KI im Personalwesen: Use Cases aus dem HR-Alltag entwickeln

Ein Export aus dem HR-System. Eine Excel-Datei mit vielen Formeln. Eine Rückfrage an die IT. Dann noch eine andere Datei, weil ein Standort ein anderes System nutzt.

Am Ende liegen die Informationen zwar irgendwie vor. Aber bis daraus ein Ergebnis wird, das jemand nutzen kann, haben mehrere Menschen Daten gesucht, verschickt, formatiert und geprüft.

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Solche Abläufe entstehen nicht, weil jemand sie bewusst kompliziert gestalten wollte. Unternehmen wachsen, Anforderungen verändern sich und Teams finden Lösungen für die Aufgaben, die gerade vor ihnen liegen. Über die Zeit entsteht daraus allerdings eine Komplexität, die viel Arbeit verursacht und oft nur noch von wenigen Menschen vollständig verstanden wird.

Genau hier lohnt sich ein Blick auf KI. Nicht mit der Frage: „Wo können wir jetzt überall KI einsetzen?“ Sondern mit der Frage: Wo verlieren wir heute Zeit, Kontext oder Handlungsspielraum?

Für HR ist das gleich doppelt relevant. Einerseits gibt es im eigenen Arbeitsalltag viele Prozesse, die sich verbessern lassen. Andererseits begleitet HR die Menschen im Unternehmen durch eine Veränderung, die ihre Aufgaben, ihre Zusammenarbeit und möglicherweise auch ihre Rollen betrifft.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen anhand konkreter Beispiele, wie Sie passende KI-Use-Cases finden, klein anfangen und überprüfen, ob daraus tatsächlich ein Mehrwert entsteht.

Warum KI-Use-Cases oft zwischen den Abteilungen entstehen

Wenn Unternehmen nach Einsatzmöglichkeiten für KI suchen, schauen sie häufig zunächst auf einzelne Aufgaben: Texte schreiben, Präsentationen erstellen oder Dokumente zusammenfassen.

Das kann hilfreich sein. Der größere Hebel liegt aber manchmal an einer anderen Stelle: zwischen den Aufgaben und zwischen den Teams.

Denn ein Prozess endet selten dort, wo eine Abteilung ihre Arbeit abgeschlossen hat.

Ein Beispiel: HR benötigt Informationen für eine Mitarbeiterbefragung. Die Daten liegen teilweise im HR-System, teilweise bei einer anderen Gesellschaft und teilweise in einer Tabelle, die eine Kollegin manuell pflegt. IT unterstützt beim Export. Eine weitere Person bringt die Daten in das benötigte Format. Anschließend prüft HR, ob Standorte und Teams richtig zugeordnet sind.

Jeder einzelne Schritt kann für sich genommen sinnvoll sein. Zusammengenommen entsteht trotzdem ein Ablauf mit vielen Abhängigkeiten.

Die entscheidende Frage lautet deshalb: Wie kommt die Arbeit von ihrem Auslöser bis zu einem nutzbaren Ergebnis? Erst wenn Sie diesen Weg kennen, können Sie beurteilen, an welcher Stelle eine Veränderung wirklich hilft.

Ein Praxisbeispiel: Wenn die Vorbereitung einer Befragung zur Datenreise wird

Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen möchte eine kurze Befragung zur Zusammenarbeit durchführen. Sie möchten alle Mitarbeitenden erreichen und später verstehen, ob es zwischen Standorten Unterschiede gibt.

Dafür brauchen Sie aktuelle und korrekt zugeordnete Mitarbeiterdaten.

Der bisherige Ablauf könnte so aussehen:

1. Export anfragen

   HR fragt einen Export aus dem zentralen HR-System an.

2. Daten nachliefern

   Ein weiterer Standort liefert seine Daten separat.

3. Bezeichnungen abgleichen

   Die Dateien verwenden unterschiedliche Bezeichnungen für Teams und Standorte.

4. Übertragen und formatieren

   Eine Kollegin überträgt und formatiert die Daten in Excel.

