Mitarbeiterbefragung für Blue-Collar-Teams ohne Firmen-E-Mail

Die Befragung ist vorbereitet. Der Fragebogen steht, das Management ist informiert, der Starttermin gesetzt. Jetzt müssen nur noch die Einladungen raus.

Für einen Teil der Belegschaft ist das einfach: E-Mail öffnen, Link anklicken, teilnehmen. Aber was ist mit der Mitarbeiterin in der Produktion, die keine dienstliche E-Mail-Adresse hat? Mit dem Fahrer, der selten am Standort ist? Oder mit der Reinigungskraft, die während ihrer Schicht keinen Computer nutzt?

Für sie wird aus einem vermeintlich einfachen Prozess eine Reihe praktischer Fragen:

• Woher weiß ich überhaupt, dass die Befragung stattfindet?
• Wo finde ich den Zugang?
• Soll ich mein privates Smartphone dafür benutzen?
• Darf ich während der Arbeitszeit teilnehmen?
• Warum soll ich meine Personalnummer eingeben, wenn die Befragung anonym ist?

Wenn diese Fragen unbeantwortet bleiben, hilft auch der beste Fragebogen wenig.

Wir begleiten Unternehmen mit ganz unterschiedlichen Belegschaften bei Mitarbeiterbefragungen. Dabei sehen wir immer wieder: Die Teilnahme beginnt nicht beim ersten Klick. Sie beginnt dort, wo Mitarbeitende von der Befragung erfahren und verstehen, wie sie teilnehmen können. Wie eine Befragung insgesamt aufgebaut ist, von der Zielsetzung bis zur Auswertung, beschreibt unser Leitfaden zur Mitarbeiterbefragung. Dieser Artikel konzentriert sich auf Blue-Collar-Mitarbeitende ohne Firmen-E-Mail.

1. Der Zugang: Welche Kennung ist schon da?

Für Mitarbeitende ohne dienstliche E-Mail-Adresse ist ein Zugang über eine Kennung oder einen persönlichen Code sinnvoll. Bei Honestly heißt das Code-Teilnahme: Mitarbeitende öffnen die Befragung im Browser, auf dem eigenen oder einem geteilten Gerät, und melden sich mit ihrer Kennung an. Ein Konto, ein Passwort oder eine App brauchen sie dafür nicht. Welche Wege es außerdem gibt, etwa ein offener Link oder ein QR-Code als Aushang, zeigt die Übersicht der Feedback-Kanäle.

Die Kennung erfüllt dabei drei Aufgaben:

• Zugang: Sie öffnet die Befragung für genau diese Person.
• Zuordnung: Die Antworten werden mit den richtigen Merkmalen versehen, etwa Standort, Abteilung oder Schicht. Nur so lassen sich die Ergebnisse später nach Gruppen auswerten.
• Einmalige Teilnahme: Jede Person kann nur einmal antworten.

In der Praxis stellt sich dann schnell die nächste Frage: Welche Kennung bekommen die Mitarbeitenden, und wie kommt sie zu ihnen?

Manche Unternehmen erstellen individuelle Codes und verschicken sie per Brief an die Privatadresse. Andere verteilen sie über die Hauspost, als Beilage zur Lohnabrechnung oder über Führungskräfte. Wieder andere nutzen Codes, die sich von Befragung zu Befragung ändern.

Das kann sinnvoll sein. Es bedeutet aber auch Aufwand: Codes müssen erstellt, richtig zugeordnet, verteilt und bei Rückfragen wiedergefunden werden.

Unsere Erfahrung aus der Kundenarbeit: Häufig ist eine Kennung praktischer, die Mitarbeitende bereits kennen oder leicht finden können. Das kann die Personalnummer auf der Gehaltsabrechnung sein oder eine Chipnummer, die ohnehin für den Gebäudezugang genutzt wird.

