Mitarbeiterzufriedenheit steigern, Kommunikation verbessern, fehlende Ressourcen erkennen - 3 in 1 mit Honestly

In kleinen Betrieben und Startups mit wenigen Mitarbeitenden lassen sich Befragungen zur Zufriedenheit vielleicht noch ohne Unterstützung eines spezialisierten Tools abbilden. Doch mit wachsender Unternehmensgröße gelangt diese Vorgehensweise schnell an ihre Grenzen. Lässt sich die eigentliche Befragung vielleicht noch organisieren, wird die Auswertung unweigerlich zum Albtraum.

Das wusste auch Frau Pierach-Walter, Director Human Resources bei PARI, aus eigener Erfahrung: „Vor einigen Jahren haben wir schon einmal eine Mitarbeiterbefragung durchgeführt, damals mit einer selbstgebauten Lösung. Sowohl das Bauen der Umfrage als auch die Auswertung waren eine Heidenarbeit, und ohne dass die spezifischen Bedürfnisse eines Mittelständlers, wie wir es sind, wirklich bedacht werden konnten. So wollte ich das auf keinen Fall ein zweites Mal angehen.“

Die Probleme waren vielfältig. Nicht nur verschlangen die Planung und Umsetzung viele Ressourcen, auch die Mehrsprachigkeit innerhalb der Belegschaft von PARI konnte nicht abgebildet werden. Das führte dazu, dass Mitarbeitende an Standorten im Ausland teilweise nicht teilnehmen konnten. Dieses Schicksal teilten auch viele Produktionsangestellte, die ohne eigene Emailadresse oder Zugang zu einem Laptop keine Möglichkeit hatten, ihre Sicht der Dinge beizusteuern. Außerdem führte der enorme Aufwand dazu, dass es bei dieser einmaligen Aktion blieb.

„Ab einer bestimmten Mitarbeiterzahl ist es sehr wichtig, eine Lösung wie Honestly zu haben.“ - Cornelia Pierach-Walter

Doch erst ein Wechsel in der Führungsetage gab den finalen Anstoß, auf die Suche zu gehen. „Ein neuer CEO bringt natürlich viele neue Ideen mit ins Unternehmen und stößt einige Umstrukturierungen an. Das führt zwangsläufig zu einem gewissen Grad an Unruhe. Wie sieht überhaupt die Mitarbeiterzufriedenheit aus? Wie kommen die Menschen mit den Veränderungen klar? Wir wussten es schlicht und einfach nicht.” Umso wichtiger war es, das Thema Zufriedenheitsbefragung erneut anzugehen.

Dabei hatte PARI einige Herausforderungen zu meistern. Die Umfrage sollte diesmal in mehreren Sprachen zur Verfügung stehen. Neben Deutsch und Englisch war auch Spanisch gewünscht. Zudem musste die Teilnahme auch ohne eigene Emailadresse funktionieren. „Uns war es wichtig, dass wir diesmal einen Ansprechpartner haben, der auf dieses Thema spezialisiert ist, falls etwas nicht funktioniert oder wir Hilfe brauchen”, so Frau Pierach-Walter. Außerdem sollte in Zukunft ein jährlicher Rhythmus etabliert werden, um ein langfristiges Bild der Zufriedenheit im Unternehmen zu erhalten.

Mit Honestly holte sich PARI einen starken Partner an die Seite. Ein schlagendes Argument für PARI waren die vielfältigen Möglichkeiten, die das Tool bietet.

„Wir wollten nicht nur aus einem Fundus an vorgefertigten Fragen schöpfen, sondern auch eigene Impulse geben können. Daher haben wir sowohl Fragen aus der Honestly-Zufriedenheitsbefragung in unsere Umfrage aufgenommen, als auch eigene, PARI-spezifische Fragen kreiert. So war es uns möglich, ganz konkret auf unsere individuelle Situation einzugehen.“ - Cornelia Pierach-Walter

Ein Vorteil: Da der Fragebogen in Kooperation mit der Universität Berlin entworfen wurde, sind Fragen beispielsweise aufeinander abgestimmt und werden in abgewandelter Form mehrmals gestellt, sodass Korrelationen deutlich werden.