5. Rückfragen klären

   Auffälligkeiten werden mit HR und IT geklärt.

6. Befragung vorbereiten

   Erst danach werden die Daten für die Befragung vorbereitet.

Das Problem ist nicht einfach nur „zu viel Excel“. Excel kann für einen überschaubaren Schritt völlig ausreichend sein. Schwierig wird es, wenn wichtige Regeln nur in einer einzelnen Datei stecken, unklar ist, wer welche Daten pflegt, und bei jeder Befragung dieselben Fragen neu geklärt werden müssen.

Wie Sie aus so einem Ablauf einen Use Case machen, zeigen die folgenden drei Schritte.

Schritt 1: Den Ablauf sichtbar machen

Bevor Sie an ein neues Tool oder einen KI-Agenten denken, gehen Sie den Prozess einmal mit den beteiligten Personen durch.

Fragen Sie zum Beispiel:

• Welche Informationen werden tatsächlich für die Befragung gebraucht?
• Wo liegen diese Informationen heute?
• Wer erstellt und wer prüft die Exporte?
• Welche Formatierungen passieren jedes Mal?
• Wo entstehen Rückfragen oder Wartezeiten?
• Welche Fehler fallen erst spät auf?

Sprechen Sie nicht nur mit der Person, die am Ende die Tabelle bearbeitet. Beziehen Sie auch die Menschen ein, die Daten bereitstellen und mit dem Ergebnis weiterarbeiten.

Vielleicht zeigt sich dabei, dass die Formatierung gar nicht der größte Aufwand ist. Vielleicht kostet vor allem die Klärung unterschiedlicher Standortbezeichnungen Zeit. Oder niemand weiß genau, welcher Datenstand der aktuelle ist.

Schritt 2: Einen kleinen Ansatzpunkt auswählen

Sie müssen nicht sofort alle HR-Systeme verbinden oder den gesamten Prozess neu aufsetzen.

Ein erster Schritt könnte sein, eine gemeinsame Vorlage für die benötigten Datenfelder und ihre Bezeichnungen zu erstellen. Ein anderer wäre, festzulegen, wer die Zuordnungen zwischen Standorten und Organisationseinheiten überprüft.

KI könnte ergänzend helfen, mit künstlich erstellten Beispieldaten Unterschiede zwischen zwei Tabellenstrukturen sichtbar zu machen. Etwa so:

„Vergleiche die Spalten dieser beiden Beispieldateien. Welche Felder scheinen dieselbe Information zu enthalten? Zeige Unterschiede bei den Bezeichnungen auf und schlage eine gemeinsame Struktur vor. Kennzeichne Zuordnungen, bei denen du dir nicht sicher bist.“

Das Ergebnis wäre ein Vorschlag, keine verbindliche Zuordnung. Eine verantwortliche Person prüft, ob die Felder fachlich tatsächlich zusammenpassen.

Schritt 3: Prüfen, ob der neue Ablauf wirklich hilft

Nach einem ersten Test können Sie den bisherigen und den neuen Ablauf vergleichen:

• Wie lange dauert es vom Anfordern der Daten bis zu einer nutzbaren Datei?
• Wie viel aktive Arbeitszeit fällt an?
• Wie viele Rückfragen entstehen?
• Wie viele Zuordnungen müssen nachgebessert werden?
• Können mehrere Personen den Ablauf nachvollziehen?
• Fühlen sich die Beteiligten sicher mit dem Ergebnis?

Vielleicht spart der neue Ablauf Zeit. Vielleicht zeigt sich aber auch, dass die KI zwar schnell Vorschläge macht, die Prüfung jedoch länger dauert als erwartet.

Auch ein ernüchterndes Testergebnis ist wertvoll. Ein Pilot soll nicht beweisen, dass KI funktioniert. Er soll Ihnen helfen, eine bessere Entscheidung für Ihren Prozess zu treffen.

Vier weitere Beispiele für KI-Use-Cases in HR

Nicht jeder Use Case muss technisch aufwendig sein. Oft reicht ein klar abgegrenzter Schritt, um eine Idee sinnvoll zu testen.

