeiterbefragung. Völlig egal, ob es um die korrekte Anonymisierung des Fragebogens oder die datenschutzkonforme Speicherung der Ergebnisse geht – Sie müssen technisch in der Lage sein, die geltenden Datenschutzbestimmungen einzuhalten. Das kann, wenn Sie die Umfrage komplett auf eigene Faust durchführen, kompliziert sein. Unter anderem müssen Sie:

  • Daten verschlüsselt übertragen,
  • die erhobenen Daten vertraulich speichern,
  • sie vor unbefugten Zugriffen schützen und
  • die Daten anonymisieren.

Idealerweise haben Sie in Ihrem Unternehmen eine Person mit dem Datenschutz beauftragt. Diese kennt die Gesetzeslage und kann einschätzen, was Sie selbst stemmen können und wobei Sie Unterstützung brauchen.

Was ist wichtig in punkto Datenschutz bei Mitarbeiterbefragungen: 1. Daten verschlüsseln, 2. Daten vertraulich speichern, 3. Anonymität gewährleisten, 4. Daten schützen, 5. Nicht zu viele Daten sammeln, 6. Freiwilligkeit wahren.

💡 Tipp: Mehr Infos darüber, was bei der Durchführung von Mitarbeiterbefragungen erlaubt oder nicht erlaubt ist sowie weitere Tipps und Tricks erhalten Sie in unserem Artikel „Mitarbeiterbefragung – Was ist erlaubt? Was ist verboten?“.

#3 Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt

Achten Sie darauf, dass Sie für die Befragung einen passenden Zeitpunkt wählen. Versenden Sie sie beispielsweise nicht mitten in der Sommerurlaubszeit. Außerdem sollten Sie unbedingt eine konkrete Deadline festlegen. Die Mitarbeitenden sollten dabei mindestens zwei und nicht mehr als vier Wochen Zeit haben, die Fragen zu beantworten. So ist sichergestellt, dass auch kurzfristig abwesende Kolleginnen und Kollegen teilnehmen können.

Bezieht sich die Mitarbeiterbefragung auf ein bestimmtes Ereignis, sollte der Fragebogen kurz darauf versendet werden. So werden die Auswirkungen des Ereignisses optimal erfasst. Soll die Umfragedagegen ein allgemeines Stimmungsbild liefern, ist eine Durchführung direkt nach einem besonders positiven (oder negativen) Ereignis nicht optimal. Hier ist also etwas Fingerspitzengefühl gefragt.

#4 Leiten Sie die Mitarbeitenden gut an

Ist der Fragebogen fertig erstellt, genügt es nicht, diesen einfach kommentarlos an alle Mitarbeitenden zu verteilen und auf zahlreiche Antworten zu hoffen. Stattdessen sollten Sie der Einladung zur Teilnahme auf jeden Fall eine Anleitung mit allen wichtigen Informationen beifügen. Alle Teilnehmenden sollten genau wissen, was zu tun ist.

Lassen Sie keinen Raum für Unklarheiten bei der Bearbeitung, sonst brechen die Mitarbeitenden die Befragung schneller ab. Machen Sie zum Beispiel eine Aussage darüber, wie lange es in etwa dauert, die Umfrage auszufüllen. Dann können sich die Mitarbeitenden ein entsprechendes Zeitfenster im Kalender blocken und in Ruhe Feedback geben.

#5 Verschicken Sie Erinnerungen

Viele Unternehmen haben bei Mitarbeiterbefragungen mit einer recht geringen Rücklaufquote zu kämpfen. Oft liegt das daran, dass der Zeitraum für die Bearbeitung zu lang gewählt wurde. Mit der Zeit sinkt die Motivation zur Teilnahme und die Mitarbeitenden vergessen schlicht, an der Befragung teilzunehmen.

Ein Reminder, den Sie einige Tage vor dem Ende des Erhebungszeitraums verschicken, wirkt hier wahre Wunder. Er ruft die Umfrage noch einmal bei allen Mitarbeitenden ins Gedächtnis und erhöht die Rücklaufquote erheblich.

Das richtige Tool für Mitarbeiterbefragungen

Damit die Durchführung reibungslos läuft, sollten Sie eine professionelle Software verwenden. Honestly bietet als Plattform für Mitarbeiterbefragungen das Rundum-sorglos-Paket und unterstützt dabei:

  • Mitarbeiterbefragungen nach modernsten wissenschaftlichen Standards durchzuführen (ohne Vorkenntnisse),
  • Datenschutz, Anonymität und DSGVO-Konformität auf höchstem Niveau zu gewährleisten,
  • aus den Befragungen Maßnahmen basierend auf validen Daten und leicht verständlichen Berichten zu entwickeln.