Die erste Frage lautet also nicht unbedingt: „Wie verteilen wir neue Codes?“ Sondern: „Welche geeignete Kennung ist schon da?“

Das sollten Sie vor der Entscheidung prüfen

• Ist die Kennung für alle Personen der Zielgruppe verfügbar und eindeutig?
• Wissen die Mitarbeitenden, wo sie sie finden?
• Lässt sie sich leicht erraten? Fortlaufende Personalnummern kennen oft auch Kolleginnen und Kollegen. Wer eine fremde Nummer eingibt, kann im Namen einer anderen Person antworten, und diese Person kann danach selbst nicht mehr teilnehmen.
• Ist sie für diesen Zweck geeignet und mit Datenschutz und Betriebsrat abgestimmt?
• Soll sie dauerhaft verwendet oder für jede Befragung geändert werden?
• Wer hilft, wenn jemand seine Kennung nicht findet?

2. Die Kommunikation: Ein Aushang ist noch kein Plan

In vielen Unternehmen wird über wichtige Themen per E-Mail, Intranet oder internem Newsletter informiert. Für Mitarbeitende ohne regelmäßigen Zugang zu diesen Kanälen bleibt eine Befragung dann leicht unsichtbar.

Ein Aushang ist deshalb ein guter Anfang. Er ist aber noch kein Kommunikationsplan.

Denn auch hier entscheidet der Alltag: Hängt der Hinweis dort, wo die Nachtschicht ihn sieht? Erreicht er Fahrerinnen und Fahrer, die selten am Standort sind? Und versteht jemand, der den Aushang nur kurz im Vorbeigehen liest, was konkret zu tun ist?

Bewährt haben sich vor allem die Kanäle, die im Arbeitsalltag ohnehin genutzt werden: Team- und Schichtbesprechungen, persönliche Hinweise durch Führungskräfte, Aushänge in Pausenräumen und, je nach Unternehmen, interne Post oder andere etablierte Wege.

Daraus haben wir gelernt: Planen Sie nicht nur, welche Nachricht Sie verschicken. Planen Sie, wie sie bei jeder Zielgruppe ankommt.

Ein einfacher Praxistest: Gehen Sie die Belegschaft Gruppe für Gruppe durch.

Die Tabelle ist ein Beispiel. Welche Wege funktionieren, hängt davon ab, wie das Unternehmen tatsächlich kommuniziert.

Denken Sie dabei auch an Sprachen. In vielen gewerblichen Belegschaften sprechen nicht alle gleich gut Deutsch. Dann sollte nicht nur der Fragebogen übersetzt sein, sondern auch der Aushang und die Anleitung zum Zugang. Honestly stellt Befragung und Oberfläche in mehr als 40 Sprachen bereit, sodass Mitarbeitende in ihrer Sprache antworten können.

Was Führungskräfte wissen sollten

Führungskräfte und Schichtleitungen sind oft der wichtigste Kontaktpunkt zu Mitarbeitenden. Trotzdem funktioniert „Die Führungskräfte erinnern schon daran“ nicht von allein. Auch sie haben volle Tage, wechselnde Teams und unterschiedliche Vorstellungen davon, was sie sagen sollen.

Geben Sie ihnen deshalb eine kurze, konkrete Botschaft an die Hand:

• Worum geht es bei der Befragung?
• Bis wann ist eine Teilnahme möglich?
• Wo finden Mitarbeitende den Zugang und ihre Kennung?
• Können sie während der Arbeitszeit teilnehmen?
• An wen können sie sich bei Fragen wenden?

3. Geräte und Zeit: „Nehmen Sie einfach am Smartphone teil“ ist nicht immer eine Lösung

Ein privates Smartphone wirkt wie der naheliegende Ausweg. Aber nicht alle Mitarbeitenden möchten ihr privates Gerät für eine berufliche Befragung nutzen. Andere haben keines dabei. Und an manchen Standorten dürfen private Mobiltelefone auf dem Betriebsgelände nicht verwendet werden.