1. Wiederkehrende Fragen von Mitarbeitenden

Die Situation: Im HR-Team kommen immer wieder ähnliche Fragen an. Zum Beispiel zu Elternzeit, Weiterbildung oder internen Abläufen. Antworten liegen in verschiedenen Dokumenten und müssen teilweise zusammengesucht werden.

Ein möglicher erster Schritt: Sammeln Sie die häufigsten Fragen und prüfen Sie, ob die dazugehörigen Informationen aktuell, verständlich und auffindbar sind.

Wo KI unterstützen könnte: Ein freigegebener Assistent könnte auf Basis ausgewählter interner Dokumente einen Antwortentwurf erstellen und die verwendeten Quellen anzeigen.

Was beim Menschen bleibt: HR prüft, ob die Antwort zum konkreten Fall passt. Gerade bei individuellen oder rechtlich sensiblen Fragen sollte ein Entwurf nicht ungeprüft weitergegeben werden.

Woran Sie den Nutzen erkennen: Finden Mitarbeitende und HR schneller verlässliche Informationen? Entstehen weniger Rückfragen? Sind die Antworten aktuell und nachvollziehbar?

2. Offene Antworten aus einer Mitarbeiterbefragung

Die Situation: Mitarbeitende haben viele offene Kommentare hinterlassen. Das HR-Team möchte verstehen, welche Themen häufiger genannt werden und wo genauer hingeschaut werden sollte.

Ein möglicher erster Schritt: Legen Sie vor der Auswertung fest, welche Frage Sie beantworten möchten. Geht es zum Beispiel darum, Hürden in der Zusammenarbeit zu erkennen oder konkrete Verbesserungsideen zu sammeln?

Wo KI unterstützen könnte: Eine geeignete, freigegebene Lösung kann Kommentare thematisch strukturieren und erste Zusammenfassungen erstellen. In Honestly passiert das direkt in der Befragungsplattform: Die KI-gestützte Textanalyse bündelt offene Antworten automatisch zu Themen und zeigt die Stimmung je Thema. Zusätzlich kann die Plattform personenbezogene Angaben wie Namen oder Telefonnummern in Kommentaren automatisch maskieren. Die Daten müssen dafür nicht in ein separates KI-Tool kopiert werden.

Was beim Menschen bleibt: HR und die verantwortlichen Führungskräfte prüfen die Themen im Kontext. Eine Zusammenfassung ersetzt keine sorgfältige Interpretation und keinen Dialog mit den Mitarbeitenden. Wie Sie aus den Ergebnissen Maßnahmen ableiten, beschreibt unser Leitfaden Mitarbeiterbefragung auswerten.

Woran Sie den Nutzen erkennen: Werden relevante Themen schneller sichtbar? Sind die Zusammenfassungen nachvollziehbar? Entstehen daraus konkrete Gespräche und nächste Schritte?

3. Onboarding über mehrere Teams hinweg

Die Situation: Neue Mitarbeitende warten auf Informationen, Zugänge oder Termine. HR, IT, Führungskraft und Team wissen jeweils nur einen Teil des aktuellen Stands.

Ein möglicher erster Schritt: Gehen Sie mit einer kürzlich gestarteten Person durch, was sie vor dem ersten Tag und in den ersten Wochen tatsächlich gebraucht hat. Markieren Sie die Übergaben zwischen HR, IT und Team.

Wo KI unterstützen könnte: Aus einer freigegebenen Checkliste könnte ein Assistent rollenbezogene Aufgabenübersichten oder Erinnerungsentwürfe erstellen.

Was beim Menschen bleibt: Die verantwortlichen Personen prüfen, ob die Aufgaben passen und erledigt wurden. Persönliche Begleitung und Gespräche lassen sich nicht durch eine Checkliste ersetzen.

Woran Sie den Nutzen erkennen: Sind wichtige Dinge rechtzeitig vorbereitet? Wissen neue Mitarbeitende, an wen sie sich wenden können? Wo entstehen weiterhin Wartezeiten?