Der Erfolg gab PARI recht. Knapp 80 % der Mitarbeitenden füllten den Fragebogen aus. Frau Pierach-Walter bewertete dieses Ergebnis durchweg positiv: „Ich bin sehr zufrieden, schließlich war das die erste Durchführung.“ Hinzu kam, dass es dem Unternehmen sehr wichtig war, die Mitarbeitenden nicht dazu zu drängen. „Hoher Druck führt nur dazu, dass Mitarbeitende zu viele Bias entwickeln, die das Ergebnis am Ende verzerren.“

Stattdessen handelte PARI ganz nach dem Motto: Wer etwas zu sagen hat, wird sowieso freiwillig teilnehmen. „Das ist uns auch im Sinne unserer Unternehmenskultur sehr wichtig. In manchen Konzernen habe ich schon gesehen, dass Boni oder ähnliches von solchen Zufriedenheitsumfragen abhingen. Auf die Weise erhält aber kein Unternehmen valide Antworten.“ Daher war PARI die absolute Anonymität, die Honestly garantiert, ebenfalls sehr wichtig.

Nicht nur von der Planung und Umsetzung war PARI begeistert. Auch die Auswertung der Fragebögen sprach für sich. Die Multiple-Choice-Fragen wurden durch die Belegschaft sehr gut angenommen, auch von der Möglichkeit, Freitextantworten zu geben, wurde reger Gebrauch gemacht.

„Das war durchaus etwas erschlagend, aber zugleich war es auch absolut positiv, dass so viele Mitarbeitende die Chance genutzt und sowohl dem Unternehmen als auch Honestly vertraut haben.“ Cornelia Pierach-Walter

Die Auswertung der Antworten ergab drei Bereiche, an deren Verbesserung PARI arbeiten möchte. Diese Missstände, die sich auch ganz konkret auf die Mitarbeiterzufriedenheit auswirken, konnten erst durch die Umfrage mit dem Tool von Honestly identifiziert werden.

1. Transparente und offene Kommunikation von Informationen der Geschäftsführung

Hier hat die Umfrage mit dem Tool von Honestly gezeigt, dass Handlungsbedarf besteht. „Das war uns so vorher nicht klar. Durch die Möglichkeit der Freitextantworten wurde aber schnell deutlich, dass Infos nur teilweise oder gar nicht verstanden werden. Unser CEO nutzt recht viele englische Begriffe und dabei werden einige Mitarbeitende, etwa aus der Produktion, abgehängt.“ Im Nachgang konnte dann erarbeitet werden, wie die Kommunikation zwischen Top-Management und Mitarbeitenden verbessert werden kann, sodass die Kommunikation besser funktioniert. „Unser CEO übt schon ganz fleißig, mehr deutsche Worte zu nutzen“, lacht Frau Pierach-Walter.

2. Workload einiger Abteilungen

Vielleicht die wichtigste Erkenntnis, die durch die Zufriedenheitsbefragung gewonnen werden konnte, betrifft die akute Arbeitsbelastung. Hier stellte sich heraus, dass einige Abteilungen zeitlich und personell am Anschlag arbeiten, wie Frau Pierach-Walter verdeutlicht: „Das war uns vorher einfach nicht bewusst.“

Erst in der Honestly-Auswertung wurde klar, dass es in einigen Teams keine Seltenheit ist, auch am Wochenende zu arbeiten oder sich teilweise Meeting an Meeting reiht, ohne jede Pause. „Wir haben dann in einem kleineren Personenkreis eine weitere Befragung mit dem Honestly-Tool durchgeführt und erste Maßnahmen abgeleitet, zum Beispiel die Aufstockung von Ressourcen, eine bessere Priorisierung von Aufgaben und ein besseres Management von neuen Projekten.“ Hierzu gab es bereits positives Mitarbeiterfeedback.