Wo das Smartphone eine Option ist, sollte die Teilnahme möglichst wenig Mühe machen. Offene Fragen lassen sich bei Honestly auf Mobilgeräten auch per Spracheingabe beantworten, statt lange zu tippen. Das hilft gerade Mitarbeitenden, die im Alltag selten Texte schreiben. Die Engage App von Honestly eignet sich dagegen vor allem für Mitarbeitende mit eigenem Postfach, die viel unterwegs sind, denn sie wird über die registrierte E-Mail-Adresse aktiviert.

In einem Teil unserer Kundenprojekte wird die Gerätefrage pragmatisch gelöst: Das Unternehmen stellt Laptops oder Terminals vor Ort bereit. Mitarbeitende nutzen die Geräte nacheinander, jede Person mit ihrer eigenen Kennung.

Das klingt einfach. Es reicht aber nicht, irgendwo einen Laptop aufzustellen.

So wird aus einem Gerät ein nutzbarer Befragungsplatz

Denken Sie den Ablauf einmal aus Sicht einer teilnehmenden Person durch:

1. Findet sie den Laptop oder das Terminal ohne lange Suche?
2. Kann sie dort ungestört antworten, ohne dass andere auf den Bildschirm sehen?
3. Ist klar, wie sie die Befragung startet und welche Kennung sie braucht?
4. Ist genügend Zeit vorgesehen, auch während des Schichtbetriebs?
5. Ist klar, was nach dem Absenden zu tun ist, damit die nächste Person mit ihrer eigenen Kennung neu beginnt?
6. Gibt es bei technischen Problemen Hilfe, ohne dass jemand ihre Antworten mitliest?

Prüfen Sie auch, ob die Anzahl der Geräte zum Zeitfenster passt. Wenn viele Mitarbeitende in kurzer Zeit ein einziges Gerät nutzen sollen, entstehen schnell Wartezeiten.

Ein gemeinsam genutztes Gerät sendet auch eine Botschaft: Das Unternehmen ermöglicht die Teilnahme vor Ort.

Sagen Sie deshalb ausdrücklich, ob und wann die Teilnahme während der Arbeitszeit möglich ist. Was für Büro-Mitarbeitende selbstverständlich erscheint, ist es in anderen Arbeitsbereichen nicht unbedingt.

4. Das Vertrauen: „Wenn ich meine Personalnummer eingebe, wie kann das anonym sein?“

Ein Zugang per Kennung löst ein praktisches Problem. Gleichzeitig kann er ein Vertrauensproblem schaffen.

Wer eine Einladung per E-Mail erhält, klickt auf einen Link. Wer sich mit einer Personalnummer anmeldet, tippt aktiv eine Kennung ein, die mit der eigenen Person verbunden ist. Das fühlt sich anders an, auch wenn die Befragung anonym ausgewertet wird.

Diese Frage kommt in fast jedem Projekt. Gerade deshalb sollte sie nicht mit einem knappen „Die Befragung ist anonym“ abgetan werden. Mitarbeitende brauchen eine verständliche Erklärung, die zum konkret eingerichteten Verfahren passt:

• Wofür wird die Kennung benötigt? Für den Zugang, für die Zuordnung zu Gruppen wie Standort oder Abteilung und dafür, dass jede Person nur einmal teilnimmt.
• Wer sieht welche Ergebnisse? Ergebnisse erscheinen nur für Gruppen, aus denen genug Antworten vorliegen. Bei Honestly liegt diese Anonymitätsschwelle im Standard bei fünf Antworten, für offene Antworten gilt eine eigene Schwelle.
• Was passiert, wenn eine Gruppe zu klein ist? Dann erscheinen für diese Gruppe keine eigenen Ergebnisse.
• Was ist mit Freitexten? Namen, Telefonnummern oder Adressen in offenen Antworten erkennt Honestly automatisch und maskiert sie.