4. Führungskräfte auf einen Ergebnisdialog vorbereiten

Die Situation: Eine Führungskraft erhält Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung und fragt sich, wie sie das Gespräch mit ihrem Team beginnen soll.

Ein möglicher erster Schritt: HR stellt einen einfachen Gesprächsleitfaden bereit: Was wurde gehört? Was sollte gemeinsam eingeordnet werden? Welche Themen kann das Team selbst beeinflussen? Anregungen dafür finden Sie in unserem Beitrag, wie Sie auf die Ergebnisse von Mitarbeiterumfragen reagieren.

Wo KI unterstützen könnte: Auf Basis freigegebener und ausreichend zusammengefasster Informationen könnte KI Vorschläge für offene Gesprächsfragen oder eine mögliche Agenda machen.

Was beim Menschen bleibt: Die Führungskraft entscheidet, welche Fragen zum Team passen, hört zu und vereinbart gemeinsam mit dem Team nächste Schritte.

Woran Sie den Nutzen erkennen: Fühlen sich Führungskräfte besser vorbereitet? Kommt ein offenes Gespräch zustande? Werden Verantwortlichkeiten und nächste Schritte vereinbart?

Wie Sie einen passenden ersten Use Case auswählen

Sie haben mehrere Ideen gesammelt? Dann bewerten Sie sie gemeinsam mit den Menschen, die den jeweiligen Ablauf kennen.

Diese vier Fragen helfen bei der Auswahl:

1. Wo entsteht der Mehrwert?

Wird ein Ergebnis schneller verfügbar? Werden Fehler leichter erkannt? Haben Mitarbeitende weniger Aufwand? Oder verbessert sich die Erfahrung für neue Kolleg:innen?

Beschreiben Sie möglichst konkret, für wen etwas besser werden soll.

2. Ist der Schritt praktisch umsetzbar?

Sind die benötigten Informationen vorhanden? Sind sie aktuell und dürfen sie für diesen Zweck verwendet werden? Gibt es eine Person, die den Test begleitet?

Eine gute Idee kann warten müssen, wenn die Voraussetzungen noch nicht passen.

3. Was passiert, wenn das Ergebnis falsch ist?

Ein fehlerhafter Entwurf für eine interne Checkliste lässt sich meist leichter korrigieren als eine falsche Aussage zu einem individuellen HR-Fall.

Je größer die möglichen Auswirkungen, desto wichtiger sind klare Grenzen, Prüfungen und Verantwortlichkeiten.

4. Können wir klein und sicher testen?

Wählen Sie einen überschaubaren Teil des Prozesses, einen begrenzten Zeitraum und passende Testfälle. Wenn möglich, starten Sie mit fiktiven oder freigegebenen Daten.

Mensch und KI: Wer macht eigentlich was?

Bei der Gestaltung eines neuen Ablaufs lohnt es sich, die Rollen ausdrücklich zu klären.

Diese Aufteilung muss nicht für jeden Prozess gleich aussehen. Entscheidend ist, dass vor dem Test klar ist, wer etwas prüft, wer entscheidet und was bei Unsicherheit passiert.

Was HR für die Transformation im ganzen Unternehmen tun kann

HR muss nicht für jeden Bereich den besten KI-Use-Case entwickeln. Die Menschen in den Teams kennen ihre Aufgaben und die täglichen Reibungen oft selbst am besten.

HR kann aber dabei helfen, die richtigen Menschen und Perspektiven zusammenzubringen. Zum Beispiel so:

1. Raum für Austausch schaffen. Wo erleben Teams unnötige Schleifen, Wartezeiten oder doppelte Arbeit?
2. Unterschiedliche Perspektiven einbeziehen. Was für ein Team eine Erleichterung ist, kann an anderer Stelle zusätzlichen Prüfaufwand erzeugen.
3. Befähigung mitdenken. Welche Kenntnisse, Regeln oder Ansprechpersonen brauchen Mitarbeitende, um neue Möglichkeiten sicher zu nutzen?
4. Sorgen ernst nehmen. Nicht jede Zurückhaltung ist ein Widerstand gegen Veränderung. Manchmal fehlen Informationen, Zeit oder Klarheit über die Auswirkungen.
5. Erfahrungen teilen. Was wurde ausprobiert? Was hat geholfen? Was hat nicht funktioniert?