Die Plattform bietet viele Möglichkeiten, Feedback von Mitarbeitenden zu erhalten. Mit dem Umfrage-Editor lassen sich komplett flexibel eigene Umfragen erstellen. Zur Verfügung stehen dabei eine Vielzahl von Fragetypen, eine intelligente Verzweigungslogik und individuelles Branding.

Um Ihnen die Erstellung des Fragebogens zu erleichtern, können Sie aus einer wachsenden Sammlung aus wissenschaftlich validierten, kompletten Umfrage-Vorlagen wählen, eigene Vorlagen erstellen oder sich mit einzelnen Fragen aus der Bibliothek Ihre individuelle Umfrage zusammenstellen.

Außerdem können Sie Ihre Mitarbeiterbefragung mit Honestly einmalig oder wiederholt in individualisierten E-Mails (mit Logo und Text) an Ihre Belegschaft schicken:

Screenshot Honestly Dashboard: Edit Survey Questions

💡 Tipp: Wenn Sie sich Sorgen zum machen, ob Sie alle Aspekte bezüglich Datenschutz bedacht haben, ist Honestly Ihre Lösung: Wir sind spezialisiert auf Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz und gewährleisten DSGVO-Konformität auf höchstem Niveau. Schauen Sie sich hier unsere Honestly Engagement Solution an.

Fazit: Jeder kann Mitarbeiterbefragungen durchführen

Eine Mitarbeiterbefragung ist mit Aufwand verbunden. Unterstützt durch eine professionelle Software kann aber jedes Unternehmen Mitarbeiterbefragungen erstellen, durchführen und auswerten.

Dabei sollten Sie immer im Hinterkopf behalten, dass jedes Befragungsprojekt so individuell ist wie Ihr Unternehmen. Setzen Sie daher für die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung auf eine Software wie Honestly, die eine breite Palette an Funktionen mitbringt. So können Sie sicher sein, dass Sie all Ihre Ideen in die Tat umsetzen können – ohne dass Sie sich selbst umfangreiches (technisches) Wissen aneignen müssen.

Mit Honestly können Sie das komplette Befragungsprojekt abbilden, von der Vorbereitung über die Datenerhebung bis zur Auswertung. Die Plattform ist übersichtlich und intuitiv gestaltet und unterstützt mehr als 25 Sprachen. So wird die nächste Mitarbeiterbefragung zum Kinderspiel!

Mit Honestly können Sie direkt starten, denn wir wissen, dass gute Lösungen unkompliziert und übersichtlich sind. Überzeugen Sie sich und fordern Sie eine Demo an!

 

Mitarbeiterbefragung durchführen – FAQ

Was muss man bei einer Mitarbeiterbefragung beachten? 

Eine Mitarbeiterbefragung sollte immer anonym und freiwillig sein. Alle Teilnehmenden sollten über den Sinn und Zweck der Befragung informiert sein. Das Ziel sollte vorab klar definiert und die Umfrage gut vorbereitet sein. Die Fragen sollten aktuellen wissenschaftlichen Standards entsprechen und für die Durchführung sollte idealerweise eine professionelle webbasierte Plattform genutzt werden.

Welche Fragen bei der Mitarbeiterbefragung? 

Bei einer Mitarbeiterbefragung sollten die Fragen so gewählt sein, dass sie die Atmosphäre und Zufriedenheit im Unternehmen abbilden. Es sollte ein Mix aus offenen und geschlossenen Fragen verwendet werden. Die Fragen sollten möglichst eindeutig, kurz, leicht verständlich und neutral (keine Suggestivfragen) formuliert werden. Insgesamt sollte der Fragebogen den neuesten wissenschaftlichen Erkenntnissen entsprechen.

Welche Arten von Mitarbeiterbefragungen gibt es?

Mitarbeiterbefragungen können zu den unterschiedlichsten Themen durchgeführt werden. Einige gängige Arten sind zum Beispiel: allgemeine Befragung zur Mitarbeiterzufriedenheit, eNPS, 360°-Befragung, Onboarding- oder Exit-Umfragen und Pulsbefragungen.

Wie oft sollte man eine Mitarbeiterbefragung durchführen?

Viele Unternehmen führen relativ selten (z. B. jährlich) eine große Mitarbeiterbefragung durch. Besser ist es, pro Jahr mehrere (z. B. zwei bis drei) und dafür kürzere Befragungen durchzuführen. So können Veränderungen einfacher und aktueller getrackt werden, die Datenqualität steigt und die Mitarbeitenden können regelmäßiger Feedback geben.

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