Auch Beispielsätze helfen, etwa: „Ihre Personalnummer brauchen wir, damit Sie Zugang erhalten, nur einmal teilnehmen und Ihre Antworten dem richtigen Standort zugeordnet werden. Ergebnisse sehen wir nur für Gruppen ab fünf Antworten.“

Stimmen Sie die genaue Formulierung mit Datenschutz, Betriebsrat und Ihrem Befragungsanbieter ab. Entscheidend ist, keine pauschalen Versprechen zu machen, die das tatsächliche Verfahren nicht erklären. Weisen Sie auch darauf hin, dass sehr konkrete Schilderungen im Freitext unter Umständen Rückschlüsse auf eine Person zulassen, selbst wenn Namen maskiert werden.

Vertrauen entsteht nicht dadurch, dass niemand nachfragt. Es entsteht dadurch, dass Fragen erlaubt sind und klar beantwortet werden.

5. Was ist eine gute Teilnahmequote?

Diese Frage hören wir häufig. Sie lässt sich aber nicht unabhängig vom Kontext beantworten. Als grobe Orientierung aus unserer Kundenpraxis:

• rund 50 %

  Teilnahmequote bei Code-Teilnahme: ein normaler Wert

  Honestly-Kundenpraxis

• rund 60 %

  Teilnahmequote bei Code-Teilnahme: ein sehr gutes Ergebnis

  Honestly-Kundenpraxis

Die Beteiligung liegt damit oft unter der von Büro-Mitarbeitenden mit eigener E-Mail-Adresse. Das sind Erfahrungswerte, keine allgemeingültigen Benchmarks oder Zielgarantien. Wie hoch die Teilnahme ausfällt, hängt unter anderem vom Land, der Unternehmenskultur, dem Vertrauen in die Befragung, der Kommunikation und den Möglichkeiten zur Teilnahme im Arbeitsalltag ab.

Eine niedrigere Quote sollte deshalb nicht vorschnell als mangelndes Interesse gedeutet werden. Sie kann ebenso Anlass sein, den Prozess zu prüfen:

• Haben alle Zielgruppen überhaupt von der Befragung erfahren?
• War der Zugang verständlich?
• Gab es ausreichend erreichbare Geräte?
• Konnten Mitarbeitende während ihrer Schicht teilnehmen?
• Gab es offene Fragen zur Anonymität?
• Wurden alle Schichten und Standorte gleichermaßen erreicht?

Die erste Befragung zeigt damit auch, wie gut der Befragungsprozess selbst funktioniert.

Ein Beispiel: So könnte ein Ablauf im Schichtbetrieb aussehen

Ein Unternehmen möchte Mitarbeitende in der Produktion befragen. Viele haben keine dienstliche E-Mail-Adresse, private Smartphones sollen in der Produktionshalle nicht genutzt werden. Ein möglicher Ablauf:

1. Vor dem Start

   Das Projektteam prüft, ob eine bereits bekannte Kennung für den Zugang geeignet ist, und stimmt sie mit dem Betriebsrat ab. Es legt fest, wo zwei gemeinsam genutzte Laptops stehen und wie Privatsphäre gewährleistet wird. HR und Schichtleitungen erhalten eine kurze Erklärung zum Ablauf und zu häufigen Fragen.

2. Zum Start

   Jede Schichtleitung informiert ihr Team bei der Übergabe. Zusätzlich hängen Hinweise an den Orten, die Mitarbeitende tatsächlich nutzen. Darauf stehen der Link oder QR-Code zur Befragung, wo die Kennung zu finden ist, bis wann die Befragung läuft und wer bei Fragen hilft.

3. Während der Befragung

   Die Schichtleitungen erinnern allgemein an die Teilnahme. Die Teams wissen, wann sie die bereitgestellten Geräte während der Arbeitszeit nutzen können, und am Gerät hängt eine kurze Anleitung, wie die nächste Person neu startet.