Gerade dieser letzte Punkt ist wichtig. Ein KI-Prozess ist nicht einmal fertig und bleibt dann für die nächsten sechs Monate unverändert. Teams lernen dazu, Anforderungen ändern sich und neue Möglichkeiten entstehen.

Deshalb braucht es regelmäßige Gespräche darüber, was im Alltag funktioniert und wo nachjustiert werden sollte. Wie stark sich Mitarbeitende in solchen Veränderungen einbringen, hängt eng mit ihrem Mitarbeiterengagement zusammen.

Betriebsrat und Rechtsrahmen früh mitdenken

Wenn KI in Arbeitsabläufe einzieht, sind in Unternehmen mit Betriebsrat fast immer dessen Beteiligungsrechte berührt. Der Arbeitgeber muss den Betriebsrat nach § 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG rechtzeitig über die Planung von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen unterrichten, ausdrücklich auch beim Einsatz von Künstlicher Intelligenz. Tools, die Verhalten oder Leistung von Beschäftigten auswerten können, unterliegen zudem häufig der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Muss der Betriebsrat die Einführung oder Anwendung von KI beurteilen, gilt die Hinzuziehung einer sachverständigen Person nach § 80 Abs. 3 BetrVG als erforderlich.

Dazu kommt die europäische KI-Verordnung. Seit Februar 2025 verlangt sie in Art. 4 von Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, Maßnahmen, die die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten fördern. Das passt zum Punkt „Befähigung mitdenken“. KI-Systeme, die bei Einstellung, Beförderung, Kündigung, Aufgabenzuweisung oder der Bewertung von Leistung und Verhalten eingesetzt werden, gelten nach Anhang III der KI-Verordnung in der Regel als Hochrisiko-Systeme mit deutlich strengeren Pflichten. Die Use Cases in diesem Artikel unterstützen Abläufe und bewerten keine einzelnen Beschäftigten.

Eine Fokusbefragung als Einstieg in den Dialog

Eine kurze Befragung kann Ihnen helfen zu verstehen, wie Mitarbeitende die KI-Transformation erleben und welche Unterstützung sie sich wünschen. Mit eigenen Umfragen oder einer Pulsbefragung lässt sich ein solches Thema gezielt und ohne großen Vorlauf aufgreifen.

Bevor Sie Fragen formulieren, klären Sie den Zweck. Zum Beispiel:

„Wir möchten herausfinden, wo Mitarbeitende Unterstützung beim Umgang mit KI brauchen und welche alltäglichen Prozesse sie gern verbessern würden.“

Die folgenden Aussagen sind erste Formulierungsvorschläge, keine validierte Skala. Passen Sie sie an Ihre Situation an und testen Sie, ob sie für unterschiedliche Tätigkeiten verständlich sind.

Mögliche Antwortskala: Stimme überhaupt nicht zu, stimme eher nicht zu, teils/teils, stimme eher zu, stimme voll zu. Ergänzen Sie „Kann ich nicht beurteilen“ und eine Möglichkeit, keine Angabe zu machen.

1. Ich weiß, an wen ich mich mit Fragen zum Einsatz von KI wenden kann.
2. Mir ist klar, welche KI-Anwendungen ich für meine Arbeit nutzen darf.
3. Ich habe Zugang zu Unterstützung, wenn ich den Einsatz von KI erlernen möchte.
4. Ich kann Ideen zur Verbesserung unserer Arbeitsabläufe einbringen.
5. Ich habe ausreichend Gelegenheit, Fragen oder Bedenken zum Einsatz von KI anzusprechen.
6. Ich verstehe, warum KI in unserem Unternehmen eingesetzt werden soll.

Ergänzend könnten zwei freiwillige offene Fragen helfen:

• Bei welchen Aufgaben oder Abläufen wünschen Sie sich Unterstützung?
• Was sollten wir beim Einsatz von KI aus Ihrer Sicht besonders beachten?