3. Unklare Kommunikation zur Förderung von Talenten

Der dritte Bereich, der sich in der Zufriedenheitsbefragung zeigte, deutete auf unklare Strukturen innerhalb des Unternehmens hin. „Einige Mitarbeitende bemängelten, dass es kein internes Programm zur Förderung von Talenten gibt. In Einzelgesprächen konnten wir diese Kritik aber schnell auflösen“, so Frau Pierach-Walter. „In einer sehr heterogenen Belegschaft macht ein solches Programm wenig Sinn. Unsere Führungskräfte benötigen beispielsweise ein hohes Maß an Fachwissen in ihrem spezifischen Bereich und können nicht so einfach in andere Abteilungen wechseln.“ Durch die bessere Kommunikation und ein tieferes Hintergrundwissen, wie Mitarbeiterförderung bei PARI funktioniert, konnte auch hier im Anschluss an die Honestly-Auswertung die Zufriedenheit der Mitarbeitenden gesteigert werden.

Nicht zuletzt haben die umfassenden Vorteile in der Auswertung dazu geführt, dass PARI auch in Zukunft den Honestly-Service für die verschiedenen Umfragen innerhalb des Unternehmens nutzen wird. Neben dem Datenschutz und der garantierten Anonymität gehörte auch die Möglichkeit dazu, die Daten nach Abteilungen und Teams auszuwerten. „Hier müssen wir bei PARI aber noch unsere Hausaufgaben machen. Unsere interne Zuordnung von Mitarbeitenden zu Teams war nicht ganz sauber und das schlägt sich jetzt natürlich in den Ergebnissen nieder“, gibt Frau Pierach-Walter zu. „Im ersten Quartal 2024 steht die nächste Befragung an, für die wir unsere eigene Vorbereitung anpassen werden.“ Dann steht einer noch detaillierteren Auswertung nichts im Wege.

Besonders gefallen hat PARI auch die automatische Auswertung der Daten, beispielsweise mittels Diagrammen, dargestellt in verschiedenen übersichtlichen Dashboards.

„Besonders geholfen haben uns die externen Benchmarks.“ Cornelia Pierach-Walter

Diese hat Honestly ebenfalls in Zusammenarbeit mit der Universität Berlin erstellen lassen. Dazu wurde die Zufriedenheitsumfrage an rund 15.000 Mitarbeitende verschiedener Branchen gegeben. Die ermittelten Zahlen dienen nun als Maßstab und ermöglichen den Vergleich innerhalb und außerhalb der eigenen Branche.

„So wussten wir nicht nur, wo wir intern stehen, sondern hatten auch einen Bezugspunkt zu anderen Konkurrenzunternehmen. Das hat uns extrem geholfen, die Ergebnisse der ersten Honestly-Umfrage einzuschätzen. Hätten wir ein anderes oder kein Tool genutzt, hätten wir erst nach einigen Jahren signifikante Vergleichsdaten gehabt - und das auch nur intern.“ Cornelia Pierach-Walter

Für die nächste Umfrage mit Honestly hat PARI sich bereits ein neues Ziel gesetzt. „Es besteht die Möglichkeit, bei der Auswertung der Freitextantworten eine KI zu nutzen“, so Frau Pierach-Walter. „Diesmal haben wir das noch händisch gemacht.“ Das soll sich in Zukunft ändern, denn die Honestly-KI kann eine automatische Clusterung und Kategorisierung nach Themenfeldern vornehmen und PARI einige zusätzliche Arbeit abnehmen.

Die Zusammenarbeit zwischen PARI und Honestly erwies sich als wegweisend für die Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und die Verbesserung der Kommunikation im Unternehmen. Durch den Einsatz von Honestly konnten individuelle Bedürfnisse wie Mehrsprachigkeit und barrierefreie Teilnahme erfolgreich berücksichtigt werden. Die hohe Beteiligung von 80 Prozent zeugt von der Akzeptanz und der freiwilligen Teilnahme der Mitarbeitenden, die sowohl ihrem Arbeitgeber als auch der Honestly-Lösung vertrauten.

Erst durch die erfolgreiche Mitarbeiterbefragung konnte PARI unter anderem Probleme in den Bereichen Kommunikation, Arbeitsbelastung und Talentförderung entdecken. Dabei machte es die detaillierte Honestly-Auswertung dem Unternehmen einfach, konkrete Maßnahmen abzuleiten und an den richtigen Stellen einzusetzen. So waren bereits nach kurzer Zeit erste Verbesserungen zu erkennen. Insgesamt ist die Partnerschaft mit Honestly ein Meilenstein auf dem Weg zu einem erfolgreichen und zufriedenen Arbeitsumfeld bei PARI.