4. Nach Abschluss

   Das Projektteam bespricht die Teilnahmequote und sammelt Rückmeldungen zum Ablauf: Gab es Wartezeiten? Waren Anonymitätsfragen offen? Haben alle Schichten die Information rechtzeitig bekommen?

Das Beispiel ist bewusst einfach gehalten. In der Praxis muss der Ablauf zu den Standorten, Arbeitszeiten und Kommunikationswegen des jeweiligen Unternehmens passen. Wie das in einzelnen Branchen aussieht, zeigen unsere Seiten für Produktion und Industrie, Verkehr und Logistik sowie Gesundheit und Soziales.

Nach der Befragung: Was passiert mit dem Feedback?

Eine gut organisierte Befragung ermöglicht Teilnahme. Für das Vertrauen der Mitarbeitenden ist danach entscheidend, was mit ihrem Feedback geschieht. Nicht jede Rückmeldung muss sofort umgesetzt werden, aber Mitarbeitende sollten erfahren, was gehört wurde, was als Nächstes passiert und was sich gerade nicht ändern lässt.

Besonders hilfreich ist ein Gespräch dort, wo die Arbeit stattfindet: im Team, in der Schicht oder am Standort. So ordnen die Teams Ergebnisse gemeinsam ein, und die Ursachen werden dort besprochen, wo sie entstehen. Auch dabei gelten die Anonymitätsregeln der Befragung. Wie Sie Ergebnisse zurückspielen und daraus Maßnahmen ableiten, beschreibt unser Beitrag zu den Ergebnissen der Mitarbeiterbefragung.

Unsere Checkliste vor dem Start

Bevor die erste Einladung rausgeht, sollten Sie diese Fragen beantworten können:

• Welche Mitarbeitenden haben keinen regelmäßigen Zugang zu dienstlicher E-Mail oder einem eigenen Gerät?
• Welche Kennung ist für sie geeignet, und ist sie schwer zu erraten?
• Ist der Betriebsrat eingebunden und das Verfahren mit dem Datenschutz abgestimmt?
• Wie erfahren Mitarbeitende, wo sie ihre Kennung finden?
• Über welche Kanäle erreichen Sie jede Schicht und jeden Standort, und in welchen Sprachen?
• Wer informiert und erinnert die Teams?
• Welche Geräte stehen zur Verfügung, wenn private Smartphones nicht genutzt werden?
• Ist die Teilnahme während der Arbeitszeit möglich und klar kommuniziert?
• Können Mitarbeitende ungestört antworten, und ist klar, wie die nächste Person am selben Gerät startet?
• Sind Fragen zur Anonymität für das konkrete Verfahren verständlich beantwortet?
• Wer hilft bei technischen oder organisatorischen Problemen?
• Wie und wann informieren Sie über Ergebnisse und nächste Schritte?
• Was wollen Sie nach der Befragung über den Ablauf lernen?

Weitere Punkte für die allgemeine Planung finden Sie in unserem Beitrag Mitarbeiterbefragung vorbereiten.

Häufig gestellte Fragen

Fazit: Gute Beteiligung ist auch eine Frage guter Organisation

Für eine erfolgreiche Mitarbeiterbefragung müssen nicht alle Mitarbeitenden denselben Zugang nutzen. Sie brauchen aber alle eine faire und praktikable Möglichkeit zur Teilnahme.

Das bedeutet: eine Kennung, die sie finden können. Informationen über Kanäle, die sie tatsächlich erreichen, in einer Sprache, die sie verstehen. Ein Gerät und ein Zeitfenster, die zu ihrem Arbeitsalltag passen. Und eine Erklärung zur Anonymität, die ihre Fragen ernst nimmt.

Es gibt dafür keinen universellen Rollout-Plan. Die besten Lösungen entstehen, wenn Unternehmen ihre bestehenden Abläufe nutzen und die Befragung aus Sicht der Mitarbeitenden durchdenken.