Fragen Sie nicht nur diejenigen, die bereits täglich mit KI arbeiten. Auch Mitarbeitende ohne regelmäßigen Zugang zu digitalen Tools können wichtige Hinweise auf Probleme und Auswirkungen im Arbeitsalltag geben.

Klären Sie vorab Datenschutz, Auswertung und die Einbindung des Betriebsrats. Kommunizieren Sie transparent, wer welche Ergebnisse sieht, wie mit Freitexten umgegangen wird und welche Schutzmaßnahmen tatsächlich gelten. Gerade kleine Gruppen und persönliche Details in Kommentaren können Rückschlüsse ermöglichen. Zwei Schutzmechanismen helfen dabei: eine Anonymitätsschwelle, unterhalb derer keine Ergebnisse angezeigt werden (bei Honestly im Standard fünf Antworten, für Freitexte separat einstellbar), und die Maskierung personenbezogener Angaben in offenen Antworten.

Und planen Sie den nächsten Schritt gleich mit: Wann besprechen Sie die Ergebnisse? Wer entscheidet über Maßnahmen? Wie erfahren Mitarbeitende, was daraus geworden ist?

Eine Befragung liefert Hinweise. Der Mehrwert entsteht, wenn daraus ein Gespräch und anschließend eine nachvollziehbare Veränderung wird. Mehr zur Vorbereitung finden Sie in unserem Beitrag Mitarbeiterbefragung vorbereiten. Den Gesamtablauf beschreibt unser Leitfaden zur Mitarbeiterbefragung.

So starten Sie: eine kleine Checkliste für Ihr Team

Sie müssen nicht auf eine vollständige KI-Strategie für jeden Prozess warten, um die ersten Fragen zu stellen. Gleichzeitig sollte ein Test zu Ihren bestehenden Regeln und Verantwortlichkeiten passen.

Für den Einstieg können Sie diese Checkliste nutzen:

• Einen wiederkehrenden Ablauf auswählen.
• Mit den Menschen sprechen, die daran beteiligt sind.
• Den Weg vom Auslöser bis zum Ergebnis gemeinsam skizzieren.
• Eine konkrete Reibung oder Abhängigkeit benennen.
• Festhalten, für wen eine Verbesserung entstehen soll.
• Prüfen, ob KI hier überhaupt sinnvoll ist.
• Daten, Risiken und Zuständigkeiten vor dem Test klären, bei Bedarf mit dem Betriebsrat.
• Ein kleines Pilotprojekt mit passenden Testfällen vereinbaren.
• Zeit, Qualität und Aufwand für Prüfung und Nacharbeit vergleichen.
• Gemeinsam entscheiden: beibehalten, anpassen oder stoppen.
• Die Erfahrungen mit anderen Teams teilen.

Häufig gestellte Fragen

Fazit: Gute KI-Use-Cases beginnen mit guten Fragen

Die KI-Transformation in HR besteht nicht nur darin, neue Anwendungen einzuführen. Sie verändert, wie Informationen fließen, wie Teams zusammenarbeiten und wie Entscheidungen vorbereitet werden.

Das kann im Kleinen anfangen: bei einer Datei, die immer wieder formatiert wird. Bei einer Frage, die regelmäßig liegen bleibt. Oder bei einer Übergabe, an der wichtige Informationen verloren gehen.

Nicht jede dieser Situationen braucht KI. Aber jede kann ein Anlass sein, den Prozess besser zu verstehen und gemeinsam zu überlegen, was sich verändern lässt.

Der Anspruch muss dabei nicht sein, sofort den perfekten Ablauf zu schaffen. Fangen Sie mit einem konkreten Problem an, probieren Sie eine überschaubare Veränderung aus und sprechen Sie mit den Menschen, die damit arbeiten.

So entstehen Schritt für Schritt Prozesse, die nicht nur technisch möglich sind, sondern im Alltag tatsächlich helfen.

Welche Aufgabe oder Übergabe kostet Sie heute mehr Zeit, als sie eigentlich sollte?